Zo organiseer je een voorjaarsconcert

Begin met de vaste basis: bevestig datum en locatie, leg het programma vast en maak afspraken met alle optredende groepen. Werk daarna van het podium naar het publiek: verzamel muziekpartijen, regel techniek en stoelen, en verstuur uitnodigingen met parkeerinformatie. Houd publieksaanmeldingen, reserveringen en dieetwensen bij in één overzicht. In de laatste week verschuift de aandacht naar programmaboekjes, catering, koelen van dranken en een entreebalie met kassa en wisselgeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Optredende groepen bevestigen
2 personen
4
Repertoire en volgorde vastleggen
3 personen
5
Dirigenten informeren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Publieksaanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen registreren
2 personen
11
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
12
Muziekpartijen kopiëren
2 personen
13
Programmaboekje opmaken
2 personen
14
Programmaboekjes drukken
2 personen
15
Artiënteninformatie versturen
16
Parkeerinformatie publiceren
17
Catering bestellen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Dieetproducten apart zetten
2 personen
23
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
24
Entreebalie voorbereiden
2 personen
25
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen
27
Nooduitgangen controleren
2 personen
28
Toiletten controleren
2 personen
29
Zaal ventileren
30
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
31
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
5 personen
34
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
35
Dirigentenpodium plaatsen
2 personen
36
Instrumenten klaarzetten
5 personen
37
Pauzeplek voor muzikanten inrichten
2 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Verlichting controleren
2 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Informatieborden plaatsen
2 personen
43
Afvalbakken plaatsen
2 personen
44
Kleedruimte inrichten
2 personen

Event

45
Artiesten ontvangen
2 personen
46
Instrumenten uitladen
4 personen
47
Laatste soundcheck uitvoeren
3 personen
48
Publiek verwelkomen
3 personen
49
Kaarten controleren
2 personen
50
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
51
Garderobe beheren
2 personen
52
Concert openen
53
Muzikanten begeleiden
2 personen
54
Optredens begeleiden
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
60
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
61
Donaties registreren
62
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
63
Slotwoord verzorgen
64
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Instrumenten veilig inpakken
5 personen
66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Apparatuur controleren
2 personen
68
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
69
Stoelen opruimen
4 personen
70
Tafels opruimen
3 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Zaal schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Afval verzamelen
3 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Kassa afsluiten
2 personen
79
Voorraad tellen
2 personen
80
Materialen retourneren
2 personen
81
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2
Dirigentenpodium
Muzikantenstoelenaantal 45

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 50
Lessenaarklampenaantal 20
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Di-boxenaantal 2
Metronomenaantal 2
Instrumentstandaardsaantal 12
Kratten voor instrumentenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Theedoekenaantal 12

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 6
Programmabord

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilniszakhoudersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg repertoire en volgorde uiterlijk twee weken voor het concert vast. Dan kunnen dirigenten worden geïnformeerd, muziekpartijen worden gekopieerd en het programmaboekje zonder haast worden opgemaakt.
Plan de techniek vóór de repetitie op locatie. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, di-boxen en lessenaarklampen samen; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels op voldoende lengte.
Maak de publieksregistratie dagelijks bij zodra uitnodigingen zijn verstuurd. Noteer per reservering het aantal personen en dieetwensen, zodat je catering en aparte dieetproducten niet pas op de concertdag hoeft te regelen.
Zet de entreebalie minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Leg kassa, wisselgeld en programmaboekjes apart van de catering, zodat binnenkomend publiek niet door de koffie- en theewerkplek hoeft.
Koel dranken en bereid hapjes op een vast tijdstip op de concertdag, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de ontvangst. Reserveer daarna tijd om koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen en waterkannen op hun plaats te zetten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de datum en locatie van een voorjaarsconcert vastleggen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Zo houd je tijd over om optredende groepen te bevestigen, het programma samen te stellen en uitnodigingen te versturen.
Hoe lang van tevoren moet het programma van een voorjaarsconcert klaar zijn?: Zet repertoire en volgorde uiterlijk 2 weken voor het concert definitief vast. Informeer daarna dirigenten en artiesten, verzamel de muziekpartijen en laat het programmaboekje drukken.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een voorjaarsconcert versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk 1 week voor het concert uit, zodat de catering daarop kan worden besteld.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een voorjaarsconcert?: Plan minimaal 3 uur voor stoelen, muzikantenstoelen, dirigentenpodium, lessenaars en techniek. Houd daarnaast 1 uur vóór aanvang vrij voor de entreebalie, catering en een laatste geluidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.