Cómo organizar un mercado de voluntarios sin perder el control
Organizar un mercado de voluntarios empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, define las condiciones de participación y abre un formulario de inscripción. Después convierte las inscripciones en un plano de puestos, turnos y necesidades concretas de catering, mobiliario y electricidad. La última semana sirve para confirmar asistentes, imprimir la información y recordar a cada responsable dónde debe estar y a qué hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar el texto promocional
- 6
Distribuir carteles
3 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Llevar la lista de participantes
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Confirmar participantes
2 personas
- 11
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 12
Informar a los responsables de los stands
- 13
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 14
Planificar el equipo de bienvenida
- 15
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 16
Reservar mesas y sillas
- 17
Reservar carpas de fiesta
- 18
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 19
Finalizar la lista de compras
2 personas
- 20
Preparar acreditaciones
2 personas
- 21
Imprimir el plano
- 22
Imprimir los paneles informativos
- 23
Preparar los carteles de ruta
2 personas
- 24
Crear números de stand
- 25
Recordar a los participantes
- 26
Recordar a los voluntarios
- 27
Comprobar el inventario
2 personas
- 28
Hacer la compra
3 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
3 personas
- 31
Reunir los materiales
3 personas
- 32
Empaquetar la mesa de información
2 personas
Evento
- 33
Preparar la restauración
3 personas
- 34
Abrir la ubicación
2 personas
- 35
Montar las carpas
4 personas
- 36
Montar mesas
4 personas
- 37
Colocar las sillas
3 personas
- 38
Colocar números de stand
2 personas
- 39
Montar la mesa de información
2 personas
- 40
Colocar señales de ruta
2 personas
- 41
Colgar la decoración
3 personas
- 42
Conectar la corriente
2 personas
- 43
Recibir a los expositores
3 personas
- 44
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
- 45
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
- 46
Recibir a los visitantes
3 personas
- 47
Presentar el programa
- 48
Servir café y té
3 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Apoyar a los expositores
2 personas
- 53
Informar a los visitantes
2 personas
- 54
Capturar los momentos fotográficos
- 55
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
- 56
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Despejar las mesas
3 personas
Seguimiento
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Desmontar las carpas
4 personas
- 61
Apilar mesas y sillas
4 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Limpiar la cocina
2 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Comprobar los materiales
2 personas
- 67
Recoger objetos perdidos
- 68
Cortar la electricidad
2 personas
- 69
Cerrar el recinto
2 personas
- 70
Devolver los materiales
2 personas
- 71
Archivar fotos
- 72
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 24
- Mesas plegablescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 4
- Micrófono de mano
- Megáfono
- Baterías externascant. 4
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Tijerascant. 6
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Grapadorascant. 3
- Grapascant. 3
- Tableros de corchocant. 8
- Pizarras blancascant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Pizarra de papel
- Papel de rotafolio
- Caja de registro de visitantes
- Portanombrescant. 250
- Folletos informativoscant. 300
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Carteles de standcant. 30
- Carteles de rutacant. 12
- Cinta de marcarcant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Plantas decorativascant. 12
- Decoración de mesacant. 12
- Tiras adhesivascant. 4
- Bridascant. 100
- Cuerdacant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Pinzas de basuracant. 2
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las condiciones de participación antes de enviar invitaciones. Si cambias esos datos después, tendrás que corregir el formulario, los carteles y los mensajes ya enviados.
- No esperes al último día para hacer el plano de puestos. En cuanto tengas las primeras inscripciones, anota el tamaño o las necesidades de cada stand y deja pasillos claros para el público.
- Calcula el catering a partir de participantes confirmados y preferencias dietéticas, no de estimaciones iniciales. Revisa las cantidades cuando cierres la lista y reserva con tiempo mesas, sillas y carpas.
- Comprueba la electricidad sobre el terreno antes del montaje: localiza los puntos disponibles y mide si los cables alargadores llegan sin cruzar las zonas de paso. Lleva regletas y enrollacables para mantener las conexiones ordenadas.
- Prepara la bienvenida y la señalización con varios días de margen. Las acreditaciones, los números de stand, el plano, los paneles informativos y los carteles de ruta deben estar impresos antes de que empiece el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de voluntarios?
- Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, redactar las condiciones, abrir inscripciones y enviar invitaciones. Reserva carpas, mesas y sillas en cuanto conozcas el tamaño aproximado del mercado.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, terminar el plano de puestos y preparar los turnos de voluntarios.
- ¿Cómo se organiza el plano de puestos?
- Haz una primera versión cuando las inscripciones estén avanzadas y ciérrala como máximo 5 días antes. Coloca los stands según sus necesidades, numéralos y comunica a cada responsable su ubicación antes del día del mercado.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior?
- El día anterior comprueba el material impreso, las acreditaciones, la señalización, el catering, las conexiones eléctricas y la distribución de mesas y sillas. Envía también un último recordatorio con la hora de llegada y el número de stand de cada participante.
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