Cómo organizar un festival de música del mundo

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Confirma por escrito a cada artista, la duración de su actuación y sus necesidades técnicas para evitar cambios cuando ya estén reservados el escenario y el sonido.
• Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y reserva el catering con tiempo. Calcula las raciones a partir de las inscripciones confirmadas y deja una pequeña cantidad adicional para el equipo y los artistas.
• Haz una revisión técnica del lugar al menos 7 días antes: puntos de electricidad, rutas de acceso, evacuación y ubicación del escenario, altavoces, monitores y mesa de mezclas. Marca los cables y cubre los pasos para que no queden sueltos.
• Prepara la operación de entrada y cobro como un circuito separado. Ten listas las acreditaciones, la caja registradora, los terminales cargados y el cambio en efectivo antes de abrir las puertas; no esperes a que llegue el primer grupo.
• Imprime el programa, las señales de ruta y la información de los artistas con varios días de margen. Coloca las señales antes de la prueba de sonido y comprueba que las zonas de vestuario, catering, escenario y público se distinguen claramente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música del mundo?

Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varios artistas y necesitas permisos, transporte, catering y equipos técnicos. Reserva el lugar y confirma el programa en las primeras semanas, porque el resto de decisiones depende de esas fechas.

¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y sus necesidades técnicas?

Confirma a los artistas al menos 8 semanas antes y recopila sus necesidades técnicas inmediatamente después. Entrega la información consolidada al equipo de sonido como mínimo 14 días antes para detectar micrófonos, monitores, cajas DI o conexiones que falten.

¿Qué permisos hacen falta para un festival de música del mundo?

Depende del lugar y del municipio, pero debes comprobar los permisos de uso, actividad, sonido y venta o servicio de comida cuando correspondan. Haz esta comprobación al reservar el espacio y deja al menos 4 semanas para tramitar cualquier autorización pendiente.

¿Qué hay que revisar el día antes del festival?

Comprueba el programa impreso, las señales, las acreditaciones, el material de primeros auxilios, los documentos del seguro, los pagos y el cambio en efectivo. También revisa las rutas de evacuación y los puntos de electricidad antes de montar el escenario y la iluminación.

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