Cómo organizar un concurso western sin perder el control

Un concurso western se organiza en dos líneas paralelas: la competición y la atención a jinetes, caballos y público. Empieza por reservar el recinto, confirmar permisos y definir las pruebas y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después coordina jurado, speaker, veterinario, material, horarios y circulación por el recinto. El último tramo consiste en cerrar la lista de salida, preparar dorsales, señalización y documentación para que el día de la competición nadie tenga que improvisar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Comprobar el permiso de competición
3
Definir las pruebas de la competición
3 personas
4
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
5
Definir el jurado
6
Contratar al speaker y al presentador
7
Organizar la guardia veterinaria
8
Tener un herrador de reserva
9
Comprobar el seguro de la competición
10
Crear el formulario de inscripción
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar la competición en línea
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Comprobar los datos de caballos y jinetes
2 personas
15
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
16
Elaborar la lista de salida
2 personas
17
Asignar números de dorsal
2 personas
18
Recoger preferencias dietéticas
19
Pedir el catering
2 personas
20
Encargar premios y cintas
21
Imprimir los formularios del jurado
2 personas
22
Hacer el plano del recinto
2 personas
23
Enviar información a los participantes
24
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
25
Comprobar el material de competición
3 personas
26
Comprobar premios y medallas
2 personas
27
Comprobar las previsiones y el riesgo meteorológico
28
Hacer la compra
3 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar la reserva de heno
2 personas
31
Inspeccionar el terreno y el suelo
3 personas
32
Arrastrar la arena de competición
3 personas
33
Delimitar el aparcamiento
3 personas
34
Preparar los establos y los paddocks
4 personas
35
Montar mesas y sillas
4 personas
36
Montar las carpas
5 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas
38
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
40
Colocar los obstáculos de la arena
4 personas
41
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
42
Revisar y rellenar los baños
2 personas
43
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
44
Colocar los carteles de ruta y de programa
2 personas
45
Preparar los dorsales y documentos
2 personas
46
Montar el bufé de catering
3 personas
47
Dar briefing a los voluntarios
4 personas

Evento

48
Recibir a los participantes y los caballos
4 personas
49
Comprobar la documentación de los caballos
2 personas
50
Repartir dorsales
2 personas
51
Acompañar a los caballos a los establos
3 personas
52
Recibir al público
3 personas
53
Encargarse del anuncio de apertura
54
Guiar a los jinetes al paddock
2 personas
55
Anunciar las listas de salida
56
Coordinar los componentes de la competición
4 personas
57
Recoger los formularios del jurado
2 personas
58
Mantener la arena segura
2 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Servir aperitivos y comidas
3 personas
61
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
62
Comprobar el agua de los caballos
2 personas
63
Procesar los resultados
2 personas
64
Entregar premios
3 personas
65
Coordinar la despedida y la salida
4 personas
66
Dar de salida a los caballos de forma segura
3 personas

Seguimiento

67
Desmontar los obstáculos de la pista
4 personas
68
Apagar el sistema de sonido
2 personas
69
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Desmontar las carpas
5 personas
72
Limpiar el recinto
4 personas
73
Limpiar establos y paddocks
3 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Enviar resultados y fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8

Material deportivo

Vallas de la arenacant. 24
Obstáculos de trailcant. 8
Vigascant. 12
Conoscant. 30
Dorsalescant. 40
Letras de domacant. 8
Cinta métricacant. 2
Rastros de henocant. 12
Bebederos para caballoscant. 20
Carretillascant. 3
Horcascant. 4
Horcas para estiércolcant. 4
Cepilloscant. 6
Esponjascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Portátilescant. 2
Impresoras
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Banderas de la competicióncant. 20
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 10
Paneles de lista de salidacant. 3

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las pruebas y el reglamento antes de publicar la inscripción. Si cambias una condición después, tendrás que corregir invitaciones, formulario, lista de salida y comunicaciones a los participantes.
Reserva con antelación el veterinario de guardia y un herrador de sustitución. No dejes esta cobertura para la última semana: confirma también teléfonos y tiempos de respuesta antes de anunciar la fecha.
Calcula el horario a partir del número de binomios inscritos y deja bloques concretos para revisión, cambios y pausas. Envía a cada participante la lista de salida, su dorsal, el plano y las indicaciones de aparcamiento antes del día del concurso.
Haz una comprobación física del recinto al menos un día antes. Revisa vallas de la arena, obstáculos, vigas, conos, letras, bebederos, zonas de estiércol, megafonía, alargadores y walkie-talkies; el material que falta suele descubrirse demasiado tarde.
Prepara por separado la mesa de inscripción, la mesa del jurado y la documentación de puntuación. Imprime formularios de reserva y lleva portátil, impresora, baterías externas y copias en papel por si falla la conexión o la corriente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso western?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma recinto, permiso, seguro, pruebas y reglamento; reserva después jurado, veterinario, speaker y material antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un concurso western?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición. Así puedes comprobar los datos de caballos y jinetes, registrar las tasas, asignar dorsales y elaborar una lista de salida realista.
¿Qué personal hace falta para un concurso western?: Como mínimo necesitas un jurado definido, una persona para presentar y anunciar, personal de inscripción y una guardia veterinaria confirmada. Añade un herrador de reserva y una persona responsable de pista y comunicaciones por radio.
¿Cuánta comida y bebida hay que pedir para el concurso?: Pide el catering según el número confirmado de participantes, equipo y acompañantes, y cierra esa cifra al menos 5 días antes. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción para evitar cambios de última hora.

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