Tag der offenen Tür im Wassersportverein organisieren

Ein Tag der offenen Tür im Wassersportverein braucht mehr als offene Tore und ein paar Boote. Lege zuerst Programm, Liegeplätze und Sicherheitsabläufe fest, bevor du Einladungen verschickst. Für Rundfahrten, Schnupperstunden und Anmeldungen müssen genügend Skipper, Instruktoren und Helfer eingeplant sein. Besonders häufig werden Hafenfreigabe, Rettungsmittel, wetterfeste Ausstattung und die Verpflegungsmengen zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Aktivitäten festlegen
3 Personen
2
Termin mit der Hafenverwaltung bestätigen
2 Personen
3
Liegeplätze für Demonstrationen reservieren
2 Personen
4
Meldung für die Veranstaltung einreichen
2 Personen
5
Versicherungsschutz prüfen
6
Einladungen verschicken
3 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige für Aktivitäten einteilen
2 Personen
11
Skipper für Rundfahrten festlegen
2 Personen
12
Instruktoren für Schnupperstunden festlegen
2 Personen
13
Cateringmengen berechnen
2 Personen
14
Boote und Trailer inspizieren
3 Personen
15
Rettungsmittel inspizieren
2 Personen
16
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
17
Aktivitätenplan ausdrucken
18
Routen- und Parkinformationen veröffentlichen
19
Besucherliste prüfen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Vorratskammer prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Catering gekühlt lagern
2 Personen
27
Boote zum Steg bringen
4 Personen
28
Stege und Laufwege kontrollieren
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
32
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
33
Kühlboxen füllen
2 Personen
34
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Rettungswesten bereitlegen
3 Personen
37
Wassersportausrüstung bereitstellen
4 Personen
38
Beschilderung anbringen
3 Personen
39
Sicherheitsbriefing geben
8 Personen
40
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

41
Empfangstheke besetzen
2 Personen
42
Besucher registrieren
2 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Bootstouren begleiten
4 Personen
45
Schnupperstunden betreuen
4 Personen
46
Schwimmwesten ausgeben
2 Personen
47
Wassersportmaterial ausgeben
2 Personen
48
Sicherheit auf dem Steg überwachen
2 Personen
49
Informationen zur Mitgliedschaft geben
2 Personen
50
Vorführungen ankündigen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
57
Letzte Rundfahrt abschließen
4 Personen
58
Abschlusswort halten
59
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Catering abbauen
4 Personen
61
Boote sicher festmachen
4 Personen
62
Wassersportmaterial einsammeln
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
65
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
68
Boote und Material reinigen
4 Personen
69
Material trocken lagern
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen sicher lagern
2 Personen
72
Besucher wegen Mitgliedschaft nachfassen
2 Personen
73
Fotos und Dankesnachricht veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Sportmaterial

SchwimmwestenAnz. 40
KajaksAnz. 6
PaddelAnz. 8
SUP-BoardsAnz. 4
SUP-PaddelAnz. 5
SegelbooteAnz. 3
MotorbooteAnz. 2
FestmacherleinenAnz. 12
FenderAnz. 12
PaddelblöckeAnz. 6
Wasserdichte TonnenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsringeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
VereinsfahnenAnz. 6
InfotafelnAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KühlmattenAnz. 8
Zangen und ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige den Termin mit der Hafenverwaltung und reiche die Veranstaltungsmeldung frühzeitig ein. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein, weil Liegeplätze für Demonstrationen und Zufahrtsinformationen zusammenpassen müssen.
Trenne Rundfahrten und Schnupperstunden organisatorisch. Lege feste Zeitfenster von etwa 30 bis 45 Minuten fest und ordne jedem Boot einen Skipper beziehungsweise jeder Einführung einen Instruktor zu.
Prüfe Boote, Trailer und Rettungsmittel nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Schwimmwesten, Erste-Hilfe-Koffer, Festmacherleinen und Fender mindestens 7 Tage vorher und ersetze fehlendes Material rechtzeitig.
Öffne die Anmeldung früh und frage dabei Ernährungswünsche ab. Eine Besucherliste, Namensschilder und eine Einteilung der Freiwilligen sollten spätestens 2 Tage vor dem Termin fertig sein.
Plane Getränke und Kühlung nach dem tatsächlichen Ablauf. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro erwachsener Person rechnen; stelle Kühlboxen, wiederverwendbare Becher und zusätzliche Abfallbehälter an den Ausgabestellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Wassersportverein anmelden?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Abstimmung mit der Hafenverwaltung und der Veranstaltungsanzeige. So bleibt Zeit, Liegeplätze, Versicherungsschutz und Sicherheitsvorgaben zu klären.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Wassersportverein?: Rechne pro gleichzeitig laufender Aktivität mit mindestens 2 Helfern: eine Person für die Betreuung und eine für Einweisung oder Organisation. Für Rundfahrten, Schnupperstunden, Anmeldung, Catering und Sicherheit kommen meist mindestens 10 bis 12 Personen zusammen.
Wie lange sollten Schnupperfahrten und Rundfahrten dauern?: Plane einzelne Slots von 30 bis 45 Minuten und lasse dazwischen etwa 15 Minuten für Rückkehr, Wechsel und Sicherheitskontrolle. Die genaue Zahl der Fahrten hängt von Booten, Skippern und Liegeplätzen ab.
Wie viel Getränke braucht man beim Tag der offenen Tür?: Für die erste Stunde sind etwa 2 bis 3 Getränke pro erwachsener Person eine brauchbare Ausgangsmenge. Bei warmem Wetter, längeren Öffnungszeiten oder vielen Aktivitäten auf dem Wasser solltest du zusätzlich Reserve einplanen und die Getränke frühzeitig kühlen.

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