Organiser un service d’accueil sans rien oublier

Un service d’accueil réussi repose d’abord sur un ordre de préparation clair. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez le célébrant, les musiciens et les autorisations nécessaires. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le catering, la garde d’enfants, les bénévoles et le matériel. Gardez les dernières 48 heures pour les confirmations, les produits frais, les boissons et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le célébrant
3
Confirmer les musiciens
4
Réserver le lieu
5
Vérifier les autorisations
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Organiser une garde d'enfants
13
Réserver le catering
14
Vérifier la technique
2 personnes
15
Sélectionner les chants et les textes
2 personnes
16
Imprimer le programme
2 personnes
17
Partager l’itinéraire
18
Confirmer les inscriptions
19
Déterminer le nombre définitif
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le programme
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Inspecter la salle
2 personnes
27
Installer les chaises
5 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
31
Raccorder la sonorisation
3 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Installer les instruments de musique
3 personnes
34
Préparer les paroles
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer le panneau de bienvenue
37
Mettre en place le point café
3 personnes
38
Mettre le buffet en place
4 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Guider le vestiaire
2 personnes
45
Ouvrir la garderie
3 personnes
46
Encadrer le service d’accueil
5 personnes
47
Fournir la musique
5 personnes
48
Gérer la technique
2 personnes
49
Enregistrer les nouveaux visiteurs
2 personnes
50
Servir le café et le thé
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Surveiller les options alimentaires
55
Accompagner les invités
3 personnes
56
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
57
Assurer la musique à l’accueil
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
60
Dire au revoir aux invités
3 personnes

Suivi

61
Finaliser le vestiaire
2 personnes
62
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter la sono
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
3 personnes
68
Nettoyer la salle
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Scène
Lutrin

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 130
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Panneau de bienvenue
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Aspirateur
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de concevoir les invitations. Confirmez rapidement le célébrant et les musiciens : leurs disponibilités déterminent souvent le déroulement de la journée.
Ouvrez le formulaire d’inscription en ligne dès l’envoi des invitations. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les besoins de garde d’enfants afin de disposer d’un chiffre exploitable pour le catering.
Déterminez le nombre définitif quelques jours avant l’accueil, puis vérifiez les chaises, les tables, la table d’accueil et les tables de buffet. Prévoyez aussi un espace clairement identifié pour les inscriptions et les informations pratiques.
Testez la technique avant l’ouverture du lieu : microphones sans fil, pieds de micro, console de mixage, haut-parleurs, ordinateur et vidéoprojecteur. Faites passer les rallonges et multiprises sans créer de passage dangereux.
Ne laissez pas les boissons et les produits frais au dernier moment. Refroidissez les boissons à l’avance, récupérez les produits frais le jour prévu et imprimez le programme avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour un service d’accueil ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue, afin de laisser le temps de répondre et de recruter les bénévoles. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour confirmer le nombre définitif.
Combien de temps avant faut-il confirmer le catering ?: Confirmez le catering dès que les inscriptions commencent, puis transmettez le nombre final et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’accueil. Cela évite de commander trop tard ou d’oublier un régime particulier.
Que faut-il vérifier le jour avant un service d’accueil ?: Vérifiez le programme imprimé, l’itinéraire partagé, la liste des courses, les boissons à refroidir et la présence du matériel technique. Faites aussi une dernière confirmation avec le célébrant, les musiciens et les bénévoles au moins 24 heures avant.
À quelle heure faut-il ouvrir le lieu ?: Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les chaises, les tables, le lutrin, l’accueil, le buffet et de tester le son sans travailler dans l’urgence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.