Een watersportvereniging open dag organiseren

Begin met het programma en leg vast welke activiteiten bezoekers kunnen proberen, zoals proeflessen, rondvaarten en demonstraties. Bevestig daarna de datum met het havenbeheer en regel ligplaatsen, meldingen en verzekeringsdekking voordat je uitnodigingen verstuurt. Open tijdig het aanmeldformulier, zodat je vrijwilligers, schippers, instructeurs en catering op aantallen kunt plannen. Reserveer ten slotte voldoende ruimte aan de wal én op het water voor ontvangst, uitleg, materiaal en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en activiteiten vastleggen
3 personen
2
Datum met havenbeheer bevestigen
2 personen
3
Ligplaatsen voor demonstraties reserveren
2 personen
4
Melding voor het evenement indienen
2 personen
5
Verzekeringsdekking controleren
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers voor activiteiten indelen
2 personen
11
Schippers voor rondvaarten vastleggen
2 personen
12
Instructeurs voor proeflessen vastleggen
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boten en trailers inspecteren
3 personen
15
Reddingsmiddelen inspecteren
2 personen
16
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
17
Activiteitenschema afdrukken
18
Route- en parkeerinformatie publiceren
19
Bezoekerslijst controleren
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Voorraadkast controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Catering gekoeld opslaan
2 personen
27
Boten naar steiger brengen
4 personen
28
Steigers en looproutes controleren
3 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
4 personen
33
Koelboxen vullen
2 personen
34
Geluid en microfoon testen
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Reddingsvesten klaarleggen
3 personen
37
Watersportmateriaal klaarzetten
4 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
8 personen
40
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

41
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers registreren
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Rondvaarten begeleiden
4 personen
45
Proeflessen begeleiden
4 personen
46
Reddingsvesten uitgeven
2 personen
47
Watersportmateriaal uitgeven
2 personen
48
Veiligheid op de steiger bewaken
2 personen
49
Informatie over lidmaatschap geven
2 personen
50
Demonstraties aankondigen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Avondverlichting inschakelen
2 personen
57
Laatste rondvaart afronden
4 personen
58
Afsluitend woord verzorgen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Catering afbouwen
4 personen
61
Boten veilig vastleggen
4 personen
62
Watersportmateriaal innemen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
68
Boten en materiaal reinigen
4 personen
69
Materiaal droog opslaan
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten veilig opslaan
2 personen
72
Bezoekers nabellen over lidmaatschap
2 personen
73
Foto's en bedankbericht publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Geluidsspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Reddingsvestenaantal 40
Kajaksaantal 6
Peddelsaantal 8
Supboardsaantal 4
Sup-peddelsaantal 5
Zeilbotenaantal 3
Motorbotenaantal 2
Landvastenaantal 12
Stootwillenaantal 12
Peddelblokkenaantal 6
Waterdichte tonnenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Zaklampenaantal 6
Afzethekkenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Verenigingsvlaggenaantal 6
Informatiebordenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelmattenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan proeflessen en rondvaarten in duidelijke tijdsblokken en koppel per blok een vrijwilliger, instructeur of schipper. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk bij dezelfde boot of steiger wachten.
Regel havenafspraken en ligplaatsen vroeg in het proces. Zonder bevestiging van het havenbeheer kun je het programma, de demonstraties en de bezoekersroute niet betrouwbaar publiceren.
Maak veiligheid zichtbaar vóór de eerste activiteit: inspecteer boten, trailers en reddingsmiddelen en leg per activiteit een korte instructie vast. Controleer ook of reddingsvesten, EHBO-koffers en waterdichte tonnen op de juiste plek liggen.
Bereken catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Koel dranken pas nadat de aantallen zijn gecontroleerd en houd extra bekers, borden en bestek achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Publiceer route- en parkeerinformatie samen met het activiteitenschema en controleer de bezoekerslijst op de dag zelf. Zet naamkaartjes, microfoon en speakers klaar vóór de ontvangst, zodat uitleg en wijzigingen iedereen bereiken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een watersportvereniging open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, havenbeheer, ligplaatsen, melding en verzekeringsdekking. Open daarna de aanmelding, zodat je ongeveer 2 weken voor de open dag de bezetting, vrijwilligers en catering kunt vastleggen.
Hoeveel schippers en instructeurs heb ik nodig voor een open dag?: Plan per gelijktijdig varende rondvaart of proefles minimaal 1 schipper of instructeur. Werk je met 3 gelijktijdige activiteiten, dan heb je dus minstens 3 gekwalificeerde begeleiders nodig, plus vrijwilligers voor ontvangst en begeleiding aan de wal.
Wanneer moet ik de catering voor een watersportvereniging open dag inkopen?: Controleer de aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 7 dagen vooraf en bereken dan de hoeveelheden. Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder; haal gekoelde producten en koel dranken bij voorkeur 1 dag vooraf.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een watersport open dag?: Controleer vóór de eerste bezoekers de boten, trailers, reddingsmiddelen, EHBO-koffers, steigers en activiteitenmaterialen. Loop ook het programma, de bezoekerslijst, parkeerroute, stroomvoorziening en geluidsapparatuur minstens 60 minuten voor opening door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.