Organiser un concours western : l’ordre des étapes

Un concours western se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et fixer les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions. Le règlement, le jury, les secours vétérinaires et le matériel doivent être arrêtés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette méthode vous aide aussi à coordonner les cavaliers, les chevaux, le public et l’équipe le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Vérifier l’autorisation de course
3
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
4
Définir le règlement du concours
2 personnes
5
Définir les membres du jury
6
Réserver l’animateur et le speaker
7
Organiser la garde de vétérinaire
8
Prévoir un maréchal-ferrant de secours
9
Vérifier l’assurance de la compétition
10
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la compétition en ligne
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Vérifier les données des chevaux et des cavaliers
2 personnes
15
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
16
Établir la liste de départ
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Commander le catering
2 personnes
20
Commander les prix et les rubans
21
Imprimer les feuilles de jury
2 personnes
22
Créer le plan du site
2 personnes
23
Envoyer les informations aux participants
24
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
25
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
26
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
27
Vérifier les prévisions et les risques météo
28
Faire les courses
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer le stock de foin
2 personnes
31
Inspecter le terrain et le sol
3 personnes
32
Tirer l’arène de compétition
3 personnes
33
Baliser le parking
3 personnes
34
Préparer les boxes et paddocks
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Monter les tentes de réception
5 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes
38
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Installer les obstacles de l’arène
4 personnes
41
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
42
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
43
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
44
Installer les panneaux de parcours et d’information
2 personnes
45
Préparer les dossards et les documents
2 personnes
46
Monter le buffet traiteur
3 personnes
47
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

48
Accueillir les participants et les chevaux
4 personnes
49
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
50
Distribuer les dossards
2 personnes
51
Accompagner les chevaux aux écuries
3 personnes
52
Accueillir le public
3 personnes
53
Assurer l'annonce d'ouverture
54
Accompagner les cavaliers vers le paddock
2 personnes
55
Annoncer les listes de départ
56
Accompagner les épreuves
4 personnes
57
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
58
Assurer la sécurité de l’arène
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Servir les collations et les repas
3 personnes
61
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
62
Vérifier l’eau des chevaux
2 personnes
63
Traiter les résultats
2 personnes
64
Remettre les prix
3 personnes
65
Accompagner les départs
4 personnes
66
Faire sortir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

67
Démonter les obstacles de l’arène
4 personnes
68
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
69
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Démonter les tentes de fête
5 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Nettoyer les écuries et les paddocks
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières d’arèneqté 24
Obstacles de trailqté 8
Poutresqté 12
Cônesqté 30
Numéros de départqté 40
Lettres de dressageqté 8
Mètre rubanqté 2
Râteliers à foinqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 20
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Fourches à fumierqté 4
Brossesqté 6
Épongesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux de liste de départqté 3

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site et vérifiez l’autorisation de course avant de publier la date. Contrôlez aussi l’assurance de la compétition : une inscription ouverte sans ces validations peut vous obliger à tout reporter.
Définissez les épreuves, le règlement et le jury avant de créer le formulaire d’inscription. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recevoir les dossiers, vérifier les données des chevaux et des cavaliers, puis établir la liste de départ.
Confirmez la garde vétérinaire et un maréchal-ferrant de secours plusieurs jours avant l’épreuve. Leurs coordonnées doivent être connues du responsable de piste, de l’animateur et de l’équipe d’accueil.
Envoyez aux participants un plan du site avec le stationnement, les horaires, les numéros de départ et les besoins des chevaux au plus tard 7 jours avant le concours. Les oublis de dernière minute concernent souvent l’accès des vans, le foin et les points d’eau.
Testez la sonorisation, les talkies-walkies, les rallonges et l’imprimante avant l’arrivée des premiers cavaliers. Préparez aussi les feuilles du jury, les rubans et les numéros de départ dans des pochettes séparées pour éviter une recherche pendant les épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours western ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, valider les autorisations, organiser le jury et les secours, ouvrir les inscriptions, commander les récompenses et confirmer le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours western ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’événement afin de vérifier les informations, enregistrer les droits d’inscription et préparer la liste de départ.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le dossier pratique 7 jours avant le concours, puis un rappel 48 heures avant. Indiquez les horaires, le plan, le stationnement, les numéros de départ, les règles applicables et les points d’eau pour les chevaux.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un concours western ?: Confirmez la couverture d’assurance, la garde vétérinaire et un maréchal-ferrant de secours au moins 2 semaines avant. Le jour même, gardez leurs numéros avec le responsable de piste et vérifiez les barrières, les obstacles et les accès avant le début des épreuves.

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