Jobmesse organisieren: Von der Planung bis zum Messetag
Eine Jobmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Ort, Datum und Kapazität fest, dann gewinnst du Arbeitgeber und Redner. Sobald die Teilnehmerregistrierung geöffnet ist, müssen Stellenübersicht, Arbeitgeberprofile und Programm zusammenpassen. Plane außerdem früh die Tischaufteilung, Technik, Beschilderung und Verpflegung. Viele Probleme entstehen in den letzten 48 Stunden, wenn Namensschilder, Wegkarten oder Kabel noch nicht geprüft sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Saalkapazität prüfen
- 3
Arbeitgeber einladen
2 Personen
- 4
Redner einladen
- 5
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung auf Websites veröffentlichen
- 9
Werbung in sozialen Medien posten
- 10
Arbeitgeberprofile sammeln
2 Personen
- 11
Stellenübersicht zusammenstellen
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Arbeitgeberaufteilung erstellen
2 Personen
- 15
Programm finalisieren
2 Personen
- 16
Bestätigungen versenden
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Registrierungsliste drucken
- 19
Stellenausschreibungsflyer drucken
2 Personen
- 20
Wegkarten erstellen
- 21
Arbeitgebermaterial anbringen
2 Personen
- 22
Catering bestellen
- 23
Technik testen
2 Personen
- 24
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Informationsmappen füllen
3 Personen
- 28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 29
Saal öffnen
2 Personen
- 30
Registrierungstheke aufstellen
2 Personen
- 31
Arbeitgeber-Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle und Laufwege aufstellen
3 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Arbeitgeberstände einrichten
8 Personen
- 35
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 38
Technik anschließen
2 Personen
- 39
Registrierungsteam briefen
Event
- 40
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
- 41
Besucher registrieren
4 Personen
- 42
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 43
Besucher informieren
3 Personen
- 44
Stand für Arbeitgeber besetzen
12 Personen
- 45
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 46
Mikrofon verwalten
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Snacks servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Leere Tische abräumen
2 Personen
- 53
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Arbeitgeberstände abbauen
6 Personen
- 55
Präsentationstechnik ausschalten
2 Personen
- 56
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Saal reinigen
3 Personen
- 60
Materialien sortieren
2 Personen
- 61
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
- 64
Dankesnachrichten versenden
- 65
Anwesenheitsliste bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Informationsstand
- ArbeitgebertischeAnz. 20
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 90
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 26
- ProspektständerAnz. 10
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopAnz. 3
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadegeräteAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Dekoration
- NamensschilderAnz. 250
- NamensschildhalterAnz. 250
- WegweiserAnz. 12
- ArbeitgeberbannerAnz. 20
- Programmatische PosterAnz. 8
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 6
- MarkerAnz. 24
- TischnummernAnz. 20
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 250
- StifteAnz. 80
- KlemmbretterAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 100
- InformationsmappenAnz. 250
- UmschlägeAnz. 250
- DruckerpapierAnz. 5
- TackerAnz. 4
- KlebebandrollenAnz. 8
- ScherenAnz. 6
- SeilAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MüllsackhalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort und Datum fest, bevor du Arbeitgeber anschreibst, und prüfe die Saalkapazität anhand der geplanten Arbeitgeber- und Besuchertische. So verhinderst du, dass die Aussteller später neu verteilt werden müssen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Formular, Programm und Arbeitgeberliste belastbar sind. Verschicke Bestätigungen spätestens 7 Tage vor der Messe und frage Ernährungswünsche direkt bei der Registrierung ab.
- Erstelle den Hallenplan mit Arbeitgeberaufteilung mindestens 3 Tage vorher. Markiere Informationsstand, Arbeitgebertische, Projektionsfläche und Wege auf einer gut lesbaren Karte für Besucher und Helfer.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon am Vortag mit genau den Kabeln, die vor Ort verwendet werden. Verlege Verlängerungskabel mit Kabelmatten, damit Eingänge und Fluchtwege frei bleiben.
- Bereite Namensschilder, Registrierungsliste, Stellenflyer und Wegkarten spätestens am Vorabend vor. Weise Freiwillige vor dem Einlass in Registrierung, Arbeitgeberbetreuung und Technik ein; eine kurze Probe von 30 Minuten reicht meist aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Ort, Datum und Arbeitgeberakquise. Die Registrierung sollte etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin öffnen, damit genug Zeit für Werbung und Nachbearbeitung bleibt.
- Wie viele Arbeitgeber braucht man für eine Jobmesse?
- Das hängt von der Saalkapazität und dem Ziel der Messe ab; plane pro Arbeitgeber mindestens einen Tisch und ausreichend Bewegungsfläche ein. Für eine kompakte Messe sind 10 bis 20 Arbeitgeber oft überschaubar, ohne die Halle zu überfüllen.
- Wann sollte man Arbeitgeber zu einer Jobmesse einladen?
- Lade Arbeitgeber 10 bis 12 Wochen vor dem Termin ein und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben mindestens 6 Wochen, um Profile, Stellenübersicht und Tischaufteilung zu erstellen.
- Was muss man am Tag vor einer Jobmesse prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Raumaufteilung, Technik, Beschilderung, Namensschilder, Registrierungsliste und Catering. Plane dafür mindestens 2 Stunden vor Ort ein; die Technik sollte vollständig aufgebaut und getestet werden.
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