Cómo organizar una feria del whisky sin perder el control

Una feria del whisky necesita mucho más que reunir botellas y expositores. Primero debes cerrar la fecha, el lugar, los permisos y el seguro; después puedes confirmar destilerías, diseñar los puestos y abrir la venta de entradas. El programa de masterclasses, los vasos de degustación y el sistema de pagos suelen retrasarse si se dejan para el final. Trabaja hacia atrás desde la fecha del evento y reserva tiempo para probar equipos, recibir materiales y coordinar a los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a proveedores de whisky
2 personas
5
Confirmar las destilerías participantes
2 personas
6
Recopilar datos de los expositores
7
Hacer el plano de puestos
2 personas
8
Encargar vasos de degustación
9
Fijar precios de entrada
2 personas
10
Abrir la venta de entradas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar el evento en línea
13
Asignar a los ponentes para las masterclasses
14
Crear el programa de la masterclass
2 personas
15
Gestionar inscripciones
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Reservar el catering
18
Reservar refrigeradores
19
Probar el sistema de pago
2 personas
20
Enviar carta a los expositores
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Registrar contacto de primeros auxilios
23
Hacer la compra
3 personas
24
Comprobar el stock de whisky
2 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Pulear los vasos de degustación
3 personas
27
Clasificar las pulseras y los tokens
2 personas
28
Imprimir programas y mapas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Recibir a los expositores
2 personas
33
Colocar carteles de stand
2 personas
34
Montar las mesas de whisky
6 personas
35
Preparar vasos de prueba y agua
3 personas
36
Colocar escupideras y papeleras
2 personas
37
Preparar la caja y el datáfono
2 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Montar la sala de la masterclass
3 personas
40
Montar el bufé de catering
3 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Comprobar los baños
43
Colgar señalización
2 personas
44
Probar el sonido para la masterclass
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas
46
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
47
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

48
Abrir las puertas
3 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Comprobar las entradas y las pulseras
3 personas
51
Repartir vasos de cata
2 personas
52
Atender los puestos de whisky
8 personas
53
Servir whisky
8 personas
54
Servir agua y refrescos
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Recoger los vasos usados
2 personas
60
Lavar los vasos
2 personas
61
Coordinar la masterclass
2 personas
62
Volver a preparar la sala de masterclass
2 personas
63
Coordinar la segunda masterclass
2 personas
64
Limpiar los baños durante el evento
65
Anunciar la última ronda
66
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
67
Cerrar el stock de whisky
2 personas

Seguimiento

68
Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
69
Desmontar mesas y sillas
4 personas
70
Vaciar las neveras
2 personas
71
Clasificar los materiales
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
75
Comprobar la fianza y el equipo
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Guardar el stock restante
2 personas
78
Registrar objetos perdidos
79
Recoger facturas de proveedores
80
Enviar correo a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Faldones para mesascant. 18
Taburetes de barcant. 20
Mostrador de entrada
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Vasos Glencairncant. 150
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Pinzascant. 12
Cucharones de servircant. 12
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Caja registradora
Datáfonoscant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8

Cocina

Bacines para escupircant. 24
Jarras de aguacant. 20
Contenedores para hielocant. 6
Cucharillas para heladocant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Contenedores isotérmicoscant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Carteles de standcant. 24
Cartas del menúcant. 20
Folletos del programacant. 150
Planoscant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Banners de telacant. 6
Tarjetas de nombrecant. 40
Números de mesacant. 24
Pizarrascant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 24
Cubetas para lavarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Pulserascant. 150
Monedas de degustacióncant. 1200
Bandejas de serviciocant. 12
Filtros de cafécant. 100
Filtros de técant. 100
Pinchos de cóctelcant. 300
Servilletas de papelcant. 500
Compras

Consejos

Cierra proveedores y destilerías antes de publicar el programa. Pide los datos de cada expositor con varias semanas de margen para que el plano de puestos, la carta informativa y la comunicación del evento no dependan de información incompleta.
Diseña el recorrido antes de alquilar el mobiliario. Sitúa la entrada, las mesas de exposición, las mesas altas, el catering, los puntos de agua y las zonas de descanso para evitar cruces y colas en los momentos de mayor afluencia.
Calcula los vasos Glencairn, los vasos de agua y los recipientes para escupir según el aforo previsto, y añade un margen. También necesitarás jarras de agua y contenedores de hielo accesibles en varios puntos, no solo en la zona de servicio.
Programa las masterclasses con horarios, ponentes y aforo definidos antes de abrir las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y confirma el catering con tiempo suficiente para ajustar cantidades y menús.
Haz una prueba completa del cobro antes de la apertura: caja registradora, datáfonos, conexión, cables y regletas. El día anterior comprueba el stock, reserva las neveras y refrigeradores, asigna voluntarios por zona y deja visible el contacto de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del whisky?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar el lugar, permisos y seguro, confirmar destilerías, preparar las masterclasses, encargar los vasos y abrir la venta de entradas sin improvisaciones.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas para una feria del whisky?: Ábrela entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya tengas fecha, lugar, precios y una parte clara del programa. Así puedes medir el aforo y ajustar catering, vasos, hielo y personal antes del evento.
¿Cuántos vasos necesito para una feria del whisky?: Calcula al menos un vaso de degustación por asistente y reserva un 10-15 % adicional para roturas, pérdidas y reposición. Prevé además vasos de agua suficientes para que cada visitante tenga acceso durante toda la feria.
¿Qué se suele olvidar al organizar una feria del whisky?: Lo que más se retrasa es la comprobación del seguro, el sistema de pagos, el suministro eléctrico y la información de los expositores. Verifica todo entre 7 y 10 días antes y haz una prueba de cobro y sonido como mínimo un día antes.

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