Zo organiseer je een welkomstdienst

Een welkomstdienst vraagt om meer dan een programma en een paar rijen stoelen. Begin met de datum, de inhoud en de locatie, en leg daarna voorganger, muzikanten en praktische ondersteuning vast. Werk met een aanmeldformulier, zodat je dieetwensen, kinderopvang en het definitieve aantal bezoekers op tijd kent. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar catering, techniek, programma’s en het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Voorganger bevestigen
3
Muzikanten bevestigen
4
Locatie reserveren
5
Vergunningen controleren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Kinderopvang regelen
13
Catering reserveren
14
Techniek controleren
2 personen
15
Liederen en teksten selecteren
2 personen
16
Programma afdrukken
2 personen
17
Routebeschrijving delen
18
Aanmeldingen bevestigen
19
Definitief aantal bepalen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Programma klaarleggen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal inspecteren
2 personen
27
Stoelen opstellen
5 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
30
Podium en lessenaar plaatsen
3 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
34
Liedteksten klaarleggen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Welkomsbord plaatsen
37
Koffiepunt inrichten
3 personen
38
Buffet klaarzetten
4 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

41
Aanmeldtafel bemannen
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
4 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Garderobe begeleiden
2 personen
45
Kinderopvang openen
3 personen
46
Welkomstdienst begeleiden
5 personen
47
Muziek verzorgen
5 personen
48
Techniek bedienen
2 personen
49
Nieuwe bezoekers registreren
2 personen
50
Koffie en thee serveren
4 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Dieetopties bewaken
55
Gasten begeleiden
3 personen
56
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
57
Muziek tijdens ontvangst verzorgen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
59
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
60
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

61
Garderobe afronden
2 personen
62
Eten en dranken opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Afval wegbrengen
2 personen
71
Voorraad en spullen controleren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podium
Lessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Welkomsbord
Tafelkleedsetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Vlaggenlijnaantal 4
Naambordjesaantal 120
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stofzuiger
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst datum en programma vast en bevestig daarna de voorganger en muzikanten. Zo voorkom je dat uitnodigingen worden verstuurd terwijl onderdelen van de dienst nog onzeker zijn.
Open het online aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is. Vraag direct naar dieetwensen, kinderopvang en het aantal aanwezigen; verwerk de reacties doorlopend in plaats van alles in de laatste week te doen.
Bepaal het definitieve aantal bezoekers enkele dagen vooraf en pas daar catering, stoelen, kopjes, glazen en borden op aan. Bestel verse producten niet te vroeg, maar haal ze zo dicht mogelijk voor de dienst op.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de dag zelf. Test geluidsmixer, luidsprekers, draadloze microfoons, laptop en beamer samen, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de opbouwvolgorde concreet: open eerst de locatie, zet ontvangst-, buffet- en garderobetafels klaar, controleer de techniek en leg daarna programma’s, liedteksten en servies op hun plaats. Koel dranken pas nadat koelkasten of koelboxen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een welkomstdienst organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minstens 8 weken vooraf vast. Bevestig daarna de voorganger, muzikanten, catering en kinderopvang, zodat uitnodigingen tijdig kunnen worden verstuurd.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een welkomstdienst versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de dienst en open tegelijk het online aanmeldformulier. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf, zodat je het definitieve aantal en de dieetwensen kunt doorgeven.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een welkomstdienst?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en houd een kleine reserve aan voor onverwachte gasten. Tel per aanwezige minimaal één stoel, bord, vork, mes, glas en koffiekopje; stem de buffetbenodigdheden af op de geplande catering.
Wanneer test je de techniek voor een welkomstdienst?: Test geluidsmixer, luidsprekers, microfoons, laptop en beamer uiterlijk één week vooraf met de mensen die ze gebruiken. Doe op de dag zelf nog een korte controle vóór de ontvangst, inclusief stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.