Cómo organizar un servicio de bienvenida sin imprevistos

Un servicio de bienvenida necesita más coordinación de la que parece: ceremonia, música, inscripciones, catering y atención a los asistentes deben encajar en el mismo horario. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma a las personas y proveedores que condicionan el resto. Las preferencias dietéticas, el cuidado infantil y la técnica suelen llegar tarde si no tienen un responsable asignado. El último número de asistentes debe estar cerrado antes de comprar alimentos, imprimir el programa y preparar las mesas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar al oficiante
3
Confirmar músicos
4
Reservar el lugar
5
Comprobar permisos
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción online
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Organizar el cuidado infantil
13
Reservar el catering
14
Comprobar la técnica
2 personas
15
Seleccionar canciones y textos
2 personas
16
Imprimir el programa
2 personas
17
Compartir las indicaciones
18
Confirmar inscripciones
19
Determinar el número definitivo
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger productos frescos
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar el programa
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Inspeccionar la sala
2 personas
27
Colocar las sillas
5 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Instalar el mostrador de recepción
2 personas
30
Colocar el escenario y el atril
3 personas
31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Preparar los instrumentos musicales
3 personas
34
Preparar las letras de las canciones
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar el cartel de bienvenida
37
Montar el punto de café
3 personas
38
Preparar el buffet
4 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas

Evento

41
Atender la mesa de registro
3 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
43
Repartir programas
2 personas
44
Guiar el guardarropa
2 personas
45
Abrir la guardería
3 personas
46
Coordinar el servicio de bienvenida
5 personas
47
Proporcionar la música
5 personas
48
Operar la técnica
2 personas
49
Registrar nuevos visitantes
2 personas
50
Servir café y té
4 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Controlar las opciones de dieta
55
Guiar a los invitados
3 personas
56
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
57
Poner música durante la recepción
2 personas
58
Comprobar los baños periódicamente
59
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
60
Despedirse de los invitados
3 personas

Seguimiento

61
Terminar el guardarropa
2 personas
62
Recoger la comida y las bebidas
4 personas
63
Lavar la vajilla
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
67
Limpiar la cocina
3 personas
68
Limpiar la sala
4 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Llevar la basura
2 personas
71
Comprobar el stock y el material
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 12
Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Escenario
Atril

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 130
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 4
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Juegos de mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Velascant. 24
Portavelascant. 12
Guirnalda de banderinescant. 4
Pancartas con nombrescant. 120
Bolígrafoscant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Aspiradora
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el lugar. Confirma al oficiante y a los músicos antes de enviar las invitaciones, porque sus horarios determinan la duración y el contenido del servicio.
Abre el formulario de inscripción junto con las invitaciones y fija una fecha límite. Pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas, la necesidad de cuidado infantil y cualquier indicación especial.
Calcula el número definitivo de asistentes varios días antes de la compra. Reserva el catering con esa cifra y separa los productos frescos para recogerlos lo más cerca posible del día del evento.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir la ubicación: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, cables y regletas deben funcionar juntos, no solo por separado.
Prepara el montaje y la recepción con antelación. Deja listas la mesa de recepción, las sillas, las mesas del buffet, los vasos y la vajilla; enfría las bebidas y coloca el programa impreso antes de que llegue el primer invitado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un servicio de bienvenida?: Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes. Deja la inscripción abierta durante unas 2 semanas y fija una fecha límite clara para poder confirmar el número final y las preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que cerrar el número definitivo de asistentes?: Ciérralo entre 5 y 7 días antes del servicio. Así tendrás tiempo para ajustar el catering, revisar la lista de la compra, imprimir el programa y organizar las mesas.
¿Cuándo se debe comprobar la técnica?: Haz una primera comprobación al menos 7 días antes y una prueba completa el día anterior. Reserva entre 60 y 90 minutos para probar micrófonos, altavoces, proyector, portátil y conexiones.
¿Cuándo hay que comprar los alimentos y enfriar las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes y recoge los productos frescos el día anterior o la misma mañana. Enfría las bebidas como mínimo 6 horas antes; las neveras portátiles necesitan espacio para que circule el aire.

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