Westernwettbewerb organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Westernwettbewerb laufen Sport, Pferdehaltung und Veranstaltungstechnik gleichzeitig. Beginne deshalb mit Austragungsort, Genehmigungen und den Wettkampfbestandteilen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Startliste und Teilnehmerinformationen; Material, Helfer und Versorgung werden parallel konkret geplant. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Beschilderung, Stromzubehör, Wasserstellen oder ein klarer Bereitschaftsdienst für Tierarzt und Hufschmied.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfort reservieren
2
Wettkampfgenehmigung prüfen
3
Wettkampfbestandteile festlegen
3 Personen
4
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
5
Jurymitglieder erfassen
6
Sprecher und Ansager festlegen
7
Tierärztlichen Bereitschaftsdienst regeln
8
Hufschmied in Bereitschaft organisieren
9
Wettkampfversicherung prüfen
10
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Wettbewerb online veröffentlichen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Pferde- und Reiterdaten prüfen
2 Personen
15
Startgelder erfassen
2 Personen
16
Startliste erstellen
2 Personen
17
Startnummern zuweisen
2 Personen
18
Ernährungswünsche erfassen
19
Catering bestellen
2 Personen
20
Preise und Bänder bestellen
21
Juryeformulare drucken
2 Personen
22
Geländeplan erstellen
2 Personen
23
Teilnehmerinformationen versenden
24
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
25
Wettkampfmaterial prüfen
3 Personen
26
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
27
Prognosen und Wetterrisiko prüfen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Heuvorrat bereitstellen
2 Personen
31
Gelände und Boden inspizieren
3 Personen
32
Wettkampfarena schleppen
3 Personen
33
Parkplatz abstecken
3 Personen
34
Ställe und Paddocks vorbereiten
4 Personen
35
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
36
Partyzelte aufbauen
5 Personen
37
Jurytisch einrichten
2 Personen
38
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
39
Musikanlage anschließen
2 Personen
40
Arena-Hindernisse aufstellen
4 Personen
41
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
42
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
43
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
44
Wegweiser und Programmschilder aufstellen
2 Personen
45
Startnummern und Dokumente bereitlegen
2 Personen
46
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
47
Einweisung für Freiwillige geben
4 Personen

Event

48
Teilnehmer und Pferde empfangen
4 Personen
49
Pferdepapiere prüfen
2 Personen
50
Startnummern ausgeben
2 Personen
51
Pferde zu den Ställen begleiten
3 Personen
52
Publikum empfangen
3 Personen
53
Begrüßungsansage übernehmen
54
Reiter zum Paddock begleiten
2 Personen
55
Startlisten ansagen
56
Wettkampfteile betreuen
4 Personen
57
Juryformulare einsammeln
2 Personen
58
Arena sicher halten
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Snacks und Mahlzeiten servieren
3 Personen
61
Abfall und Tische im Blick behalten
2 Personen
62
Pferdewasser kontrollieren
2 Personen
63
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
64
Preise überreichen
3 Personen
65
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
66
Pferde sicher auschecken
3 Personen

Nachbereitung

67
Arena-Hindernisse abbauen
4 Personen
68
Anlage ausschalten
2 Personen
69
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Partyzelte abbauen
5 Personen
72
Gelände reinigen
4 Personen
73
Ställe und Paddocks reinigen
3 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Ergebnisse und Fotos versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
Jurytisch
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Arena-AbsperrungenAnz. 24
Trail-HindernisseAnz. 8
BalkenAnz. 12
KegelAnz. 30
StartnummernAnz. 40
DressurbuchstabenAnz. 8
MaßbandAnz. 2
HeuraufenAnz. 12
Tränken für PferdeAnz. 20
SchubkarrenAnz. 3
HeugabelnAnz. 4
StallmistgabelnAnz. 4
BürstenAnz. 6
SchwämmeAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Drucker
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

Spiel旗genAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
Startlisten-TafelnAnz. 3

Beleuchtung

LED-ArbeitsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Wettkampfbestandteile und Reglement zuerst fest. Gib den Teilnehmern mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindliche Informationen zu Klassen, Ablauf, Regeln und Anreise.
Prüfe jede Anmeldung anhand von Pferde- und Reiterdaten und erfasse das Startgeld direkt. Erstelle die Startliste erst, wenn Nachmeldungen, Startnummern und Ernährungswünsche vollständig geklärt sind.
Plane die Arena nicht nur sportlich, sondern auch für Jury, Sprecher und Publikum. Markiere Absperrungen, Trail-Hindernisse, Balken, Kegel und Dressurbuchstaben im Geländeplan und drucke einen Reserveplan aus.
Regle medizinische und praktische Bereitschaft vor der Veröffentlichung. Ein erreichbarer Tierarzt und ein Hufschmied müssen für den gesamten Wettbewerbstag eingeplant sein, nicht erst bei einem Zwischenfall.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Drucker und Funkgeräte spätestens am Vortag. Lege Verlängerungskabel, Powerbanks und Ersatzpapier gemeinsam an einem Technikpunkt bereit, damit die Ausgabe von Startnummern und Ansagen nicht stockt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Westernwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Wettkampfort, Genehmigungen, Reglement und Jurymitgliedern. Für Einladungen und Online-Veröffentlichung sollten anschließend mindestens 3 bis 4 Wochen bleiben.
Was muss vor der Erstellung der Startliste geklärt sein?: Pferde- und Reiterdaten, Startgelder, Klassen, Startnummern und mögliche Nachmeldungen müssen geprüft sein. Plane dafür mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Wettbewerb einen festen Datencheck ein.
Welche Versorgung brauchen Pferde bei einem Westernwettbewerb?: Plane gut erreichbare Tränken und Heuraufen sowie Helfer für Nachfüllen, Reinigung und Stallbereich ein. Kontrolliere diese Versorgung spätestens 2 Stunden vor dem ersten Start und halte Schubkarren, Heugabeln und Bürsten bereit.
Wann sollte man die Technik für den Wettbewerb testen?: Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Drucker und Funkgeräte am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest mindestens 60 Minuten vor der ersten Prüfung.

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