Organiser un marché des bénévoles, étape par étape

Un marché des bénévoles se prépare d’abord comme un exercice de coordination : date, lieu, conditions de participation et inscriptions doivent être verrouillés avant la communication. Ensuite, vous transformez les réponses en plan de stands, en horaires d’accueil et en besoins matériels précis. Les oublis arrivent souvent juste avant l’ouverture : alimentation électrique, signalétique, badges, quantités de repas ou confirmation des exposants. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au rappel final des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier le texte promotionnel
6
Distribuer les affiches
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Tenir à jour la liste des participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Informer les exposants
13
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
14
Planifier l’équipe d’accueil
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Réserver des tables et des chaises
17
Réserver des tentes de réception
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Finaliser la liste de courses
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer le plan
22
Imprimer les panneaux d’information
23
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
24
Créer les numéros de stand
25
Rappeler les participants
26
Rappeler les bénévoles
27
Vérifier les stocks
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Rassembler le matériel
3 personnes
32
Faire le packing de la table d’information
2 personnes

Événement

33
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
34
Ouvrir le lieu
2 personnes
35
Monter les tentes de réception
4 personnes
36
Installer les tables
4 personnes
37
Installer les chaises
3 personnes
38
Placer les numéros des stands
2 personnes
39
Aménager le stand d’information
2 personnes
40
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Brancher l’électricité
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
45
Tenir la table d’accueil
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Présenter le programme
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Informer les visiteurs
2 personnes
54
Immortaliser les moments photo
55
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
56
Faire le check-out des exposants
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Dégager les tables
3 personnes

Suivi

59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Vérifier le matériel
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Couper l’électricité
2 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Archiver les photos
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 24
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Microphone à main
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 3
Panneaux d’affichageqté 8
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Paperboard
Papier pour chevalet
Boîte d'enregistrement des visiteurs
Supports de badges nominatifsqté 250
Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 300
Plansqté 250
Panneaux de standqté 30
Panneaux d’orientationqté 12
Ruban de marquageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantes décorativesqté 12
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Serre-câblesqté 100
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis rédigez les conditions de participation avant de créer le formulaire. Prévoyez au moins quelques jours entre l’envoi des invitations et la date limite d’inscription pour pouvoir relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez séparément les besoins alimentaires. Une liste de participants mise à jour chaque semaine évite de commander le catering sur une estimation dépassée.
Établissez le plan des stands avant d’informer les exposants. Indiquez à chacun son numéro, son emplacement, les horaires d’arrivée et le matériel prévu, notamment les tables, chaises et tentes de réception.
Organisez l’accueil avec un planning précis plutôt qu’avec une simple liste de volontaires. Prévoyez plusieurs personnes au début, lorsque les participants cherchent leur stand, leur badge et les panneaux d’itinéraire.
Vérifiez les besoins techniques au moins 48 heures avant l’ouverture : points d’alimentation, rallonges, multiprises et matériel de sonorisation. Imprimez aussi le plan, les panneaux d’information et les numéros de stand avant le jour du marché.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un marché des bénévoles ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés. Gardez idéalement au moins 10 à 14 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, confirmer les participants et organiser les stands.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants au moins 5 à 7 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le plan des stands, les badges, les numéros et les besoins alimentaires.
Quand calculer les quantités de catering ?: Calculez-les après la clôture des inscriptions ou dès que la liste des participants est suffisamment stable, généralement 3 à 5 jours avant l’événement. Ajoutez une petite marge plutôt que de commander sur le nombre d’invitations envoyées.
Que vérifier la veille d’un marché des bénévoles ?: La veille, vérifiez les tables, chaises et tentes, les points d’alimentation, les rallonges, la signalétique et le matériel d’accueil. Préparez également les badges et rappelez aux participants leur horaire d’arrivée et leur numéro de stand.

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