Arbeitgebertreffen organisieren: So gehst du vor
Ein Arbeitgebertreffen steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Ziel und Zeitplan festlegen, danach Budget, Dienstleister und Einladungen koordinieren. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Referenten früh ein, damit die endgültige Gästeliste nicht in letzter Minute entsteht. Technik, Namensschilder und Catering brauchen eigene Kontrolltermine. Besonders am Veranstaltungstag werden Kühlung, Präsentationskabel und die Prüfung der Lieferung leicht übersehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Budget pro Teil festlegen
2 Personen
- 4
Lieferanten auswählen
2 Personen
- 5
Catering reservieren
- 6
Technik reservieren
- 7
Einladung erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
- 9
Anmeldungen erfassen
- 10
Anmeldebestätigungen versenden
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Referenten bestätigen
- 13
Präsentationen sammeln
- 14
Namensschilder entwerfen
- 15
Namensschilder drucken
- 16
Endgültige Gästeliste erstellen
- 17
Diätübersicht an das Catering geben
- 18
Route und Parkinformationen teilen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Geschirr und Glaswaren bereitstellen
2 Personen
- 25
Cateringlieferung prüfen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Ort überprüfen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
3 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 31
Namenskarten sortieren
- 32
Buffet aufbauen
4 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Technik anschließen
2 Personen
- 36
Präsentationen testen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 41
Gäste empfangen
3 Personen
- 42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 43
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Eröffnungsrede halten
- 47
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 48
Mikrofone verwalten
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet eröffnen
2 Personen
- 51
Buffet auffüllen
3 Personen
- 52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 53
Geschirr abräumen
3 Personen
- 54
Netzwerktische auffüllen
2 Personen
- 55
Abschiedsgruß gestalten
- 56
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Speisen und Getränke abdecken
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 60
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 61
Location reinigen
3 Personen
- 62
Technik ausschalten
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 65
Restbestand einlagern
2 Personen
- 66
Schlüssel und Location übergeben
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 68
Dankesnachricht versenden
- 69
Rechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 6
- Garderobenständer
- KleiderbügelAnz. 60
- Buffet-TischAnz. 3
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 70
- DesserttellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 70
- ChampagnergläserAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- EsstischgabelnAnz. 70
- AbendmesserAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- KannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 3
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- PowerbanksAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenhalterAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- NamensschildhalterAnz. 60
- Willkommensschild
- BallonsAnz. 40
- BallonbandAnz. 2
- TischdekorationAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Ort und den Ablauf fest. Teile das Budget anschließend nach Bereichen wie Catering, Technik und Ausstattung auf, statt nur eine Gesamtsumme zu notieren.
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Treffen auswerten kannst. Gib dem Catering die aktualisierte Diätübersicht nicht erst am Veranstaltungstag.
- Plane für Referenten einen festen Termin zur Abgabe ihrer Präsentationen ein. Prüfe danach jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam.
- Erstelle Namensschilder erst nach der Anmeldefrist und drucke zusätzlich einige leere Exemplare. So kannst du kurzfristige Gäste aufnehmen, ohne die gesamte Liste neu zu gestalten.
- Kontrolliere am Vortag Wetter, Anfahrt und Parkinformationen und teile diese Angaben den Gästen mit. Am Veranstaltungstag prüfst du die Cateringlieferung sofort und stellst Getränke, Gläser, Geschirr und Kühlung vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Arbeitgebertreffen organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Programm. Catering, Technik und Referenten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann verschickt man die Einladungen für ein Arbeitgebertreffen?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor dem Treffen. So bleiben noch einige Tage für Gästeliste, Namensschilder und Cateringänderungen.
- Wie viel Zeit braucht die Technikprobe bei einem Arbeitgebertreffen?
- Plane mindestens 30 Minuten für einen vollständigen Test ein, bei mehreren Präsentationen eher 45 bis 60 Minuten. Prüfe dabei Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Verbindung und Stromversorgung.
- Wann muss das Catering die Diätwünsche erhalten?
- Übermittle die gesammelten Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Eine aktualisierte Gästeliste solltest du dem Catering zusätzlich am Vortag geben, falls sich noch etwas ändert.
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