Cómo organizar una feria de empleo sin dejar cabos sueltos
Una feria de empleo necesita más coordinación que una simple jornada de presentaciones. Empieza por fijar fecha, lugar y capacidad de la sala; después confirma a las empresas y abre las inscripciones. Cuando se acerque el día, tendrás que cerrar la distribución, el programa, los perfiles de vacantes y las necesidades de los participantes. La recepción, la prueba técnica y las instrucciones a los voluntarios suelen marcar la diferencia entre una jornada fluida y una sala desordenada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar la capacidad de la sala
- 3
Invitar a los empleadores
2 personas
- 4
Invitar a los ponentes
- 5
Abrir el registro de participantes
2 personas
- 6
Publicar el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la promoción en sitios web
- 9
Publicar promoción en redes sociales
- 10
Recopilar perfiles de empleadores
2 personas
- 11
Elaborar el resumen de vacantes
2 personas
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Crear la distribución de los empleadores
2 personas
- 15
Definir el programa final
2 personas
- 16
Enviar confirmaciones
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Imprimir la lista de registro
- 19
Imprimir folletos de vacantes
2 personas
- 20
Crear mapas de ruta
- 21
Colocar el material para empleadores
2 personas
- 22
Pedir el catering
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Rellenar las carpetas informativas
3 personas
- 28
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 29
Abrir la sala
2 personas
- 30
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 31
Montar las mesas para los empleadores
4 personas
- 32
Colocar sillas y rutas de paso
3 personas
- 33
Colgar señalización
2 personas
- 34
Montar los stands de empleadores
8 personas
- 35
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Preparar los aperitivos
2 personas
- 38
Conectar la técnica
2 personas
- 39
Informar al equipo de registro
Evento
- 40
Recibir a los empleadores
3 personas
- 41
Registrar a los visitantes
4 personas
- 42
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 43
Informar a los visitantes
3 personas
- 44
Atender los stands de empleadores
12 personas
- 45
Coordinar presentaciones
2 personas
- 46
Gestionar el micrófono
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Servir aperitivos
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
- 52
Recoger las mesas vacías
2 personas
- 53
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
- 54
Desmontar los stands de los empleadores
6 personas
- 55
Apagar el equipo de presentación
2 personas
- 56
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 57
Lavar la vajilla
2 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Limpiar la sala
3 personas
- 60
Clasificar los materiales
2 personas
- 61
Cerrar el recinto
2 personas
- 62
Devolver el material prestado
2 personas
- 63
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 64
Enviar mensajes de agradecimiento
- 65
Procesar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Punto de información
- Mesas para empleadorescant. 20
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 26
- Expositores para folletoscant. 10
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Cargadorescant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 250
- Portanombrescant. 250
- Carteles direccionalescant. 12
- Banners de los empleadorescant. 20
- Pósteres del programacant. 8
- Pizarras de rotafoliocant. 3
- Papel para rotafoliocant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Números de mesacant. 20
Oficina
- Formularios de registrocant. 250
- Bolígrafoscant. 80
- Portapapelescant. 20
- Bloc de notascant. 100
- Carpetas informativascant. 250
- Sobrescant. 250
- Papel para impresoracant. 5
- Grapadorascant. 4
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
- Cuerdacant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Recogedor y escobacant. 3
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la capacidad y la distribución de la sala. Cuenta las mesas para empleadores, las sillas, el punto de información y los espacios de paso antes de confirmar cuántas empresas participarán.
- Invita a los empleadores con suficiente margen para recopilar sus perfiles y preparar un resumen de vacantes. Reserva al menos 2 semanas para corregir nombres, cargos y requisitos antes de imprimir folletos.
- Abre el registro antes de publicar la promoción y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes calcular el catering con datos reales, en lugar de improvisar bebidas y comida durante la última semana.
- Define el programa final cuando ya conozcas a ponentes y empresas, y envía las confirmaciones al menos 3 días antes. Incluye horario, ubicación, recorrido dentro del edificio y cualquier indicación para la llegada.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas. Comprueba también que haya cargadores y alfombrillas para cables; son detalles pequeños que suelen faltar cuando empieza la jornada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, invitar a empleadores y ponentes, abrir el registro, cerrar el programa y preparar los materiales sin imprimir datos desactualizados.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Mantén el registro activo hasta unos 3 días antes para actualizar la lista de participantes y comunicar el número final al catering.
- ¿Qué hay que preparar para las empresas participantes?
- Prepara una mesa identificada, tarjetas de nombre o portanombres, el material de vacantes y la información práctica del día. Coloca cada puesto antes de la apertura y entrega a cada empresa su ubicación al menos 30 minutos antes de recibir al público.
- ¿Cuándo se debe probar la tecnología de una feria de empleo?
- Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y repite una comprobación de 30 minutos antes de abrir. Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono inalámbrico y todas las conexiones eléctricas.
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