Organiser une journée portes ouvertes dans un club nautique

Une journée portes ouvertes nautique se prépare d’abord à terre, puis sur l’eau. Fixez le programme, obtenez l’accord de l’autorité portuaire et répartissez les créneaux entre démonstrations, sorties et cours d’essai. Les inscriptions servent à dimensionner les équipages, les gilets de sauvetage, le catering et les bénévoles. Gardez enfin une marge pour les contrôles de sécurité, les retards et les visiteurs qui arrivent sans inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le programme et les activités
3 personnes
2
Confirmer la date avec l'autorité portuaire
2 personnes
3
Réserver des emplacements pour les démonstrations
2 personnes
4
Soumettre la déclaration pour l’événement
2 personnes
5
Vérifier la couverture d'assurance
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles dans les activités
2 personnes
11
Réserver les capitaines pour les croisières
2 personnes
12
Confirmer les instructeurs pour les cours d’essai
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Inspecter les bateaux et les remorques
3 personnes
15
Inspecter les équipements de sauvetage
2 personnes
16
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
17
Imprimer le programme des activités
18
Publier les informations sur l’itinéraire et le parking
19
Vérifier la liste des participants
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Vérifier le placard de stockage
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Stocker le catering au frais
2 personnes
27
Amener les bateaux au ponton
4 personnes
28
Contrôler les passerelles et les voies de circulation
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
33
Remplir les glacières
2 personnes
34
Tester le son et le micro
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Préparer les gilets de sauvetage
3 personnes
37
Préparer le matériel de sports nautiques
4 personnes
38
Installer la signalisation
3 personnes
39
Donner le briefing de sécurité
8 personnes
40
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

41
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Accompagner les croisières
4 personnes
45
Encadrer les cours d’essai
4 personnes
46
Distribuer les gilets de sauvetage
2 personnes
47
Distribuer le matériel de sports nautiques
2 personnes
48
Veiller à la sécurité sur la passerelle
2 personnes
49
Donner des informations sur l'adhésion
2 personnes
50
Annoncer les démonstrations
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
57
Terminer la dernière croisière
4 personnes
58
Préparer le mot de clôture
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Démonter le catering
4 personnes
61
Amarrer les bateaux en toute sécurité
4 personnes
62
Récupérer le matériel de sports nautiques
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
65
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
68
Nettoyer les bateaux et le matériel
4 personnes
69
Stocker le matériel au sec
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
72
Rappeler les visiteurs au sujet de l’adhésion
2 personnes
73
Publier les photos et le message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Gilets de sauvetageqté 40
Kayaksqté 6
Pagaiesqté 8
Planches de supqté 4
Pagaies de SUPqté 5
Voiliersqté 3
Bateaux à moteurqté 2
Aussièresqté 12
Boudins de pare-battageqté 12
Blocs de rameqté 6
Tonneaux étanchesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Lampes de pocheqté 6
Barrières de sécuritéqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’associationqté 6
Panneaux d'informationqté 10
Porte-nomsqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Thermosqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant la date : validez les activités, les emplacements de démonstration, la déclaration de l’événement et la couverture d’assurance avant d’envoyer les invitations.
Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines à l’avance et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Utilisez les inscrits pour répartir les bénévoles, confirmer les capitaines et dimensionner les cours d’essai.
Prévoyez un briefing de sécurité de 10 minutes avant chaque activité sur l’eau. Contrôlez les bateaux, remorques et équipements de sauvetage la veille, plutôt que le matin de l’accueil.
Préparez les informations pratiques 7 jours avant : itinéraire, stationnement, horaires et point d’accueil. Imprimez le programme et les badges nominatifs, car le réseau mobile peut être irrégulier au bord de l’eau.
Le jour J, refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et placez les collations, gobelets et poubelles près de l’espace d’accueil. Gardez une réserve de 10 % pour les visiteurs non inscrits et les portions supplémentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes nautique ?: Prévoyez 8 à 12 semaines. Les autorisations portuaires, la déclaration, l’assurance et la réservation des capitaines peuvent prendre plusieurs semaines, surtout en période chargée.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les groupes par activité.
Combien de gilets de sauvetage faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un gilet adapté par personne présente sur l’eau, plus 10 % de réserve pour les changements de taille et les visiteurs supplémentaires. Vérifiez les équipements avant le jour J.
Quand vérifier les bateaux et le matériel de sécurité ?: Faites une inspection complète la veille, puis un contrôle rapide 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les bateaux, remorques, gilets, trousses de premiers secours et moyens de communication.

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