Zo organiseer je een westernwedstrijd

Begin met de locatie en de wedstrijdopzet, niet met de inschrijvingen. Leg eerst vast welke onderdelen je organiseert, welk reglement geldt en hoeveel deelnemers het terrein aankan. Regel daarna vergunning, verzekering, jury, medische en veterinaire achtervang en open pas dan de inschrijving. In de laatste weken draait alles om gecontroleerde gegevens, een sluitende startlijst en materiaal voor arena, paarden, omroep en administratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning controleren
3
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
4
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
5
Juryleden vastleggen
6
Speaker en omroeper vastleggen
7
Dierenarts bereikbaarheidsdienst regelen
8
Hoefsmid achter de hand regelen
9
Wedstrijdverzekering controleren
10
Inschrijfformulier opstellen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Wedstrijd online publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Paarden- en ruitergegevens controleren
2 personen
15
Startgelden registreren
2 personen
16
Startlijst opstellen
2 personen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Dieetwensen verzamelen
19
Catering bestellen
2 personen
20
Prijzen en linten bestellen
21
Juryformulieren afdrukken
2 personen
22
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
23
Deelnemersinformatie versturen
24
Route- en parkeerborden maken
2 personen
25
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
26
Prijzen en medailles controleren
2 personen
27
Voorspellingen en weersrisico controleren
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hooivoorraad klaarzetten
2 personen
31
Terrein en bodem inspecteren
3 personen
32
Wedstrijdarena slepen
3 personen
33
Parkeerterrein uitzetten
3 personen
34
Stallen en paddocks voorbereiden
4 personen
35
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
36
Partytenten opbouwen
5 personen
37
Jurytafel inrichten
2 personen
38
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Arena-obstakels plaatsen
4 personen
41
Licht en stroom controleren
2 personen
42
Toiletten controleren en vullen
2 personen
43
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
44
Routeborden en programmaborden plaatsen
2 personen
45
Startnummers en documenten klaarleggen
2 personen
46
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
47
Briefing voor vrijwilligers geven
4 personen

Event

48
Deelnemers en paarden ontvangen
4 personen
49
Paardenpapieren controleren
2 personen
50
Startnummers uitdelen
2 personen
51
Paarden naar stallen begeleiden
3 personen
52
Publiek ontvangen
3 personen
53
Openingsomroep verzorgen
54
Ruiters naar de paddock begeleiden
2 personen
55
Startlijsten omroepen
56
Wedstrijdonderdelen begeleiden
4 personen
57
Juryformulieren verzamelen
2 personen
58
Arena veilig houden
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
61
Afval en tafels bijhouden
2 personen
62
Paardenwater controleren
2 personen
63
Uitslagen verwerken
2 personen
64
Prijzen uitreiken
3 personen
65
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
66
Paarden veilig uitchecken
3 personen

Nazorg

67
Arena-obstakels afbreken
4 personen
68
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
69
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Partytenten afbreken
5 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Stallen en paddocks reinigen
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Arenahekkenaantal 24
Trailobstakelsaantal 8
Balkenaantal 12
Pionnenaantal 30
Startnummersaantal 40
Dressuurlettersaantal 8
Meetlintaantal 2
Hooiruivenaantal 12
Drinkbakken voor paardenaantal 20
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Stalmestvorkenaantal 4
Borstelsaantal 6
Sponsjesaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Printers
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Startlijstbordenaantal 3

Verlichting

Led-werklampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je een datum publiceert. Controleer tegelijk de wedstrijdvergunning en verzekering, want voorwaarden voor terrein, publiek en paarden kunnen je opzet beperken.
Bepaal de wedstrijdonderdelen en het reglement vóór je het inschrijfformulier maakt. Zo vraag je meteen de juiste paarden- en ruitergegevens uit en voorkom je dat je later startlijsten opnieuw moet indelen.
Leg juryleden, speaker, dierenarts en hoefsmid uiterlijk enkele weken vooraf vast. Plan daarnaast een bereikbaarheidsdienst voor de wedstrijddag; een telefoonnummer op papier is sneller bruikbaar dan zoeken in een groepsapp.
Maak de startlijst pas nadat aanmeldingen, startgelden en paard- en ruitergegevens zijn gecontroleerd. Wijs daarna startnummers toe en stuur deelnemersinformatie, route, parkeren en aanvangstijden in één bericht.
Controleer het wedstrijdmateriaal minimaal één week vooraf en test de omroep op het terrein. Denk niet alleen aan arenahekken, trailobstakels en balken, maar ook aan verlengkabels, stekkerdozen, portofoons, printers, drinkbakken en hooivorken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een westernwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, datum, wedstrijdonderdelen en vergunning. Open de inschrijving pas wanneer reglement, jury en verzekering zijn gecontroleerd. Plan de definitieve materiaalcontrole in de laatste 7 dagen.
Wanneer maak je de startlijst voor een westernwedstrijd?: Maak de startlijst nadat de inschrijving is gesloten en alle paarden- en ruitergegevens en startgelden zijn gecontroleerd. Doe dit idealiter 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers nog tijd hebben om fouten te melden.
Welke hulp regel je bij een westernwedstrijd?: Leg minimaal 1 juryteam, 1 speaker of omroeper, een dierenarts met bereikbaarheidsdienst en een hoefsmid achter de hand vast. Wijs daarnaast duidelijke mensen aan voor inschrijving, startlijst, omroep en terreincontrole.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een westernwedstrijd?: Reserveer minimaal een halve dag voor arenahekken, obstakels, balken, bewegwijzering, jurytafel, inschrijftafel en geluidsapparatuur. Test speakers en microfoons vóór de eerste deelnemer en houd portofoons en een opgeladen powerbank beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.