Organiser une réunion des employeurs, étape par étape

Une réunion des employeurs se prépare d’abord sur trois axes : le lieu, le programme et le budget. Une fois la date confirmée, avancez dans cet ordre pour réserver le traiteur et la technique avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et les présentations des intervenants. Les derniers jours servent surtout à vérifier les badges, l’itinéraire, la météo et la livraison, afin d’éviter les décisions prises dans l’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Fixer le budget par poste
2 personnes
4
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver le catering
6
Réserver la technique
7
Rédiger l’invitation
2 personnes
8
Envoyer les invitations
9
Enregistrer les inscriptions
10
Envoyer les confirmations d'inscription
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les intervenants
13
Rassembler les présentations
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Imprimer les badges nominatifs
16
Établir la liste définitive des invités
17
Remettre le récapitulatif des régimes au catering
18
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
2 personnes
21
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
25
Vérifier la livraison du catering
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier le lieu
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Trier les badges nominatifs
32
Monter le buffet
4 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Tester les présentations
2 personnes
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Vérifier l'éclairage
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Animer les présentations
2 personnes
48
Gérer les micros
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ouvrir le buffet
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
54
Réapprovisionner les tables de networking
2 personnes
55
Préparer le mot de départ
56
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

57
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
3 personnes
62
Éteindre la technique
2 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Remettre les clés et le lieu
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement
69
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Portant à vêtements
Cintresqté 60
Table de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettes de tableqté 70
Couteaux à dînerqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-nomsqté 60
Panneau d’accueil
Ballonsqté 40
Ruban à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le budget par poste au moins 6 à 8 semaines avant la réunion. Gardez une ligne séparée pour le traiteur, la technique, le mobilier et les impressions.
Réservez le traiteur et le matériel technique avant d’envoyer les invitations, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et les câbles doivent être testés ensemble, pas seulement vérifiés sur le papier.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez alors le temps de transmettre au traiteur le nombre final de participants et le récapitulatif des régimes alimentaires.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive des invités, puis imprimez-les 2 à 3 jours avant. Prévoyez aussi un portant, des cintres et une table d’accueil pour éviter un attroupement à l’arrivée.
La veille, refroidissez les boissons, contrôlez les stocks non périssables et vérifiez la livraison du catering. Le jour même, prévoyez au moins 60 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle et la technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion des employeurs ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, de réserver les fournisseurs, d’envoyer les invitations et de finaliser les besoins alimentaires avant la dernière semaine.
Quand faut-il envoyer les invitations à une réunion des employeurs ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer les quantités au traiteur.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour de la réunion ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer un vidéoprojecteur, un écran, plusieurs rallonges et un buffet complet.
Quand préparer les badges et la liste définitive des invités ?: Arrêtez la liste définitive 2 à 3 jours avant la réunion et imprimez les badges à ce moment-là. Une impression trop tôt entraîne souvent des badges manquants ou des corrections de dernière minute.

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