Ein Bewerbungstreffen Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Bewerbungstreffen müssen Recruiting, Programm und Ablauf zusammenpassen. Beginne mit Zielgruppe, Termin und Raum, bevor du Einladungen und Stellenanzeigen veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Präsentationen, Catering und die technische Vorbereitung. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Bewerbungsunterlagen und einen klaren Empfang ein. So kommen Interessierte ohne Wartezeiten an und die Referenten können sich auf ihre Gespräche konzentrieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 2
Raum reservieren
- 3
Zielgruppe für die Rekrutierung festlegen
2 Personen
- 4
Programm erstellen
2 Personen
- 5
Referenten festlegen
2 Personen
- 6
Stellenausschreibungstexte sammeln
2 Personen
- 7
Anmeldeformular erstellen
- 8
Ernährungswünsche abfragen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Social-Media-Beitrag posten
- 11
Stellenanzeigen online veröffentlichen
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Anmeldungen bestätigen
- 14
Erinnerung senden
- 15
Präsentationen sammeln
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Cateringbestellung prüfen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Bewerbungsordner zusammenstellen
3 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 26
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 27
Stellenangebote-Tische einrichten
3 Personen
- 28
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 29
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 30
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 31
Besucher empfangen
3 Personen
- 32
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 33
Begrüßung übernehmen
- 34
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 35
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 39
Bewerbungsgespräche führen
6 Personen
- 40
Besucher an Gespräche verweisen
2 Personen
- 41
Anmeldungen für Stellenangebote notieren
2 Personen
- 42
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 43
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Abfall sammeln
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 47
Technik ausschalten
2 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Materialien einpacken
2 Personen
- 50
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 51
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 53
Anmeldungen nachverfolgen
2 Personen
- 54
Bewerbungstermine bestätigen
2 Personen
- 55
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierbretterAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Präsentationsklicker
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- PosterAnz. 12
- FlipchartblätterAnz. 30
- StifteAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Zielgruppe, Termin und Programm fest. Verschicke Einladungen erst, wenn Referenten, Dauer und Anmeldeweg geklärt sind, damit du später keine widersprüchlichen Informationen korrigieren musst.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher, bestätige die Teilnahme und frage dabei auch Ernährungswünsche ab.
- Sammle Präsentationen mindestens 48 Stunden vor Beginn und teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher anschließend mit genau den Dateien, die verwendet werden.
- Richte den Empfang vor dem Einlass ein: Registrierungstheke, Namensschilder, Wegweiser und Bewerbungsordner gehören an einen festen Platz. Rechne pro angemeldeter Person mit etwa 2 Minuten für die Registrierung.
- Plane Getränke und Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Stelle kalte Getränke vor Beginn bereit und halte für Kaffee, Tee sowie Wasserkocher und Thermoskannen eine eigene Ausgabezone frei.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Bewerbungstreffen planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. In den ersten 7 Tagen solltest du Raum, Zielgruppe, Programm und Referenten festlegen; danach bleiben etwa 3 Wochen für Einladungen und Anmeldungen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Bewerbungstreffen verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher. Sende 3 bis 5 Tage vor dem Treffen eine Erinnerung mit Uhrzeit, Raum, Anreisehinweisen und der Bitte, Änderungen bei der Anmeldung mitzuteilen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Bewerbungstreffen?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Technik, Namensschilder und Getränke ein. Bei mehreren Präsentationen oder zusätzlicher Beschallung sind 2 Stunden realistischer.
- Wie viele Bewerbungsordner sollte man vorbereiten?
- Bereite für jede bestätigte Anmeldung einen Bewerbungsordner vor und lege 5 bis 10 Prozent Reserve dazu. Bei 40 Anmeldungen sind das beispielsweise 42 bis 44 Ordner.
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