Zo organiseer je een vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met duidelijkheid voor deelnemers en bezoekers. Bevestig eerst datum en locatie, leg voorwaarden vast en verzamel aanmeldingen via één formulier. Daarna maak je de standindeling, plan je het welkomstteam en regel je catering, stroom en bewegwijzering. De laatste week draait vooral om controleren: zijn alle deelnemers bevestigd, liggen de naambadges klaar en weet iedereen waar hij moet zijn? Met de taken en benodigdheden op deze pagina werk je de markt stap voor stap af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotietekst publiceren
6
Posters verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemerslijst bijhouden
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Standhouders informeren
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
Welkomstteam inplannen
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Tafels en stoelen reserveren
17
Partytenten reserveren
18
Stroompunten controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst afronden
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Plattegrond afdrukken
22
Informatieborden afdrukken
23
Routebordjes voorbereiden
2 personen
24
Standnummers maken
25
Deelnemers herinneren
26
Vrijwilligers herinneren
27
Voorraad controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Materialen verzamelen
3 personen
32
Informatietafel inpakken
2 personen

Event

33
Catering klaarzetten
3 personen
34
Locatie openen
2 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen plaatsen
3 personen
38
Standnummers plaatsen
2 personen
39
Informatietafel inrichten
2 personen
40
Routebordjes plaatsen
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Stroom aansluiten
2 personen
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
45
Welkomsttafel bemannen
2 personen
46
Bezoekers ontvangen
3 personen
47
Programma toelichten
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Bezoekers informeren
2 personen
54
Fotomomenten vastleggen
55
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
56
Standhouders uitchecken
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Tafels leegmaken
3 personen

Nazorg

59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Keuken schoonmaken
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen controleren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Stroom uitschakelen
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Foto's archiveren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Klaptafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4
Handmicrofoon
Megafon
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Scharenaantal 6
Plakbandrollenaantal 8
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 3
Prikbordenaantal 8
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 8
Flipover
Flipoverpapier
Bezoekersregistratiebox
Naambadgehoudersaantal 250
Informatiefoldersaantal 300
Programmaflyersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Standbordjesaantal 30
Routebordjesaantal 12
Pijltapeaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Decoratieve plantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 2
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving niet pas op de dag zelf: verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf een bevestiging met aankomsttijd, standnummer en praktische voorwaarden.
Maak de standindeling nadat de deelnemerslijst grotendeels vaststaat. Reserveer per stand de benodigde tafelruimte en informeer standhouders minimaal 5 dagen vooraf over hun plek en opbouwtijd.
Plan het welkomstteam in blokken van 2 uur, met ten minste 2 mensen tegelijk bij de ingang. Zij kunnen bezoekers verwijzen met een plattegrond, routebordjes en informatieborden.
Controleer stroompunten vóór je koffiezetapparaten, waterkokers en geluidsapparatuur indeelt. Neem per gebruikt punt een verlengkabel of kabelhaspel mee en werk kabels weg zodat looproutes vrij blijven.
Bereken catering apart voor deelnemers, vrijwilligers en bezoekers. Zet koffie, thee en water ruim vóór opening klaar en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je niet op het laatste moment hoeft bij te kopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en het aanmeldformulier. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, standindeling, catering, bewegwijzering en een controle van materialen.
Wanneer moet je deelnemers voor een vrijwilligersmarkt uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de markt. Sluit de aanmelding bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor de standindeling en het verwerken van dieetwensen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 2 mensen voor het welkomstteam tijdens drukke aankomsturen en wijs daarnaast een coördinator aan voor de standhouders. Maak het rooster in blokken van 2 uur, zodat niemand de hele markt achter de balie staat.
Wat moet je een week voor de vrijwilligersmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de bevestigde deelnemerslijst, standnummers, cateringhoeveelheden, tafels en stoelen, partytenten, stroompunten en bewegwijzering. Stuur deelnemers daarna nog één herinnering met locatie, tijden en praktische instructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.