So organisierst du einen Begrüßungsdienst
Ein Begrüßungsdienst braucht einen klaren Ablauf, damit Gäste ankommen, sich orientieren und pünktlich ins Programm starten können. Beginne mit Datum, Programm und den zugesagten Sprechern und Musikern. Danach folgen Location, Genehmigungen, Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen klärst du die endgültige Personenzahl, Catering, Technik und Aufbau. Plane die letzten Vorbereitungen so, dass am Veranstaltungstag nur noch geprüft, gekühlt, bereitgelegt und geöffnet werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Sprecher bestätigen
- 3
Musiker bestätigen
- 4
Location reservieren
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Einladungen gestalten
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Kinderbetreuung organisieren
- 13
Catering reservieren
- 14
Technik prüfen
2 Personen
- 15
Lieder und Texte auswählen
2 Personen
- 16
Programm drucken
2 Personen
- 17
Wegbeschreibung teilen
- 18
Anmeldungen bestätigen
- 19
Endgültige Anzahl festlegen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Programm bereitlegen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Saal inspizieren
2 Personen
- 27
Stühle aufstellen
5 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 30
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 31
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Musikinstrumente bereitstellen
3 Personen
- 34
Liedtexte bereitlegen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Willkommensschild aufstellen
- 37
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 38
Buffet vorbereiten
4 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Event
- 41
Anmeldetisch besetzen
3 Personen
- 42
Besucher begrüßen
4 Personen
- 43
Programme ausgeben
2 Personen
- 44
Garderobe betreuen
2 Personen
- 45
Kinderbetreuung öffnen
3 Personen
- 46
Begrüßungsdienst begleiten
5 Personen
- 47
Musik organisieren
5 Personen
- 48
Technik bedienen
2 Personen
- 49
Neue Besucher registrieren
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet auffüllen
3 Personen
- 54
Diätoptionen überwachen
- 55
Gäste begleiten
3 Personen
- 56
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 57
Musik beim Empfang bereitstellen
2 Personen
- 58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 59
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 60
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Garderobe abschließen
2 Personen
- 62
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 67
Küche reinigen
3 Personen
- 68
Saal reinigen
4 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Müll entsorgen
2 Personen
- 71
Vorräte und Material kontrollieren
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 74
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 12
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
- Bühne
- Pult
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 130
- KaffeelöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 130
- MesserAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
Küche
- WasserkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 3
- KüchenzangenAnz. 6
- OfenhandschuheAnz. 4
- KühlcontainerAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- TischdeckensetsAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- KerzenAnz. 24
- KerzenhalterAnz. 12
- WimpelketteAnz. 4
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 2
- Staubsauger
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Sprecher sowie Musiker, bevor du Einladungen verschickst. Änderungen nach dem Versand führen sonst schnell zu Rückfragen und falschen Programmangaben.
- Öffne das Online-Anmeldeformular frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Bestätige Anmeldungen spätestens einige Tage vor dem Termin und lege danach die endgültige Anzahl für Catering und Sitzplätze fest.
- Plane den Empfang getrennt vom Bühnenprogramm: Stelle Empfangstisch, Garderobe und Wegbeschreibung so auf, dass Gäste beim Eintreffen nicht nach dem Saal oder der Anmeldung suchen müssen.
- Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass. Teste Tonmischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und Beamer gemeinsam und halte Verlängerungskabel sowie einen klaren Ablauf für den Fall eines Ausfalls bereit.
- Kaufe haltbare Dinge früher ein und hole frische Produkte möglichst am Tag vorher oder am Veranstaltungstag ab. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; Programm, Namenslisten und gedruckte Unterlagen gehören griffbereit an den Empfangstisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Begrüßungsdienst organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und den ersten Zusagen. Einladungen und Anmeldung sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wann muss ich die endgültige Gästezahl festlegen?
- Lege sie etwa 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung fest, nachdem die Anmeldefrist abgelaufen ist. So kannst du Catering, Sitzplätze, Kinderbetreuung und gedruckte Programme passend einplanen.
- Wie viele Helfer braucht ein Begrüßungsdienst?
- Plane mindestens 2 Personen für den Empfang ein, sobald mehr als 30 Gäste erwartet werden: eine Person begrüßt und prüft Anmeldungen, die andere beantwortet Fragen und weist den Weg. Bei paralleler Kinderbetreuung oder Garderobe brauchst du zusätzliche Helfer.
- Wann sollte die Technik für den Begrüßungsdienst geprüft werden?
- Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole die wichtigsten Funktionen 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Präsentation, Stromversorgung und die Lautstärke im gesamten Raum.
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