Cómo organizar una fiesta de voluntarios sin prisas
Una fiesta de voluntarios funciona mejor cuando separas la organización en fases: primero confirmas asistentes y necesidades, después cierras el lugar, la comida y el programa, y al final preparas el espacio. Con 63 tareas y 39 elementos previstos, el riesgo no suele estar en una gran decisión, sino en olvidar detalles como las preferencias dietéticas, el aparcamiento, el frío de las bebidas o los cables para el sonido. Este orden te permite llegar al día del evento con menos compras y cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
2 personas
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Enviar el programa a los invitados
- 5
Reservar el lugar
- 6
Reservar el equipo de música
- 7
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 8
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 9
Pedir la compra
- 10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 11
Seleccionar la música
- 12
Preparar preguntas del quiz
2 personas
- 13
Preparar textos de agradecimiento
- 14
Comprobar la ruta y el aparcamiento
- 15
Comprobar el stock de bebidas
2 personas
- 16
Recoger la compra
2 personas
- 17
Guardar la compra de larga duración
2 personas
- 18
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Inspeccionar el espacio
2 personas
- 21
Montar mesas
4 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Preparar el buffet
3 personas
- 24
Montar la zona de café
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
4 personas
- 27
Preparar bocadillos y toppings
4 personas
- 28
Porcionar el postre
2 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Colgar guirnaldas de luces
2 personas
- 31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 32
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 33
Preparar tarjetas con nombres
- 34
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los invitados
3 personas
- 36
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 37
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 38
Dar la bienvenida
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Repartir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
- 43
Abrir el buffet
3 personas
- 44
Reponer el bufé
3 personas
- 45
Servir comidas especiales
2 personas
- 46
Coordinar el momento de agradecimiento
2 personas
- 47
Dirigir el quiz
2 personas
- 48
Proporcionar música y baile
- 49
Anunciar la última ronda
- 50
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 51
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
- 52
Recoger la vajilla
3 personas
- 53
Clasificar residuos
2 personas
- 54
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 55
Limpiar la cocina
3 personas
- 56
Limpiar el espacio
4 personas
- 57
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Cerrar el recinto
2 personas
- 60
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 61
Repartir las compras sobrantes
2 personas
- 62
Recoger objetos perdidos
- 63
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Guirnaldas de banderinescant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Photowall
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Cables alargadorescant. 4
Organización
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Rotuladorescant. 10
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 20
- Hojas del quizcant. 60
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas. Cierra una fecha límite para responder y usa el número confirmado para calcular la compra, las sillas y las tarjetas de nombre.
- Reserva el lugar y el equipo de música antes de enviar el programa definitivo. Comprueba también la ruta y el aparcamiento, porque esa información evita consultas el mismo día.
- Haz la compra en dos momentos: recoge primero los productos de larga duración y deja los refrigerados para el final. Enfría bebidas y alimentos con varias horas de margen, no cuando ya estén llegando los invitados.
- Monta el espacio siguiendo el recorrido de los asistentes: entrada con percheros y nombres, mesas y sillas, buffet, zona de café y, por último, música y actividades. Inspecciona la ubicación antes de colocar la decoración.
- Prepara con antelación el quiz, la selección musical y los textos de agradecimiento. Prueba el micrófono, los altavoces, las máquinas de café y los cables alargadores antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de voluntarios?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja los últimos 2 o 3 días para recoger la compra, enfriar los productos y preparar el montaje.
- ¿Cuándo debo cerrar el número de asistentes?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la fiesta. Así puedes calcular el catering, comprobar la lista de la compra y preparar las tarjetas de nombre sin depender de confirmaciones de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas como mínimo 6 horas antes de que empiece el evento; si son muchas, hazlo la noche anterior. Comprueba el stock al recoger la compra para detectar faltas todavía a tiempo.
- ¿Cuándo se monta el buffet y la zona de café?
- Monta las mesas, las sillas, el buffet y la zona de café entre 2 y 3 horas antes de la llegada. Coloca después la comida y enfría o sirve los productos delicados lo más cerca posible del inicio.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!