Zo organiseer je een wereldmuziekfestival

Begin met het programma en werk daarna pas de techniek, catering en publieksstromen uit. Bevestig artiesten schriftelijk, verzamel hun technische wensen en plan optredens met ruimte voor opbouw en wissels. Controleer vervolgens vergunningen, stroompunten, vluchtroutes en toegangsroutes op locatie. Regel vervoer en catering voor artiesten afzonderlijk van de publieksvoorzieningen. In de laatste week draait alles om printwerk, betalingen, bewegwijzering en een controle van wat op de festivaldag daadwerkelijk klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
2 personen
3
Technische wensen verzamelen
2 personen
4
Optredens inplannen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Artiestenvervoer reserveren
2 personen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Locatiegebruik bevestigen
2 personen
11
Podium en geluid reserveren
2 personen
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Toegangsroutes bepalen
2 personen
14
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
15
EHBO-materiaal controleren
16
Verzekeringspapieren klaarleggen
17
Vergunningen controleren
18
Programmaborden printen
2 personen
19
Routeborden printen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Kassa voorbereiden
2 personen
22
Betaalapparaten opladen
2 personen
23
Contant wisselgeld halen
2 personen
24
Artiesteninformatie printen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
3 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Catering portioneren
3 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Podium opbouwen
4 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Instrumenten klaarzetten
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Partytenten opzetten
4 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Infostand inrichten
2 personen
38
Ingang inrichten
3 personen
39
Toiletten aanvullen
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Terrein nalopen
3 personen
42
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

43
Artiesten ontvangen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Kaarten controleren
3 personen
46
Polsbandjes uitdelen
3 personen
47
Infostand bemannen
2 personen
48
Optredens aankondigen
49
Artiesten begeleiden
2 personen
50
Optredens begeleiden
3 personen
51
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
52
Geluidsniveau controleren
2 personen
53
Dranken serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Koffie en thee verzorgen
2 personen
57
Buffet schoonhouden
2 personen
58
Afval inzamelen
3 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Publieksruimte controleren
2 personen
61
Eindoptreden begeleiden
3 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Artiesten uitzwaaien
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Instrumenten inpakken
3 personen
67
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
68
Podium afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Afval sorteren
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Geleende spullen verzamelen
2 personen
77
Materialen retourneren
3 personen
78
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 300
Biertafelsaantal 12
Partytentenaantal 4
Klapbaliesaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wereldkaartenaantal 6
Landenvlaggenaantal 20
Tafelkleedsetsaantal 18
Programmabordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Naambadgesaantal 50

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierhanddoekdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je podium en geluid reserveert. Vraag per artiest een technische fiche op met microfoons, DI-boxen, monitors, instrumentkabels en benodigde stroompunten; zo voorkom je verrassingen bij de soundcheck.
Plan naast optredens ook opbouw, soundchecks en podiumwissels. Houd per wissel minimaal 15 minuten vrij en zorg dat kabelmatten, verlengkabels en stekkerdozen klaarliggen voordat het publiek binnenkomt.
Maak twee publieksroutes: één naar de ingang en één naar toiletten, catering en optredens. Print routeborden en programmaborden uiterlijk de dag vóór het festival; tijdelijke improvisatie met losse papiertjes valt snel weg bij slecht weer.
Behandel artiestenvervoer, kleedkamers en catering als aparte werkstromen. Bevestig vervoer en dieetwensen uiterlijk één week vooraf en zet voor de kleedkamers tafels, stoelen en geprinte artiesteninformatie klaar.
Doe de betaalcontrole op de ochtend zelf: laad alle betaalapparaten op, tel het contante wisselgeld en test de kassa. Controleer daarnaast EHBO-materiaal, verzekeringspapieren, vergunningen en vluchtroutes voordat de eerste bezoeker arriveert.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik artiesten voor een wereldmuziekfestival bevestigen?: Bevestig artiesten zodra het programma inhoudelijk rond is, bij voorkeur minimaal 8 weken vóór het festival. Vraag meteen hun technische wensen, aankomsttijd, vervoer en dieetwensen op.
Hoeveel tijd plan je tussen optredens op een wereldmuziekfestival?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee optredens voor een normale podiumwissel. Voor groepen met veel instrumenten of een uitgebreide technische set-up reserveer je 30 minuten en laat je de technische wensen vooraf controleren.
Wanneer regel je vergunningen en veiligheidscontroles voor een festival?: Controleer vergunningen en verzekeringspapieren minimaal 6 weken vóór het festival, omdat ontbrekende documenten de rest van de planning kunnen blokkeren. Controleer vluchtroutes, toegangsroutes, EHBO-materiaal en stroompunten opnieuw op de locatie in de laatste week.
Wanneer stuur je uitnodigingen en programmaborden voor een wereldmuziekfestival?: Verstuur uitnodigingen zodra programma en artiesten definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Print programmaborden, routeborden en naambadges uiterlijk één dag vóór het festival en leg ze per locatie gebundeld klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.