Cómo organizar un encuentro con empleadores sin dejar cabos sueltos
Un encuentro con empleadores combina reuniones, presentaciones y momentos informales, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza cerrando la fecha, el lugar, el presupuesto y el horario antes de contactar con proveedores. Después gestiona invitaciones, inscripciones, ponentes y necesidades dietéticas. En los últimos días, confirma asistentes, catering, equipo audiovisual, aparcamiento y bebidas para evitar problemas el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
- 3
Fijar el presupuesto por partida
2 personas
- 4
Seleccionar proveedores
2 personas
- 5
Reservar el catering
- 6
Reservar técnica
- 7
Redactar la invitación
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
- 9
Registrar inscripciones
- 10
Enviar confirmaciones de inscripción
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar ponentes
- 13
Recopilar las presentaciones
- 14
Diseñar tarjetas de nombre
- 15
Imprimir etiquetas con nombres
- 16
Hacer la lista definitiva de invitados
- 17
Dar el resumen de dietas al catering
- 18
Compartir la ruta y los datos de aparcamiento
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Preparar la vajilla y la cristalería
2 personas
- 25
Comprobar la entrega del catering
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar el lugar
2 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Montar la mesa de registro
2 personas
- 31
Clasificar las tarjetas con nombres
- 32
Montar el buffet
4 personas
- 33
Montar el punto de café
2 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Conectar la técnica
2 personas
- 36
Probar presentaciones
2 personas
- 37
Colgar la decoración
2 personas
- 38
Comprobar la iluminación
2 personas
- 39
Comprobar los baños
- 40
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 41
Recibir a los invitados
3 personas
- 42
Registrar la asistencia
2 personas
- 43
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Dar el discurso de apertura
- 47
Coordinar presentaciones
2 personas
- 48
Gestionar micrófonos
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Abrir el buffet
2 personas
- 51
Reponer el bufé
3 personas
- 52
Servir comidas especiales
2 personas
- 53
Recoger la vajilla
3 personas
- 54
Reponer las mesas de networking
2 personas
- 55
Dar el discurso de despedida
- 56
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 57
Cubrir la comida y las bebidas
2 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
3 personas
- 62
Apagar la técnica
2 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Entregar las llaves y el local
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
- 69
Recopilar facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Perchero
- Perchascant. 60
- Mesa del bufécant. 3
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Tenedores de cenacant. 70
- Cuchillos de mesacant. 70
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Baterías externascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portanombrescant. 60
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 40
- Cinta para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Faroles LEDcant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha y el lugar, y prepara el programa con horas concretas antes de enviar la invitación. Así los ponentes y proveedores reciben una información coherente desde el principio.
- Divide el presupuesto por partidas: catering, técnica, mobiliario, impresión y compras. Reserva el catering y el equipo audiovisual con antelación, especialmente si necesitas proyector, pantalla, portátil y cable HDMI.
- Envía las invitaciones con un plazo claro de inscripción y manda la confirmación después. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la lista definitiva y entrega ese resumen al catering con tiempo suficiente.
- Prepara la identificación y la orientación de los asistentes antes del evento: imprime las etiquetas con nombres y comparte la ruta y los datos de aparcamiento. Comprueba también si hacen falta mesas altas, perchero y perchas.
- Durante las 24 horas previas, revisa el pronóstico, enfría las bebidas y comprueba el material no perecedero. Verifica la entrega del catering y deja listas la vajilla, la cristalería, las bandejas y los utensilios de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro con empleadores?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, ubicación, presupuesto, proveedores y ponentes. Deja la lista definitiva de invitados, el resumen de dietas y la comprobación técnica para los últimos 3 a 5 días.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas cuando el lugar y el programa básico estén confirmados, idealmente 4 o 5 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas durante unas 2 semanas y manda la confirmación al registrar cada asistencia.
- ¿Cuándo hay que confirmar las necesidades dietéticas con el catering?
- Pregunta por las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y cierra los datos entre 5 y 7 días antes. Entrega entonces al catering la lista definitiva para que pueda preparar las cantidades y opciones correctas.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al encuentro?
- El día anterior comprueba el pronóstico, enfría las bebidas, revisa el stock no perecedero y prepara aperitivos y vajilla. También verifica la entrega del catering, el proyector, la pantalla, el portátil, los cables y las conexiones eléctricas.
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