Organiser un salon de l’emploi, étape par étape

Un salon de l’emploi se prépare dans un ordre précis : réserver un lieu adapté, confirmer les employeurs, puis ouvrir les inscriptions des participants. Les informations sur les offres doivent être prêtes avant la communication, sinon les visiteurs s’inscrivent sans savoir ce qu’ils pourront rencontrer. Prévoyez ensuite l’accueil, la répartition des tables, la technique et le briefing des bénévoles. Les dernières heures servent surtout à vérifier les listes, les badges et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier la capacité de la salle
3
Inviter les employeurs
2 personnes
4
Inviter les intervenants
5
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les sites web
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
10
Rassembler les profils des employeurs
2 personnes
11
Composer l'aperçu des offres d'emploi
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la répartition des employeurs
2 personnes
15
Finaliser le programme
2 personnes
16
Envoyer les confirmations
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la liste d'inscription
19
Imprimer les flyers d’offres d’emploi
2 personnes
20
Créer les plans d’accès
21
Fixer le matériel des employeurs
2 personnes
22
Commander le catering
23
Tester la technique
2 personnes
24
Briefer les bénévoles
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Remplir les dossiers d'information
3 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
31
Installer les tables des employeurs
4 personnes
32
Installer les chaises et les chemins de circulation
3 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Aménager les stands des employeurs
8 personnes
35
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Préparer les en-cas
2 personnes
38
Brancher la technique
2 personnes
39
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

40
Accueillir les employeurs
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Informer les visiteurs
3 personnes
44
Tenir les stands des employeurs
12 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Gérer le micro
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Ranger les tables vides
2 personnes
53
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

54
Démonter les stands employeurs
6 personnes
55
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
56
Remettre le mobilier en place
4 personnes
57
Faire la vaisselle
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Nettoyer la salle
3 personnes
60
Trier les matériaux
2 personnes
61
Fermer le lieu
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Stocker le matériel restant
2 personnes
64
Envoyer les messages de remerciement
65
Traiter la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tables des employeursqté 20
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Nappesqté 26
Présentoirs à dépliantsqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 6
Passe-câblesqté 10
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 250
Supports de badges nominatifsqté 250
Panneaux indicateursqté 12
Bannières des employeursqté 20
Affiches du programmeqté 8
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24
Numéros de tableqté 20

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 250
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 20
Blocs-notesqté 100
Dossiers d'informationqté 250
Enveloppesqté 250
Papier pour imprimanteqté 5
Agrafeusesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la salle et sa capacité : comptez les tables des employeurs, le bureau d’information, les chaises et les espaces de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Une salle pleine de tables devient vite difficile à parcourir.
Confirmez les employeurs avant de publier l’événement. Rassemblez leurs profils et composez un aperçu des offres afin que les participants puissent choisir leurs rencontres au moment de l’inscription.
Fermez ou contrôlez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes alimentaires et envoyer les confirmations. Imprimez ensuite la liste d’inscription et préparez les badges nominatifs avec une marge pour les corrections de dernière minute.
Testez la technique dans la configuration réelle, au moins la veille : ordinateur portable, projecteur, écran, haut-parleurs, micro sans fil, rallonges et multiprises. Ajoutez des passe-câbles pour éviter les câbles dans les zones de passage.
Ne laissez pas le catering et l’accueil au matin même. Vérifiez les machines à café, bouilloires, thermos, carafes d’eau, tasses, verres, assiettes et couverts, puis briefez les bénévoles sur les accès, les horaires et l’orientation des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les employeurs, ouvrir les inscriptions, préparer les offres et régler la logistique.
Quand ouvrir les inscriptions des participants ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les premiers employeurs sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Vous pourrez ainsi mesurer la fréquentation et ajuster la capacité d’accueil.
Quand envoyer les confirmations aux participants ?: Envoyez une confirmation 7 à 10 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’adresse, les horaires, les accès et les éventuelles consignes d’accueil.
Quand tester le matériel d’un salon de l’emploi ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis une vérification sur place la veille. Contrôlez notamment le projecteur, le micro, les haut-parleurs, les chargeurs et les rallonges.

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