Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una asociación de deportes acuáticos

Una jornada de puertas abiertas en un puerto combina visitas, clases de prueba y paseos en barco, por lo que necesita una coordinación más precisa que una reunión en tierra. Empieza cerrando el programa y la fecha con la autoridad portuaria antes de abrir las inscripciones. Después asigna instructores, patrones y voluntarios, revisa embarcaciones y equipos de rescate, y comunica claramente la ruta, el aparcamiento y las normas de seguridad. El día anterior, deja preparado el catering, la señalización y el material de recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el programa y las actividades
3 personas
2
Confirmar la fecha con la autoridad portuaria
2 personas
3
Reservar atraques para demostraciones
2 personas
4
Presentar el informe del evento
2 personas
5
Comprobar la cobertura del seguro
6
Enviar invitaciones
3 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios a actividades
2 personas
11
Confirmar los patrones para los paseos en barco
2 personas
12
Fijar a los instructores para las clases de prueba
2 personas
13
Calcular las cantidades de catering
2 personas
14
Inspeccionar barcos y remolques
3 personas
15
Inspeccionar los equipos de rescate
2 personas
16
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
17
Imprimir el programa de actividades
18
Publicar información sobre ruta y aparcamiento
19
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Comprobar la despensa
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
4 personas
26
Guardar el catering en frío
2 personas
27
Llevar los barcos al muelle
4 personas
28
Comprobar los muelles y los recorridos peatonales
3 personas
29
Montar las carpas
6 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar el mostrador de recepción
2 personas
32
Montar el buffet de catering
4 personas
33
Llenar las neveras portátiles
2 personas
34
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
35
Colgar la iluminación
3 personas
36
Preparar los chalecos salvavidas
3 personas
37
Preparar el material de deportes acuáticos
4 personas
38
Colocar la señalización
3 personas
39
Dar la charla de seguridad
8 personas
40
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

41
Atender la recepción
2 personas
42
Registrar a los visitantes
2 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Acompañar los paseos en barco
4 personas
45
Guiar las clases de prueba
4 personas
46
Distribuir chalecos salvavidas
2 personas
47
Entregar el material de deportes acuáticos
2 personas
48
Vigilar la seguridad en el muelle
2 personas
49
Dar información sobre la membresía
2 personas
50
Anunciar las demostraciones
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Encender la iluminación nocturna
2 personas
57
Cerrar el último paseo en barco
4 personas
58
Pronunciar las palabras de cierre
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar el catering
4 personas
61
Asegurar las embarcaciones
4 personas
62
Recoger el material de deportes acuáticos
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
65
Recoger y retirar la basura
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
68
Limpiar barcos y material
4 personas
69
Guardar el material en seco
3 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
72
Llamar a los visitantes sobre la afiliación
2 personas
73
Publicar las fotos y el mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Papeleracant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Material deportivo

Chalecos salvavidascant. 40
Kayakscant. 6
Remeroscant. 8
Tabla de paddle surfcant. 4
Paddles de supcant. 5
Velerocant. 3
Lanchas a motorcant. 2
Cabos de amarrecant. 12
Defensascant. 12
Bloques de remoscant. 6
Bidones impermeablescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Boyas de rescatecant. 4
Linternascant. 6
Vallas de separacióncant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de la asociacióncant. 6
Paneles informativoscant. 10
Portanombrescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Termoscant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Pinzas y cucharonescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y los atraques con la autoridad portuaria con varias semanas de margen; sin esa confirmación no publiques invitaciones ni abras el formulario de inscripción.
Divide el programa en franjas horarias y limita el número de participantes por actividad. Confirma a los patrones de los paseos y a los instructores de las clases al menos 7 días antes.
Asigna un voluntario por punto de atención y actividad, además de una persona responsable de las inscripciones. Prepara la lista de visitantes y las tarjetas de nombre antes de la apertura.
Haz una inspección específica de barcos, remolques y equipos de rescate el día anterior. Comprueba que haya chalecos salvavidas adecuados, botiquines, cabos de amarre y defensas disponibles.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, y enfría las bebidas con tiempo. Deja impresos el programa, las instrucciones de seguridad y la información sobre ruta y aparcamiento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas náutica?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva los atraques, confirma la fecha con la autoridad portuaria y comprueba el seguro al principio; deja la compra y la preparación de aperitivos para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de deportes acuáticos?: Ábrelas cuando el programa, los horarios y los límites de cada actividad estén confirmados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para poder asignar voluntarios y calcular el catering.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos una persona por actividad simultánea, una para recepción y otra para coordinar incidencias. Si hay cuatro actividades a la vez, parte de un mínimo de 6 voluntarios y añade apoyo para los cambios de turno.
¿Qué hay que revisar antes de ofrecer paseos en barco?: Haz la revisión de las embarcaciones y del material de rescate el día anterior y repítela visualmente antes de cada salida. Confirma también los patrones, los chalecos salvavidas para todos los pasajeros y las instrucciones de seguridad impresas.

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