Zo organiseer je een werkzoekendenbeurs

Begin met datum, locatie en zaalcapaciteit; die bepalen hoeveel werkgevers en werkzoekenden je kunt ontvangen. Nodig daarna werkgevers en sprekers uit, zodat je programma en vacatureoverzicht op tijd vorm krijgen. Open registratie pas wanneer het aanmeldformulier en de promotie klaarstaan. In de laatste weken draait het om indeling, bevestigingen, naamkaartjes, techniek en duidelijke instructies voor vrijwilligers. Met een vaste volgorde voorkom je vooral lege tafels, ontbrekende vacaturefolders en opstoppingen bij de registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Zaalcapaciteit controleren
3
Werkgevers uitnodigen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
5
Deelnemersregistratie openen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op websites plaatsen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Werkgeversprofielen verzamelen
2 personen
11
Vacatureoverzicht samenstellen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Werkgeversindeling maken
2 personen
15
Programma definitief maken
2 personen
16
Bevestigingen versturen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Registratielijst afdrukken
19
Vacaturefolders afdrukken
2 personen
20
Routekaarten maken
21
Werkgeversmateriaal bevestigen
2 personen
22
Catering bestellen
23
Techniek testen
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Informatiemappen vullen
3 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Registratiebalie opstellen
2 personen
31
Werkgeverstafels opstellen
4 personen
32
Stoelen en looproutes plaatsen
3 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Werkgeversstands inrichten
8 personen
35
Presentatieruimte inrichten
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen
38
Techniek aansluiten
2 personen
39
Registratieteam briefen

Event

40
Werkgevers ontvangen
3 personen
41
Bezoekers registreren
4 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Bezoekers informeren
3 personen
44
Werkgeversstands bemannen
12 personen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Microfoon beheren
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Lege tafels opruimen
2 personen
53
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Werkgeversstands afbouwen
6 personen
55
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
56
Meubilair terugplaatsen
4 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Zaal schoonmaken
3 personen
60
Materialen sorteren
2 personen
61
Locatie afsluiten
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
64
Bedankberichten versturen
65
Aanwezigheidslijst verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Werkgeverstafelsaantal 20
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 26
Folderrekkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 3
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 250
Naambadgehoudersaantal 250
Pijlbordenaantal 12
Werkgeversbannersaantal 20
Programmapostersaantal 8
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Markeerstiftenaantal 24
Tafelnummersaantal 20

Kantoor

Registratieformulierenaantal 250
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 20
Notitieblokkenaantal 100
Informatiemappenaantal 250
Enveloppenaantal 250
Printerpapieraantal 5
Nietmachinesaantal 4
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de werkgeversindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Verzamel eerst profielen en vacatures, zodat je tafels logisch kunt indelen en deelnemers gericht kunnen zoeken.
Open de deelnemersregistratie zodra het programma voldoende definitief is, bij voorkeur minimaal vier weken voor de beurs. Vraag meteen dieetwensen en eventuele begeleidingsbehoeften uit.
Stuur bevestigingen uiterlijk één week vooraf en voeg routekaarten, programma en praktische aankomstinformatie toe. Zo komen minder deelnemers bij de informatiebalie met dezelfde vragen.
Plan de opbouw met werkgeverstafels, informatiebalie, folderrekken en stoelen vóór de ontvangst van deelnemers. Test projector, scherm, luidsprekers en draadloze microfoon ten minste één dag eerder; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Druk registratielijst, naamkaartjes en vacaturefolders pas na de laatste aanmeldingen af, maar regel het materiaal minstens twee werkdagen vooraf. Bestel catering op basis van het verwachte aantal deelnemers, werkgevers, sprekers en vrijwilligers en houd rekening met verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een werkzoekendenbeurs organiseren?: Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie en werkgeversbenadering. Open de registratie ongeveer vier weken voor de beurs en maak de definitieve indeling uiterlijk twee weken vooraf.
Hoeveel werkgevers heb je nodig voor een werkzoekendenbeurs?: Dat hangt af van de zaalcapaciteit en het doel, maar plan per werkgever één tafel en voldoende loopruimte. Leg de indeling vast zodra je ongeveer 80 procent van de werkgeversprofielen en vacatures binnen hebt, uiterlijk twee weken vooraf.
Wanneer moet je de techniek voor een werkzoekendenbeurs testen?: Test projector, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoon minimaal één dag vóór de beurs. Controleer daarbij ook opladers, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; op de ochtend zelf doe je nog een korte geluidscheck van 15 minuten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een werkzoekendenbeurs?: Reserveer minimaal twee uur voor tafels, stoelen, informatiebalie, folderrekken, naamkaartjes en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor techniek, bewegwijzering en een briefing van vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.