Zo organiseer je een veilig watersportkamp

Een watersportkamp organiseer je in een vaste volgorde: eerst leg je datum, programma, locatie en vaargebied vast, daarna regel je materiaal en begeleiding. Open vervolgens de aanmelding en verzamel dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten voordat je groepen indeelt. In de laatste week controleer je het weer, de veiligheidsmiddelen en het terrein. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, duidelijke briefing en een alternatief programma als varen door regen of wind niet kan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en vaargebied reserveren
3
Watersportmateriaal reserveren
4
Begeleiders en instructeurs vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Medische gegevens controleren
2 personen
10
Noodcontacten controleren
2 personen
11
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
12
Begeleidersbriefing voorbereiden
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Watersportmateriaal controleren
3 personen
17
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen
18
Deelnemersinformatie printen
19
Noodnummers en route printen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
23
Terrein controleren
2 personen
24
Tafels en banken plaatsen
3 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Kleedruimtes inrichten
3 personen
27
Watersportstations opbouwen
5 personen
28
Veiligheidszone markeren
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Polsbandjes uitdelen
2 personen
32
Welkomstdrank serveren
2 personen
33
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
34
Zwemvaardigheid controleren
4 personen
35
Reddingsvesten uitdelen
4 personen
36
Kajak- en kanoinstructie geven
4 personen
37
SUP-instructie geven
4 personen
38
Eerste watersportronde begeleiden
6 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
41
Tweede watersportronde begeleiden
6 personen
42
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
43
Diner serveren
5 personen
44
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
45
Avondspel begeleiden
4 personen
46
Warme dranken serveren
2 personen
47
Deelnemers uitchecken
3 personen
48
Reddingsvesten innemen
4 personen

Nazorg

49
Watersportmateriaal verzamelen
5 personen
50
Materiaal afspoelen en drogen
4 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
53
Tafels en banken opruimen
3 personen
54
Kleedruimtes schoonmaken
2 personen
55
Terrein schoonmaken
3 personen
56
Voorraad en schade noteren
2 personen
57
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
58
Gevonden voorwerpen sorteren
59
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
60
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapbankenaantal 10
Klapstoelenaantal 12
Partytentenaantal 3
Kleedkamertentenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Sportmateriaal

Kajaksaantal 12
Peddelsaantal 16
Stand-up paddleboardsaantal 10
SUP-peddelsaantal 12
Kano'saantal 4
Kano-peddelsaantal 10
Reddingsvesten jeugdaantal 35
Reddingsvesten volwassenenaantal 10
Waterballenaantal 12
Waterpolodoelenaantal 2
Teambandenaantal 40
Waterdichte opbergzakkenaantal 12
Nattevloerrollenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Waterdichte portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 10
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Registratie

Registratiebord
Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 60
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Waterdichte documentenhoezenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 3
Vloertrekkersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, vaargebied, kajaks, kano’s en SUP-materiaal tegelijk. Controleer uiterlijk een week vooraf of de aantallen, peddels en jeugd- en volwassenreddingsvesten compleet zijn.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam: noteer per deelnemer medische gegevens, dieetwensen en een noodcontact. Maak de groepsindeling minimaal 3 dagen vooraf, zodat begeleiders weten wie bij hen hoort.
Plan per watersessie een veiligheidsbriefing van 10 minuten. Wijs begeleiders aan voor materiaalcontrole, toezicht en communicatie en leg waterdichte portofoons, fluitjes, reddingsboeien en werplijnen vooraf klaar.
Zet een regenprogramma klaar vóór je de weersverwachting controleert. Leg activiteiten op het droge, een binnenruimte of partytenten vast en neem natte kleding, waterdichte opbergzakken en kleedkamertenten mee in de terreininrichting.
Maak lunchpakketten en drinken de avond ervoor klaar en label allergieën duidelijk. Zet op de registratietafel de deelnemersinformatie, noodnummers en route; zo verlies je bij aankomst geen tijd aan zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een watersportkamp organiseren?: Leg locatie, vaargebied, materiaal en begeleiders bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de start en sluit de aanmelding 1 tot 2 weken vooraf, zodat je groepen en maaltijden kunt plannen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een watersportkamp?: Dat hangt af van leeftijd, vaargebied en groepsgrootte, maar plan per groep minimaal één vaste begeleider en extra toezicht bij beginners. Maak de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf en bespreek die tijdens een briefing van 30 minuten.
Wanneer controleer je het weer voor een watersportkamp?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf voor een eerste besluit en opnieuw op de ochtend zelf. Bepaal uiterlijk 2 uur voor vertrek of het vaarprogramma doorgaat en wanneer je overschakelt op het regenprogramma.
Wat moet je regelen voor de veiligheid op het water?: Controleer voor elke sessie de reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, fluitjes en portofoons. Houd daarnaast per groep een EHBO-koffer en actuele noodnummers beschikbaar en geef deelnemers vóór het varen een veiligheidsinstructie van 10 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.