Zo organiseer je een wervingsbijeenkomst

Begin niet met de uitnodiging, maar met het wervingsdoel en de doelgroep. Leg daarna datum, ruimte, programma en sprekers vast, zodat je weet welke vacatures en informatie je moet verzamelen. Plan vervolgens de aanmeldingen, catering en techniek in één overzicht. In de laatste week draait alles om bevestigingen, presentaties, naamkaartjes en een ontvangstbalie die klaarstaat voordat de eerste kandidaat binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Ruimte reserveren
3
Wervingsdoelgroep bepalen
2 personen
4
Programma opstellen
2 personen
5
Sprekers vastleggen
2 personen
6
Vacatureteksten verzamelen
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Dieetwensen uitvragen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Socialmediabericht plaatsen
11
Vacatures online publiceren
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Aanmeldingen bevestigen
14
Herinnering versturen
15
Presentaties verzamelen
16
Techniek testen
2 personen
17
Cateringbestelling controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Vacaturemappen samenstellen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
27
Vacaturetafels inrichten
3 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

30
Registratietafel bemannen
2 personen
31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
33
Introductie verzorgen
34
Presentaties begeleiden
2 personen
35
Vragenronde begeleiden
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffie en thee bijvullen
2 personen
39
Vacaturegesprekken voeren
6 personen
40
Bezoekers naar gesprekken verwijzen
2 personen
41
Aanmeldingen voor vacatures noteren
2 personen
42
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Techniek uitschakelen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Materialen inpakken
2 personen
50
Koelboxen legen
2 personen
51
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Aanmeldingen opvolgen
2 personen
54
Sollicitatieafspraken bevestigen
2 personen
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplankenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Postersaantal 12
Flip-overvellenaantal 30
Stiftenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst hoeveel mensen je wilt bereiken en voor welke functies. Verzamel de vacatureteksten voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat kandidaten meteen weten waarvoor ze zich aanmelden.
Werk met vaste deadlines: publiceer vacatures en uitnodigingen bijvoorbeeld drie weken vooraf, verwerk aanmeldingen dagelijks en stuur uiterlijk twee dagen voor de bijeenkomst een herinnering.
Maak het programma concreet met tijden voor ontvangst, presentaties en gesprekken. Leg sprekers en presentaties uiterlijk één week van tevoren vast en test beamer, laptop, microfoon en luidsprekers daarna samen.
Vraag dieetwensen op in het aanmeldformulier en controleer de cateringbestelling minimaal drie werkdagen vooraf. Zet dranken pas op de dag zelf koud, maar regel koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen eerder.
Richt de ruimte in op de bezoekersstroom: ontvangstbalie bij de ingang, naamkaartjes direct beschikbaar en pijlborden naar de presentatie- en gesprekstafels. Leg vacaturemappen en materialen per tafel klaar voordat de techniek wordt getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een wervingsbijeenkomst?: Start minimaal vier weken vooraf met doelgroep, ruimte, programma en sprekers. Verstuur uitnodigingen en publiceer vacatures ongeveer drie weken vooraf; stuur twee dagen voor de bijeenkomst een herinnering.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een wervingsbijeenkomst?: Reken op vier tot zes weken voorbereiding bij een bijeenkomst met meerdere vacatures en sprekers. Reserveer in de laatste week dagelijks tijd voor aanmeldingen, presentaties, catering en materialen.
Wanneer moet je de techniek van een wervingsbijeenkomst testen?: Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en luidsprekers uiterlijk één week vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een wervingsbijeenkomst?: Bestel per aangemelde bezoeker minimaal één koffie- of theemoment en houd rekening met dieetwensen die je vooraf hebt uitgevraagd. Controleer de aantallen drie werkdagen vooraf en pas ze aan op de bevestigde aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.