Organiser une fête des bénévoles, étape par étape
Une fête des bénévoles se prépare d’abord avec une liste fiable des participants, puis avec un programme simple et un lieu adapté. Commencez par les invitations et les inscriptions afin de connaître les besoins alimentaires et de calculer les quantités. Réservez ensuite la salle, la sonorisation et le mobilier avant de commander les courses. Les dernières heures servent surtout à contrôler les boissons, installer le buffet et vérifier que l’accueil peut commencer à l’heure.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Envoyer le programme aux invités
- 5
Réserver le lieu
- 6
Réserver le matériel audio
- 7
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 8
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 9
Commander les courses
- 10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 11
Composer la musique
- 12
Préparer les questions du quiz
2 personnes
- 13
Préparer les textes de remerciement
- 14
Vérifier le parcours et le stationnement
- 15
Vérifier les stocks de boissons
2 personnes
- 16
Récupérer les courses
2 personnes
- 17
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
- 18
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Inspecter la salle
2 personnes
- 21
Installer les tables
4 personnes
- 22
Installer les chaises
3 personnes
- 23
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 24
Aménager le coin café
2 personnes
- 25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 26
Préparer les en-cas
4 personnes
- 27
Préparer les sandwichs et la garniture
4 personnes
- 28
Portionner le dessert
2 personnes
- 29
Suspendre la décoration
3 personnes
- 30
Installer les guirlandes lumineuses
2 personnes
- 31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 32
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 33
Préparer les badges nominatifs
- 34
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 35
Accueillir les invités
3 personnes
- 36
Distribuer les badges
2 personnes
- 37
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 38
Assurer le mot de bienvenue
- 39
Servir le café et le thé
2 personnes
- 40
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
- 43
Ouvrir le buffet
3 personnes
- 44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 45
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 46
Animer le moment des remerciements
2 personnes
- 47
Animer le quiz
2 personnes
- 48
Assurer la musique et la danse
- 49
Annoncer le dernier tour
- 50
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
- 51
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 53
Trier les déchets
2 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 55
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 56
Nettoyer l’espace
4 personnes
- 57
Débrancher la sonorisation
2 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Fermer le lieu
2 personnes
- 60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 61
Répartir les courses restantes
2 personnes
- 62
Rassembler les objets trouvés
- 63
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 100
- Tassesqté 60
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Réfrigérateursqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Compositions floralesqté 6
- Mur photo
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Rallongesqté 4
Organisation
- Badges nominatifsqté 70
- Marqueursqté 10
- Presse-papiersqté 3
- Stylosqté 20
- Feuilles de quizqté 60
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à mainqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins trois semaines avant la fête et fixez une date limite d’inscription. Gardez une liste séparée des allergies et régimes alimentaires pour éviter de les découvrir au moment du buffet.
- Transmettez le programme aux invités deux ou trois jours avant l’événement, avec l’horaire d’arrivée, l’adresse, le stationnement et les informations utiles. Ce rappel réduit les questions de dernière minute et les arrivées échelonnées.
- Calculez les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis vérifiez la liste des courses avant de commander. Prévoyez notamment assez de verres, d’assiettes, de couverts et de tasses pour éviter de devoir laver pendant le repas.
- Réservez le matériel audio au plus tard une semaine avant la fête et testez les enceintes et le microphone dès leur réception. Préparez aussi la musique et les questions du quiz avant le jour J, plutôt que pendant l’installation.
- Prévoyez au moins deux heures sur place avant l’arrivée des bénévoles. Ouvrez la salle, inspectez-la, installez les tables et les chaises, mettez le buffet et le coin café en place, puis placez les boissons au frais.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une fête des bénévoles ?
- Prévoyez environ trois semaines pour recueillir les inscriptions, réserver le lieu et le matériel, puis commander les courses. Gardez les deux dernières heures pour l’installation et les vérifications sur place.
- Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?
- Envoyez-les au moins trois semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription environ dix jours avant la fête afin de calculer le catering et de recueillir les besoins alimentaires.
- Combien de temps avant faut-il préparer le buffet ?
- Installez les tables, le buffet et le coin café environ deux heures avant l’arrivée des invités. Mettez les produits réfrigérés et les boissons au frais dès leur récupération, puis sortez-les au dernier moment.
- Que vérifier le jour d’une fête des bénévoles ?
- Vérifiez la salle, le parcours et le stationnement, le son, les stocks de boissons et les équipements de service. Faites ce contrôle au moins 60 minutes avant l’accueil pour pouvoir corriger un oubli.
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