Cómo organizar un evento de captación sin perder el control
Un evento de captación funciona mejor cuando primero defines a quién quieres atraer y qué debe ocurrir después del encuentro. Empieza por la fecha, el espacio y un programa breve; luego confirma a los ponentes y prepara la inscripción. La comunicación, las vacantes y el catering necesitan plazos separados. En los últimos días, céntrate en asistentes confirmados, presentaciones, técnica, materiales y una recepción que pueda atender llegadas sin retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y hora
- 2
Reservar el espacio
- 3
Definir el público objetivo de captación
2 personas
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Confirmar ponentes
2 personas
- 6
Recopilar textos de vacantes
2 personas
- 7
Crear formulario de inscripción
- 8
Consultar necesidades dietéticas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar en redes sociales
- 11
Publicar las vacantes en línea
2 personas
- 12
Gestionar inscripciones
- 13
Confirmar inscripciones
- 14
Enviar recordatorio
- 15
Recopilar las presentaciones
- 16
Probar la técnica
2 personas
- 17
Revisar el pedido de catering
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Reunir los materiales
2 personas
- 20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 21
Preparar carpetas de vacantes
3 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 26
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 27
Montar las mesas de vacantes
3 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
- 30
Atender la mesa de registro
2 personas
- 31
Recibir a los visitantes
3 personas
- 32
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Hacer la presentación
- 34
Coordinar presentaciones
2 personas
- 35
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 36
Servir aperitivos
3 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Reponer café y té
2 personas
- 39
Realizar entrevistas de empleo
6 personas
- 40
Derivar a los visitantes a las entrevistas
2 personas
- 41
Anotar las inscripciones para vacantes
2 personas
- 42
Responder las últimas preguntas
2 personas
- 43
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 44
Recoger la basura
3 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 47
Apagar la técnica
2 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Empaquetar materiales
2 personas
- 50
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 51
Guardar los restos refrigerados
2 personas
- 52
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 53
Dar seguimiento a las inscripciones
2 personas
- 54
Confirmar las entrevistas de trabajo
2 personas
- 55
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tablas para servircant. 8
- Cuencoscant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Clic de presentación
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones de servircant. 8
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Mantelescant. 8
- Carteles direccionalescant. 10
- Cartelescant. 12
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladorescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el público objetivo antes de redactar la invitación: decide qué perfiles buscas y qué acción quieres que realicen después del evento. Así el formulario, las vacantes y los mensajes mantienen el mismo enfoque.
- Cierra el programa y confirma a los ponentes con antelación suficiente para recopilar sus presentaciones y probar cada archivo. Reserva al menos una prueba técnica completa antes de abrir las puertas.
- No dependas de una sola publicación para llenar el evento. Envía invitaciones, publica en redes y coloca las vacantes en línea; después revisa las inscripciones y confirma quién asistirá.
- Pregunta por necesidades dietéticas dentro del formulario y revisa el pedido de catering con los datos actualizados. Haz la compra y enfría las bebidas antes del montaje, no durante la recepción.
- Prepara la llegada como un flujo separado: coloca el mostrador de registro, las tarjetas de nombre, los carteles direccionales y las carpetas de vacantes. Comprueba también que proyector, pantalla, portátil, micrófono, altavoces, cables y regletas estén conectados y probados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de captación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas atraer asistentes, confirmar ponentes y publicar vacantes. Reserva el espacio al principio y deja la última semana para confirmaciones, presentaciones, catering y técnica.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio del evento?
- Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes y confirma de nuevo la asistencia 24 horas antes si esperas cambios. Incluye la hora, el lugar, el programa y cualquier indicación de llegada.
- ¿Qué debe incluir el formulario de inscripción?
- Pide nombre, datos de contacto, perfil profesional y la vacante o área de interés. Añade la consulta sobre necesidades dietéticas y cierra el formulario al menos 2 días antes para actualizar catering y materiales.
- ¿Cuándo se hace la prueba técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Abre las presentaciones en el portátil y verifica proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!