Organiser une réunion de recrutement sans rien oublier

Une réunion de recrutement se prépare dans un ordre précis : d’abord le public visé et le programme, puis la salle, les intervenants et les candidatures. Prévoyez ensuite les invitations, les offres en ligne et le suivi des inscrits. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours : présentations non testées, besoins alimentaires non recueillis ou badges préparés trop tard. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’accueil des candidats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Réserver la salle
3
Définir le public cible du recrutement
2 personnes
4
Élaborer le programme
2 personnes
5
Confirmer les intervenants
2 personnes
6
Rassembler les textes d’offre d’emploi
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier un message sur les réseaux sociaux
11
Publier les offres d’emploi en ligne
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Confirmer les inscriptions
14
Envoyer un rappel
15
Rassembler les présentations
16
Tester la technique
2 personnes
17
Vérifier la commande traiteur
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Composer les dossiers de candidature
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
27
Aménager les tables des offres d'emploi
3 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

30
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
32
Distribuer les badges
2 personnes
33
Assurer l'accueil
34
Animer les présentations
2 personnes
35
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
39
Mener les entretiens d’embauche
6 personnes
40
Orienter les visiteurs vers les conférences
2 personnes
41
Noter les candidatures aux postes vacants
2 personnes
42
Répondre aux dernières questions
2 personnes
43
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Éteindre la technique
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Emballer le matériel
2 personnes
50
Vider les glacières
2 personnes
51
Stocker les restes au frais
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Assurer le suivi des inscriptions
2 personnes
54
Confirmer les rendez-vous de candidature
2 personnes
55
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Affichesqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant la réunion par la date, la salle, le public cible et le programme. Gardez au moins une semaine pour confirmer les intervenants et ajuster le déroulé.
Envoyez les invitations environ 3 semaines avant, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de pouvoir adapter la commande traiteur.
Traitez les inscriptions chaque semaine et confirmez-les au plus tard 7 jours avant l’événement. Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive, plutôt que de les remplir à l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le cliqueur, le microphone et les haut-parleurs 1 à 2 jours avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une présentation fonctionnelle ne garantit pas une installation électrique pratique.
Le jour même, installez les tables, les chaises et le comptoir d’accueil au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Mettez les boissons au frais, préparez les dossiers de candidature et placez les panneaux indicateurs avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion de recrutement ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, publier les offres, gérer les inscriptions et effectuer un test technique complet.
Quand envoyer les invitations pour une réunion de recrutement ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Faites partir un rappel 3 à 5 jours avant, avec l’horaire, l’adresse, les modalités d’accueil et un lien ou moyen de confirmer sa présence.
Quand tester le matériel pour une réunion de recrutement ?: Effectuez un premier test 1 à 2 jours avant, puis contrôlez rapidement les branchements le jour même. Testez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le microphone, les haut-parleurs et les rallonges.
Quand préparer les badges et les dossiers de candidature ?: Préparez-les dès que les inscriptions sont confirmées, idéalement 2 à 3 jours avant la réunion. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions tardives et placez les dossiers au comptoir d’accueil avant l’arrivée des candidats.

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