Organiser un festival de musique du monde, étape par étape

Un festival de musique du monde se prépare d’abord comme une succession de contraintes liées entre elles. Fixez le programme et confirmez les artistes avant de réserver la scène, le son, le transport et le catering. Ensuite, vérifiez le lieu, les autorisations, les accès et les évacuations, puis préparez l’accueil du public et des artistes. Les derniers jours servent surtout à imprimer la signalétique, préparer la caisse et contrôler le matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer définitivement le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Réserver le transport des artistes
2 personnes
9
Réserver le catering
2 personnes
10
Confirmer l’utilisation du lieu
2 personnes
11
Réserver la scène et le son
2 personnes
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Déterminer les voies d’accès
2 personnes
14
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
15
Vérifier le matériel de premiers secours
16
Préparer les documents d’assurance
17
Vérifier les autorisations
18
Imprimer les panneaux du programme
2 personnes
19
Imprimer les panneaux de direction
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Préparer la caisse
2 personnes
22
Recharger les terminaux de paiement
2 personnes
23
Retirer de la monnaie
2 personnes
24
Imprimer les informations sur les artistes
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
3 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Portionner le catering
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Installer les instruments
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer les tentes de fête
4 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Aménager le stand d'information
2 personnes
38
Aménager l’entrée
3 personnes
39
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Faire le tour du site
3 personnes
42
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

43
Accueillir les artistes
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Contrôler les billets
3 personnes
46
Distribuer les bracelets
3 personnes
47
Tenir le stand d'information
2 personnes
48
Annoncer les spectacles
49
Accompagner les artistes
2 personnes
50
Accompagner les spectacles
3 personnes
51
Effectuer les changements de scène
4 personnes
52
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Préparer le café et le thé
2 personnes
57
Maintenir le buffet propre
2 personnes
58
Collecter les déchets
3 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Vérifier l’espace public
2 personnes
61
Animer la prestation de clôture
3 personnes
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Emballer les instruments
3 personnes
67
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
68
Démonter la scène
4 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
77
Retourner les matériels
3 personnes
78
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 300
Tables de bièreqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Guichets pliantsqté 3
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Haut-parleursqté 4
Retours de scèneqté 3
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Pupitres de musiqueqté 8
Portantsqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Cartes du mondeqté 6
Drapeaux des paysqté 20
Sets de nappesqté 18
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 10
Badges nominatifsqté 50

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-toutqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller le programme et les confirmations des artistes. Demandez leurs besoins techniques et alimentaires avant de réserver le son, le transport et le catering : une modification tardive peut toucher plusieurs prestataires.
Faites une visite technique du lieu au moins 2 semaines avant le festival. Repérez les points d’alimentation, les voies d’accès et les évacuations, puis prévoyez les rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés.
Traitez les autorisations et les documents d’assurance avant d’envoyer les invitations finales. Gardez une copie accessible le jour J, avec les coordonnées des responsables et les informations de premiers secours.
Préparez un plan d’accueil distinct pour le public et les artistes. Les badges nominatifs, les tables de loge, les chaises et les informations sur les artistes doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.
Ne repoussez pas la caisse au dernier moment : rechargez les terminaux de paiement, retirez la monnaie et testez chaque poste au moins la veille. Imprimez aussi les panneaux du programme et de direction avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique du monde ?: Prévoyez au moins 3 mois pour un festival avec plusieurs artistes, surtout si des transports, des autorisations et une installation technique sont nécessaires. Bloquez le programme et le lieu pendant les premières semaines.
Quand faut-il confirmer les artistes et leurs besoins techniques ?: Confirmez les artistes dès que le programme est défini, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Demandez à ce moment-là les besoins de scène, de son, de retours, de microphones et d’alimentation électrique.
Quand réserver la scène, le son et le catering ?: Réservez la scène et le son environ 6 à 8 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les fiches techniques. Le catering et le transport des artistes doivent être confirmés au plus tard 2 à 3 semaines avant.
Que préparer la veille d’un festival de musique du monde ?: La veille, contrôlez les accès, les évacuations, les points d’alimentation et le matériel de premiers secours. Installez ou regroupez aussi la signalétique, les badges, la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement.

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