So organisierst du einen Freiwilligenmarkt
Ein Freiwilligenmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort und Teilnahmebedingungen festlegen, dann Anmeldungen sammeln und die Stände planen. Danach folgen Helferplan, Ausstattung, Catering und die Orientierung vor Ort. Plane nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch die letzte Woche: Teilnehmende brauchen eine Erinnerung, Standnummern müssen verteilt und Stromanschlüsse geprüft werden. Mit dem fertigen Plan behältst du alle 72 Aufgaben und 71 benötigten Dinge im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbetext veröffentlichen
- 6
Poster verteilen
3 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Teilnehmerliste führen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 12
Standbetreiber informieren
- 13
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 14
Willkommensteam einplanen
- 15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 16
Tische und Stühle reservieren
- 17
Partyzelte reservieren
- 18
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 19
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Lageplan drucken
- 22
Informationsschilder drucken
- 23
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
- 24
Standnummern erstellen
- 25
Teilnehmer erinnern
- 26
Freiwillige erinnern
- 27
Bestand prüfen
2 Personen
- 28
Einkaufen gehen
3 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 32
Infotisch einpacken
2 Personen
Event
- 33
Catering bereitstellen
3 Personen
- 34
Location öffnen
2 Personen
- 35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 36
Tische aufstellen
4 Personen
- 37
Stühle aufstellen
3 Personen
- 38
Standnummern anbringen
2 Personen
- 39
Infotisch einrichten
2 Personen
- 40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 41
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 42
Strom anschließen
2 Personen
- 43
Aussteller empfangen
3 Personen
- 44
Aussteller zum Stand begleiten
3 Personen
- 45
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 46
Besucher empfangen
3 Personen
- 47
Programm vorstellen
- 48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 49
Snacks servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 53
Besucher informieren
2 Personen
- 54
Fotomomente festhalten
- 55
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
- 56
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Tische abräumen
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 61
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Küche reinigen
2 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Materialien prüfen
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Strom ausschalten
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Fotos archivieren
- 72
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 24
- KlappischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- TeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
- Handmikrofon
- Megafon
- PowerbanksAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 8
- StifteAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- ScherenAnz. 6
- KlebebandrollenAnz. 8
- TackerAnz. 3
- KlammernAnz. 3
- PinnwändeAnz. 8
- WhiteboardsAnz. 2
- WhiteboardmarkerAnz. 8
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- Besucherregistrierungsbox
- NamensschildhalterAnz. 250
- InformationsbroschürenAnz. 300
- ProgrammflyerAnz. 300
- PläneAnz. 250
- StandbeschilderungAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- MarkierungsklebebandAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- Dekorative PflanzenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 12
- KlebestreifenAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
- SeilAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallzangenAnz. 2
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HanddesinfektionsspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort fest, bevor du Einladungen und Werbetexte verschickst. Die Teilnahmebedingungen und das Anmeldeformular sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt bereitstehen.
- Führe die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Bestätige die Teilnahme erst, wenn Standbedarf und Angaben vollständig sind.
- Erstelle die Standaufteilung, sobald die Anmeldungen belastbar sind, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Informiere Standbetreiber danach mit Standnummer, Aufbauzeit und Lageplan.
- Plane das Willkommensteam und den Freiwilligenplan nicht für den letzten Tag. Teile die Helfer mindestens 7 Tage vorher ein, damit Ausfälle noch ersetzt werden können.
- Prüfe eine Woche vorher Tische, Stühle, Partyzelte und Stromanschlüsse. Drucke Lageplan, Informationsschilder, Wegweiser und Standnummern spätestens 2 Tage vor dem Markt und erinnere die Teilnehmenden erneut.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Anmeldung. Für Einladungen und Werbung bleiben dann mindestens 6 Wochen, um genügend Anmeldungen zu sammeln.
- Wann muss der Standplan für einen Freiwilligenmarkt fertig sein?
- Plane die Stände 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Die Standbetreiber sollten ihre Standnummer und den Lageplan spätestens 7 Tage vorher erhalten.
- Wie viele Helfer braucht ein Freiwilligenmarkt?
- Plane mindestens ein Willkommensteam mit 2 Personen für Einlass und Fragen ein und verteile zusätzlich Aufbau, Betreuung und Abbau. Erstelle den Einsatzplan 7 Tage vorher und halte 1 bis 2 Ersatzpersonen bereit.
- Wann sollte man Catering und Getränke für den Freiwilligenmarkt berechnen?
- Berechne die Mengen nach der bestätigten Teilnehmerzahl, etwa 7 bis 10 Tage vor dem Markt. Schließe die Einkaufsliste spätestens 3 Tage vorher ab und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.
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