Zo organiseer je een werkgeversbijeenkomst

Begin met de datum, locatie en het doel van de werkgeversbijeenkomst. Werk daarna het programma, budget en de benodigde leveranciers uit, voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer catering en techniek vroeg en leg dieetwensen, sprekers en presentaties apart vast. In de laatste week draait alles om de definitieve gastenlijst, naamkaartjes, route-informatie en een controle van ruimte, apparatuur, drank en servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Budget per onderdeel vastleggen
2 personen
4
Leveranciers selecteren
2 personen
5
Catering reserveren
6
Techniek reserveren
7
Uitnodiging opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen registreren
10
Aanmeldbevestigingen versturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Sprekers bevestigen
13
Presentaties verzamelen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Naamkaartjes printen
16
Definitieve gastenlijst maken
17
Dieetoverzicht aan catering geven
18
Route en parkeergegevens delen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Houdbare voorraad controleren
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
25
Cateringlevering controleren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Locatie controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Naamkaartjes sorteren
32
Buffet opbouwen
4 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Verlichting controleren
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Microfoons beheren
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet openen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies afruimen
3 personen
54
Netwerktafels aanvullen
2 personen
55
Afscheidsgroet verzorgen
56
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

57
Eten en dranken afdekken
2 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Versiering verwijderen
2 personen
64
Koelboxen legen
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Sleutels en locatie opleveren
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Bedankbericht versturen
69
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Garderoberek
Kledinghangersaantal 60
Buffettafelaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinervorkenaantal 70
Dinermessenaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Welkomstbord
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het budget per onderdeel vast voordat je leveranciers benadert. Houd aparte bedragen aan voor catering, techniek, meubilair en eventuele extra boodschappen, zodat een late wijziging niet het hele budget raakt.
Plan de uitnodiging ruim vóór de bijeenkomst en registreer aanmeldingen centraal. Verstuur een aanmeldbevestiging zodra iemand reageert en sluit de gastenlijst op een vast moment, bijvoorbeeld 5 tot 7 dagen vooraf.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst aan de catering. Controleer daarna of het buffet of de hapjes duidelijk gelabeld kunnen worden.
Verzamel presentaties en controleer de beamer, het projectiescherm, de laptop, de HDMI-kabel en verlengkabels minstens 1 werkdag vooraf. Test de presentatie op de laptop waarmee je op locatie werkt; een bestand dat elders opent, geeft niet altijd hetzelfde beeld.
Maak op de laatste werkdag een praktische ronde: controleer de gastenlijst en naamkaartjes, deel route- en parkeergegevens, koel dranken en zet servies, glaswerk, buffettafel en garderobe klaar. Controleer een weersverwachting als gasten buiten moeten wachten of parkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een werkgeversbijeenkomst?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en budget. Reserveer catering en techniek zodra de datum vaststaat; verstuur de uitnodiging meestal 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de catering voor een werkgeversbijeenkomst reserveren?: Reserveer de catering ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, of eerder als de bijeenkomst op een drukke dag valt. Geef het definitieve aantal gasten en dieetoverzicht uiterlijk 3 dagen vooraf door.
Wanneer verzamel je presentaties en test je de techniek?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en verzamel ze op één laptop. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en verlengkabels minstens 1 werkdag voor aanvang, niet pas tijdens de ontvangst.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst en naamkaartjes?: Sluit de definitieve gastenlijst 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst. Ontwerp en print de naamkaartjes daarna, zodat namen, functies en eventuele wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.