Eine Whisky-Messe Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Whisky-Messe laufen mehrere Abläufe gleichzeitig: Destillerien brauchen Standflächen, Gäste benötigen Gläser und Wasser, und Masterclasses haben eigene Anmeldungen. Beginne mit Datum, Ort und rechtlichen Fragen, bevor du Aussteller und Tickets festlegst. Danach folgen Standplanung, Programm, Catering und Technik. In den letzten Tagen zählen vor allem Kühlung, Zahlungssysteme, Helferpläne und die Kontrolle des Whiskybestands.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Versicherung prüfen
4
Whisky-Lieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Teilnehmende Destillerien bestätigen
2 Personen
6
Standbetreiberdaten erfassen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Probiergläser bestellen
9
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
10
Ticketverkauf öffnen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Veranstaltung online veröffentlichen
13
Referenten für Masterclasses festlegen
14
Masterclass-Programm erstellen
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Catering reservieren
18
Kühlschränke reservieren
19
Zahlungssystem testen
2 Personen
20
Brief an Aussteller senden
21
Freiwillige einteilen
2 Personen
22
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Whiskyvorrat kontrollieren
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Probiergläser polieren
3 Personen
27
Armbänder und Tokens sortieren
2 Personen
28
Programme und Lagepläne drucken
29
Location öffnen
2 Personen
30
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Aussteller empfangen
2 Personen
33
Stand-Schilder aufstellen
2 Personen
34
Whisky-Tische einrichten
6 Personen
35
Probiergläser und Wasser bereitstellen
3 Personen
36
Spuckbehälter und Mülleimer aufstellen
2 Personen
37
Kasse und Kartenlesegerät einrichten
2 Personen
38
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
39
Masterclass-Raum einrichten
3 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Beschilderung anbringen
2 Personen
44
Ton für die Masterclass testen
2 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
46
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
47
Standaussteller briefen
2 Personen

Event

48
Türen öffnen
3 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Tickets und Armbänder kontrollieren
3 Personen
51
Probiergläser ausgeben
2 Personen
52
Whiskystände besetzen
8 Personen
53
Whisky ausschenken
8 Personen
54
Wasser und Softdrinks servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
60
Gläser spülen
2 Personen
61
Masterclass betreuen
2 Personen
62
Masterclass-Raum neu vorbereiten
2 Personen
63
Die zweite Masterclass betreuen
2 Personen
64
Toiletten zwischendurch reinigen
65
Letzte Runde ankündigen
66
Besucher verabschieden
3 Personen
67
Whiskybestand abschließen
2 Personen

Nachbereitung

68
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Kühlschränke leeren
2 Personen
71
Materialien sortieren
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
75
Pfand und Ausrüstung prüfen
2 Personen
76
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Restbestand einlagern
2 Personen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Lieferantenrechnungen sammeln
80
Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
TischröckeAnz. 18
BarhockerAnz. 20
Eingangsbereich
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

Glencairn-GläserAnz. 150
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 60

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Kasse
KartenlesegeräteAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

SpuckeimerAnz. 24
WasserkaraffenAnz. 20
EisbehälterAnz. 6
EislöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
KühlwannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 24
SpeisekartenAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 150
PläneAnz. 120
WegweiserAnz. 12
StoffbannerAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
TischnummernAnz. 24
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 24
SpülwannenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

ArmbänderAnz. 150
VerkostungsmünzenAnz. 1200
ServiertablettsAnz. 12
KaffeefilterAnz. 100
TeefilterAnz. 100
CocktailspießeAnz. 300
PapierserviettenAnz. 500
Einkäufe

Tipps

Klär Genehmigungen und Versicherung zuerst, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Ohne diese Prüfung solltest du weder Aussteller verbindlich zusagen noch den Ticketverkauf öffnen.
Bestätige die Destillerien, erfasse ihre Standdaten und zeichne die Standaufteilung, bevor Tische, Stehtische und Barhocker bestellt werden. So bleibt genug Platz für Besucherströme und Nachfüllwege.
Plane pro Besucher mindestens ein Glencairn-Glas ein und stelle zusätzlich Wasser sowie Spuckeimer an den Verkostungsbereichen bereit. Diese Dinge werden häufig zu spät bestellt, obwohl Lieferzeiten von 2 bis 4 Wochen möglich sind.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Eintrittspreise, Masterclass-Programm und Anmeldungsprozess feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe und gib die Zahl an das Catering weiter.
Teste Kasse und Kartenlesegeräte mindestens 3 Tage vorher und teile die Freiwilligen für Einlass, Ausstellerbetreuung und Erste Hilfe ein. Kühlschränke, Kühlboxen und Getränke sollten am Vortag bereitstehen; den Whiskybestand kontrollierst du am Morgen erneut.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Whisky-Messe organisieren?: Starte mindestens 3 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Versicherung, Destillerien und Veranstaltungsort kommen zuerst; Tickets und Öffentlichkeitsarbeit folgen, sobald Standaufteilung und Programm belastbar sind.
Wie viele Gläser braucht man für eine Whisky-Messe?: Plane mindestens ein Glencairn-Glas pro erwarteten Besucher und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 Gästen wären das 220 Gläser, damit Bruch und fehlende Rückgaben nicht sofort zum Engpass werden.
Wann muss das Masterclass-Programm feststehen?: Lege Referenten und Zeiten spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe fest. So kannst du Anmeldungen öffnen, Plätze begrenzen und Überschneidungen mit dem allgemeinen Verkostungsbetrieb vermeiden.
Was muss am Tag vor einer Whisky-Messe erledigt sein?: Am Vortag sollten Mobiliar, Kühlung, Beschallungsanlage, Mikrofone und Beschilderung stehen. Teste außerdem die Zahlungstechnik, stelle Getränke kalt und prüfe, ob Gläser, Wasser, Spuckeimer und Serviergeschirr vollständig vorhanden sind.

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