Zo organiseer je een vrijwilligersfeest

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst. Stuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie voordat je catering bestelt. Werk vervolgens het programma uit met bijvoorbeeld een quiz, muziek en bedankmoment. Plan de opbouw op de dag zelf ruim: tafels, stoelen, buffet, koffiehoek, drank en techniek kosten meer tijd dan verwacht. Met een vaste volgorde voorkom je dat gekoelde producten te laat koud staan of dat de microfoon pas tijdens het programma wordt getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma naar gasten sturen
5
Locatie reserveren
6
Muziekinstallatie reserveren
7
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen bestellen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Muziek samenstellen
12
Quizvragen voorbereiden
2 personen
13
Bedankteksten voorbereiden
14
Route en parkeren controleren
15
Voorraad drank controleren
2 personen
16
Boodschappen ophalen
2 personen
17
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
18
Koelproducten koelen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte inspecteren
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Buffet klaarzetten
3 personen
24
Koffiehoek inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Broodjes en beleg klaarmaken
4 personen
28
Dessert portioneren
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Lichtsslingers ophangen
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Welkomsttafel inrichten
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

35
Gasten ontvangen
3 personen
36
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
37
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
38
Welkomstwoord verzorgen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Hapjes rondbrengen
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
43
Buffet openen
3 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Bedankmoment begeleiden
2 personen
47
Quiz begeleiden
2 personen
48
Muziek en dans verzorgen
49
Laatste ronde aankondigen
50
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Restanten veilig verpakken
3 personen
52
Servies verzamelen
3 personen
53
Afval sorteren
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Keuken schoonmaken
3 personen
56
Ruimte schoonmaken
4 personen
57
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Locatie afsluiten
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggetjeslijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand

Verlichting

Lichtsslingersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Organisatie

Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 10
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 20
Quizformulierenaantal 60

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en vraag naast de aanmelding meteen naar dieetwensen. Zo kun je de cateringhoeveelheden berekenen zonder op het laatste moment losse maaltijden te moeten regelen.
Maak het programma uiterlijk 1 week vooraf af en stuur het naar de gasten. Plan het bedankmoment, de quiz en muziek met een duidelijke begin- en eindtijd, zodat de avond niet stilvalt tussen onderdelen.
Controleer 2 dagen vooraf de voorraad drank, servies en techniek. Denk naast glazen en borden ook aan koffiezetapparaten, thermoskannen, een microfoon, draagbare speakers en voldoende verlengkabels.
Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor een ruimte met buffet, koffiehoek en zitplaatsen. Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst neer; richt daarna de drank- en koffiehoek in en test de muziek voordat gasten arriveren.
Koel producten en dranken niet pas bij aankomst. Zet koelproducten zo snel mogelijk koud en controleer op de locatie of koelkasten of koelboxen genoeg ruimte hebben voor de geplande hoeveelheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersfeest organiseren?: Reserveer de locatie en muziekinstallatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het feest, zodat je de catering minstens 1 week vooraf kunt vastleggen.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een vrijwilligersfeest?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, koffiehoek, decoratie en techniek. Plan nog 30 minuten extra als de ruimte nog moet worden geïnspecteerd of als je de route en toegang moet controleren.
Wanneer moet je dieetwensen voor een vrijwilligersfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het feest. Controleer de definitieve aantallen nog één keer voordat je de boodschappen bestelt.
Hoeveel drank moet je inslaan voor een vrijwilligersfeest?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en controleer de voorraad 2 dagen vooraf. Zet de dranken op de dag zelf tijdig koud; houd daarnaast koffie, thee en water apart beschikbaar tijdens het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.