So organisierst du ein Freiwilligenfest ohne Hektik

Ein Freiwilligenfest gelingt, wenn Zusagen, Verpflegung und Raum früh zusammengeführt werden. Starte mit Termin, Location und Einladungen und erfasse dabei sofort Ernährungswünsche. Danach folgen Mengenplanung, Programm und Technik; am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauablauf. Plane außerdem Zeit für Kühlung, Namensschilder und persönliche Dankestexte ein – diese Details werden häufig erst kurz vor Beginn bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Programm an Gäste senden
5
Location reservieren
6
Musikanlage reservieren
7
Cateringmengen berechnen
2 Personen
8
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
9
Einkäufe bestellen
10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
11
Musik zusammenstellen
12
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
13
Dankestexte vorbereiten
14
Route und Parken überprüfen
15
Getränkevorrat prüfen
2 Personen
16
Einkäufe abholen
2 Personen
17
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
18
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
19
Location öffnen
2 Personen
20
Raum inspizieren
2 Personen
21
Tische aufstellen
4 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Buffet vorbereiten
3 Personen
24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen
27
Brötchen und Belag vorbereiten
4 Personen
28
Dessert portionieren
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Lichterketten aufhängen
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
34
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

35
Gäste empfangen
3 Personen
36
Namensschilder verteilen
2 Personen
37
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
38
Begrüßungswort übernehmen
39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
40
Snacks verteilen
3 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
43
Buffet eröffnen
3 Personen
44
Buffet auffüllen
3 Personen
45
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
46
Dankesmoment begleiten
2 Personen
47
Quiz moderieren
2 Personen
48
Musik und Tanz organisieren
49
Letzte Runde ankündigen
50
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

51
Reste sicher verpacken
3 Personen
52
Geschirr sammeln
3 Personen
53
Abfall trennen
2 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
55
Küche reinigen
3 Personen
56
Raum reinigen
4 Personen
57
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
58
Dekoration entfernen
3 Personen
59
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
61
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
62
Fundsachen sammeln
63
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 100
TassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Organisation

NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 10
KlemmbretterAnz. 3
StifteAnz. 20
QuizformulareAnz. 60

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du spätestens 14 Tage vor dem Fest belastbare Anmeldezahlen hast. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und besonderen Anforderungen.
Berechne Catering und Getränke erst nach dem Anmeldeschluss. Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und prüfe anschließend, ob Kühlkapazität und Gläser ausreichen.
Sende das Programm spätestens 5 bis 7 Tage vorher zusammen mit Route und Parkhinweisen. So kommen weniger Rückfragen, und Quiz oder Musik können passend zum Ablauf vorbereitet werden.
Lege den Aufbau am Veranstaltungstag rückwärts vom Einlass fest: Rechne mindestens 2 Stunden für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Buffet, Kaffeebereich und Technik ein. Getränke und Kühlprodukte kommen erst danach an ihren Platz.
Bereite Namensschilder und Dankestexte nicht am selben Tag vor. Lege beides mindestens 2 Tage vorher bereit und teste Mikrofon, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligenfest planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Fest solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Cateringmengen prüfen.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Freiwilligenfest?: Ermittle die Essensmengen anhand der bestätigten Anmeldungen und berücksichtige vegetarische sowie weitere Ernährungswünsche getrennt. Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; danach hängt der Vorrat von der Veranstaltungsdauer ab.
Wann baut man den Raum für ein Freiwilligenfest auf?: Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. In dieser Zeit kannst du den Raum inspizieren, Tische und Stühle aufstellen, Buffet und Kaffeebereich einrichten sowie Musik- und Mikrofontechnik testen.
Wann sollte man das Programm an die Gäste schicken?: Schicke das Programm 5 bis 7 Tage vor dem Freiwilligenfest. Ergänze Route und Parkmöglichkeiten, damit Gäste Anreise und Ankunft rechtzeitig planen können.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.