Weltmusikfestival organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens vier Wochen vor dem Festival: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Instrumentenkabel, Monitore und Anschlüsse. Plane danach die Auftritte mit realistischen Umbauzeiten von mindestens 20 Minuten.
• Bestätige Künstlertransport und Catering erst, wenn Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche erfasst sind. Eine aktualisierte Liste sieben Tage vor dem Festival verhindert falsche Mengen und fehlende Sonderkost.
• Prüfe die Location mindestens zwei Wochen vorher vor Ort: Zugangswege, Stromanschlüsse und Fluchtwege müssen zur geplanten Bühne, zu Zelten und zur Möblierung passen. Kabelmatten gehören auf alle Publikumswege, nicht erst nach dem ersten Stolperer.
• Drucke Programmschilder, Wegweiser und Künstlerinformationen drei bis fünf Tage vor dem Termin. Bereite zusätzlich Namensschilder nach Helfer-, Künstler- und Gästeliste vor, damit der Einlass nicht mit Nachfragen aufgehalten wird.
• Richte die Kasse am Vortag ein: Bezahlgeräte vollständig laden, Wechselgeld holen und Bargeld sowie Geräte getrennt dokumentieren. Kontrolliere außerdem Erste-Hilfe-Material und Versicherungsunterlagen, bevor der Aufbau beginnt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Weltmusikfestival organisieren?

Für ein Festival mit mehreren Künstlern solltest du mindestens drei bis sechs Monate einplanen. Programm, Künstlerbestätigungen, Location, Genehmigungen und Technik müssen spätestens vier Wochen vor dem Termin belastbar sein.

Wann muss das Programm eines Weltmusikfestivals feststehen?

Das endgültige Programm sollte etwa sechs bis acht Wochen vorher feststehen. So bleiben mindestens vier Wochen für Künstlerbestätigungen, Auftrittsplanung, Transporte und die Abstimmung technischer Anforderungen.

Wie viel Zeit braucht der technische Aufbau bei einem Weltmusikfestival?

Plane mindestens vier bis sechs Stunden für Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Licht ein. Bei mehreren Acts solltest du zusätzlich mindestens 20 Minuten Umbauzeit zwischen den Auftritten vorsehen.

Wann sollte man Catering und Künstlertransport reservieren?

Reserviere beides, sobald die Künstler zugesagt und ihre Anreise sowie Ernährungswünsche erfasst sind, idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Prüfe die Teilnehmer- und Künstlerzahlen sieben Tage vor dem Festival erneut.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst