Willkommensdinner zur Hochzeit organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Willkommensdinner zur Hochzeit sollte Gästen einen entspannten Start geben und das Paar nicht zusätzlich belasten. Beginne deshalb mit der Gästeliste und den Rückmeldungen, bevor du Menü, Mengen und Sitzplätze festlegst. Danach folgen Reservierungen für Tische, Stühle, Geschirr und Gläser sowie ein Einkaufs- und Vorbereitungsplan. Am Veranstaltungstag zählt die Reihenfolge: erst Raum und Tische, dann Geschirr und Dekoration, zuletzt frische Speisen und gekühlte Getränke.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 6
Menü und Mengen festlegen
2 Personen
- 7
Tische und Stühle reservieren
- 8
Geschirr und Gläser reservieren
- 9
Wäsche abholen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 12
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Desserts vorbereiten
2 Personen
- 15
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
- 16
Salate vorbereiten
2 Personen
- 17
Brotkörbe füllen
- 18
Kalte Häppchen zubereiten
3 Personen
- 19
Warme Gerichte vorbereiten
3 Personen
- 20
Ort überprüfen
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
4 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Tischwäsche auflegen
3 Personen
- 24
Geschirr aufstellen
3 Personen
- 25
Besteck auslegen
2 Personen
- 26
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 27
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 30
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 31
Buffet aufbauen
4 Personen
- 32
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Musik testen
- 35
Beleuchtung testen
- 36
Allergenkarten aufstellen
- 37
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 38
Küchenarbeitsplatz einrichten
2 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Mülleimer aufstellen
- 41
Garderobe einrichten
2 Personen
- 42
Empfangsteam einweisen
3 Personen
Event
- 43
Gäste empfangen
3 Personen
- 44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet eröffnen
2 Personen
- 48
Warme Speisen servieren
3 Personen
- 49
Buffet auffüllen
2 Personen
- 50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 51
Tische abräumen
3 Personen
- 52
Dessert servieren
3 Personen
- 53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 54
Gebäck anschneiden
2 Personen
- 55
Geschirr abräumen
3 Personen
- 56
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
- 57
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Speisen sicher kühlen
2 Personen
- 59
Restbestände verpacken
2 Personen
- 60
Tische abräumen
4 Personen
- 61
Stühle stapeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Küche reinigen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
2 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
3 Personen
- 67
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 68
Tische und Stühle zurückbringen
3 Personen
- 69
Geschirr und Glaswaren zurückbringen
2 Personen
- 70
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- Getränketisch
- Garderobenständer
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- SuppenschalenAnz. 70
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 90
- ChampagnergläserAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 75
- KaffeelöffelAnz. 80
- TischbestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertellerAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenAnz. 80
- NamensschilderAnz. 70
- SpeisekartenAnz. 70
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- VasenAnz. 8
- TeelichthalterAnz. 24
- LED-TeelichterAnz. 30
- BallonsAnz. 40
- BallonbandAnz. 2
- StehtischhussenAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionsplattenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- Mikrofon
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- KüchenzangenAnz. 6
- OfenhandschuheAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
- AufbewahrungsbehälterAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllsäckeAnz. 50
- SpülbürstenAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ToilettenpapierAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LaternenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vorher fest. Erfasse dabei Allergien und Ernährungswünsche getrennt, damit beim Menü nicht nur die Gesamtzahl, sondern auch die benötigten Alternativen stimmt.
- Plane pro erwachsener Person etwa 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kühle Wasser und andere Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Empfang, statt alles erst kurz vor Beginn einzuräumen.
- Reserviere Tische, Stühle, Buffet- und Getränketisch gemeinsam mit Geschirr und Gläsern. Rechne bei Tellern, Besteck und Gläsern mit mindestens 10 Prozent Reserve, besonders wenn kein Spülservice vorhanden ist.
- Erledige haltbare Einkäufe 3 bis 5 Tage vorher und frische Einkäufe am Tag davor oder am Veranstaltungstag. Desserts, geschnittenes Gemüse und Salate lassen sich vorab vorbereiten; warme Gerichte sollten erst kurz vor dem Essen fertiggestellt werden.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, lege Tischwäsche auf und platziere danach Geschirr, Besteck, Serviergeschirr und Namensschilder, damit nichts beim Umstellen beschädigt wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Willkommensdinner zur Hochzeit planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Dinner feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Willkommensdinner?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte immer zusätzlich und gut sichtbar am Getränketisch bereitstehen.
- Wie viel Geschirr und Besteck braucht man für Hochzeitsgäste?
- Plane pro Gast ein Dinner-Teller-, Dessertteller-, Besteck- und passendes Gläserset ein. Eine Reserve von rund 10 Prozent verhindert Engpässe, wenn etwas herunterfällt oder benutztes Geschirr nicht sofort gespült wird.
- Was kann man für ein Willkommensdinner am Vortag vorbereiten?
- Desserts, Gemüse, Salate und kalte Häppchen lassen sich meist am Vortag vorbereiten. Frische Einkäufe sollten spätestens am Veranstaltungstag erledigt und warme Gerichte erst 30 bis 60 Minuten vor dem Essen fertiggestellt werden.
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