Zo organiseer je een welkomstdiner voor je bruiloft

Begin ongeveer acht weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je het menu, de aantallen en het servies definitief maakt. Plan daarna wat houdbaar kan worden ingekocht en wat pas op de dag zelf vers moet gebeuren. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole en tafels opstellen naar koude voorbereidingen, warme gerechten en het klaarzetten van drank en servies. Zo voorkom je dat de tafelschikking, koeling of laatste boodschappen te laat komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
6
Menu en aantallen vastleggen
2 personen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Servies en glaswerk reserveren
9
Linnengoed ophalen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Houdbare boodschappen doen
2 personen
12
Verse boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Desserts voorbereiden
2 personen
15
Groenten wassen en snijden
3 personen
16
Salades voorbereiden
2 personen
17
Broodmanden vullen
18
Koude hapjes bereiden
3 personen
19
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
20
Locatie controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Tafellinnen leggen
3 personen
24
Servies neerzetten
3 personen
25
Bestek neerleggen
2 personen
26
Glazen klaarzetten
2 personen
27
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Bloemstukken plaatsen
2 personen
30
Welkomsttafel inrichten
2 personen
31
Buffet opbouwen
4 personen
32
Drankstation inrichten
2 personen
33
Koffiehoek inrichten
2 personen
34
Muziek testen
35
Verlichting testen
36
Allergenenkaartjes plaatsen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Keukenwerkplek inrichten
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Afvalbakken plaatsen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet openen
2 personen
48
Warme gerechten serveren
3 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Tafels afruimen
3 personen
52
Dessert serveren
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Gebak aansnijden
2 personen
55
Servies afruimen
3 personen
56
Laatste drankronde serveren
2 personen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Eten veilig koelen
2 personen
59
Restanten verpakken
2 personen
60
Tafels afruimen
4 personen
61
Stoelen stapelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
3 personen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Geleende spullen verzamelen
2 personen
68
Tafels en stoelen retour brengen
3 personen
69
Servies en glaswerk retour brengen
2 personen
70
Koelboxen legen en reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Dranktafel
Garderoberek
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Koffielepelsaantal 80
Tafelbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Vazenaantal 8
Theelichthoudersaantal 24
LED-theelichtjesaantal 30
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Statafelhoezenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Bewaarbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 50
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletpapieraantal 24
Handzeepdispensersaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve gastenlijst uiterlijk twee weken vooraf vast. Gebruik dat aantal voor het menu, de tafels, stoelen, dinerborden, glazen en tafelbesteksets; reken niet alleen met het aantal mensen dat voorlopig heeft toegezegd.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar of kok één overzicht met namen en aanpassingen. Controleer dit opnieuw zodra de definitieve gastenlijst klaar is, zodat een vegetarisch, allergenen- of ander aangepast gerecht niet op het laatste moment moet worden bedacht.
Reserveer tafels, stoelen, servies, glaswerk en linnengoed minimaal vier weken vooraf. Controleer ook waar het garderoberek, de dranktafel en eventuele buffettafels komen te staan; die ruimte wordt vaak pas bij het opstellen gemist.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en plan verse boodschappen op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Koel dranken ruim voor ontvangst en maak groenten, salades, desserts en koude hapjes zo veel mogelijk vooraf klaar.
Maak een tijdschema voor de laatste vier uur: eerst locatie en tafels, daarna tafellinnen, servies en bestek, vervolgens koude onderdelen en als laatste warme gerechten. Zet naamkaartjes, menukaarten en tafelnummers pas neer nadat de tafelindeling definitief is.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een welkomstdiner voor een bruiloft?: Start ongeveer acht weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Leg de definitieve aantallen, dieetwensen en het menu uiterlijk twee weken voor het diner vast. Reserveer meubilair, servies en linnengoed bij voorkeur vier weken vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een welkomstdiner?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna gemiddeld één drankje per uur. Voorzie daarnaast gedurende de hele avond water: ongeveer 0,5 liter per persoon als basis, meer bij warm weer of een diner buiten.
Wanneer doe je de boodschappen voor een welkomstdiner?: Koop houdbare producten twee tot vijf dagen vooraf en haal verse groenten, brood en andere kwetsbare producten op de dag zelf of één dag eerder. Koel wijn, frisdrank en water minimaal enkele uren voor aankomst van de gasten.
Wanneer zet je de tafels voor een welkomstdiner klaar?: Begin op de dag zelf ongeveer vier uur vooraf met de locatie, tafels en stoelen. Leg daarna tafelkleden, servies, bestek, glazen, naamkaartjes en menukaarten klaar; houd de laatste één à twee uur vrij voor koude en warme gerechten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.