Organiser un salon du whisky, étape par étape

Un salon du whisky se prépare d’abord comme un parcours de dégustation, puis comme un événement accueillant et fluide. Commencez par fixer la date, le lieu et les autorisations avant de confirmer les distilleries, les fournisseurs et les intervenants. Ensuite, construisez le programme, ouvrez la billetterie et dimensionnez les verres, tables, postes de paiement et espaces de dégustation. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, le froid, les bénévoles et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs de whisky
2 personnes
5
Confirmer les distilleries participantes
2 personnes
6
Collecter les coordonnées des exposants
7
Préparer le plan du stand
2 personnes
8
Commander des verres de dégustation
9
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier l’événement en ligne
13
Réserver les intervenants pour les masterclasses
14
Élaborer le programme de la masterclass
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Réserver le catering
18
Réserver les groupes froids
19
Tester le système de paiement
2 personnes
20
Envoyer la lettre aux exposants
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Consigner le contact de premiers secours
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier le stock de whisky
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Polir les verres de dégustation
3 personnes
27
Trier les bracelets et les jetons
2 personnes
28
Imprimer les programmes et les plans
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Accueillir les exposants
2 personnes
33
Installer les panneaux de stand
2 personnes
34
Installer les tables à whisky
6 personnes
35
Préparer les verres de dégustation et l’eau
3 personnes
36
Installer des crachoirs et des poubelles
2 personnes
37
Installer la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
38
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Aménager la salle de masterclass
3 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Installer la signalétique
2 personnes
44
Tester le son pour la masterclass
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
46
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
47
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Vérifier les billets et les bracelets
3 personnes
51
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
52
Tenir les stands de whisky
8 personnes
53
Servir le whisky
8 personnes
54
Servir de l’eau et des boissons sans alcool
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Collecter les verres usagés
2 personnes
60
Laver les verres
2 personnes
61
Animer la masterclass
2 personnes
62
Réinstaller la salle de masterclass
2 personnes
63
Animer la deuxième masterclass
2 personnes
64
Nettoyer les toilettes entre-temps
65
Annoncer le dernier tour
66
Reconduire les visiteurs
3 personnes
67
Fermer le stock de whisky
2 personnes

Suivi

68
Faire démonter les stands
6 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Vider les frigos
2 personnes
71
Trier les matériaux
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
75
Contrôler la caution et le matériel
2 personnes
76
Rendre le matériel loué
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Rassembler les factures des fournisseurs
80
Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Jupes de tableqté 18
Tabourets de barqté 20
Bureau d’accueil
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres Glencairnqté 150
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Pincesqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Caisse
Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8

Cuisine

Crachoirsqté 24
Carafes d'eauqté 20
Conteneurs à glaceqté 6
Cuillères à glaceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Bacs isothermesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux de standqté 24
Cartes de menuqté 20
Brochures du programmeqté 150
Plansqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Bannières en tissuqté 6
Badges nominatifsqté 40
Numéros de tableqté 24
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Braceletsqté 150
Jetons de dégustationqté 1200
Plateaux de serviceqté 12
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 100
Piques à cocktailqté 300
Serviettes en papierqté 500
Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les distilleries : vérifiez les autorisations, l’assurance et la capacité d’accueil en une seule phase. Gardez au moins 8 semaines pour confirmer les exposants et préparer leur implantation.
Organisez le salon par zones : accueil, stands, masterclasses, buffet et espaces de dégustation. Prévoyez un bureau d’accueil, des tables hautes, des chaises et suffisamment de verres Glencairn pour éviter les files au lavage.
Traitez les masterclasses comme des séances séparées : réservez les intervenants, fixez le programme et limitez chaque créneau à une capacité connue. Collectez les inscriptions et les besoins alimentaires dès la billetterie.
Testez la caisse et chaque terminal de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture. Préparez aussi des rallonges, multiprises et une solution de secours pour ne pas immobiliser l’accueil en cas de panne.
La veille, vérifiez le stock de whisky, mettez les boissons au frais et installez les crachoirs, carafes d’eau, glace et plateaux de service. Répartissez les bénévoles par poste et transmettez à chacun le contact des premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du whisky ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les distilleries, réserver les masterclasses, ouvrir la billetterie et commander les verres de dégustation.
Combien de verres faut-il prévoir par visiteur ?: Prévoyez au minimum un verre Glencairn par visiteur et ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Le nombre exact dépend du lavage disponible et du fait que les visiteurs conservent ou non leur verre pendant toute la session.
Quand ouvrir la billetterie d’un salon du whisky ?: Ouvrez-la 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le lieu, les tarifs et les premières masterclasses confirmés. Cela vous donne le temps de traiter les inscriptions et les demandes alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du whisky ?: Contrôlez le stock, les réfrigérateurs, les glacières, les terminaux de paiement et la sonorisation la veille. Faites également un briefing de 30 minutes avec les bénévoles et affichez le contact des premiers secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.