Organiser un concert de printemps sans rien laisser au dernier moment

Pour organiser un concert de printemps, commencez par verrouiller la date, le lieu et les groupes, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les partitions, les informations destinées aux artistes et le matériel technique doivent être prêts plusieurs jours avant les répétitions finales. Prévoyez ensuite l’accueil du public, les réservations alimentaires et la pause café-thé. Le jour du concert, gardez au moins 90 minutes pour installer la scène, tester les microphones et préparer la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Confirmer les groupes participants
2 personnes
4
Définir le répertoire et l’ordre
3 personnes
5
Informer les chefs de chœur
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions du public
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Enregistrer les réservations
2 personnes
11
Rassembler les partitions
2 personnes
12
Copier les partitions musicales
2 personnes
13
Mettre en page le programme
2 personnes
14
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
15
Envoyer les informations aux artistes
16
Publier les informations de stationnement
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Mettre de côté les produits diététiques
2 personnes
23
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
24
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes
27
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
28
Vérifier les toilettes
2 personnes
29
Aérer la salle
30
Libérer le sol de la salle
3 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
5 personnes
34
Installer les pupitres
3 personnes
35
Installer le podium du chef d’orchestre
2 personnes
36
Installer les instruments
5 personnes
37
Aménager un espace de pause pour les musiciens
2 personnes
38
Raccorder le matériel audio
2 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Vérifier l'éclairage
2 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Placer les panneaux d’information
2 personnes
43
Installer les poubelles
2 personnes
44
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Décharger les instruments
4 personnes
47
Effectuer la dernière balance
3 personnes
48
Accueillir le public
3 personnes
49
Contrôler les billets
2 personnes
50
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Ouvrir le concert
53
Accompagner les musiciens
2 personnes
54
Accompagner les spectacles
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
60
Répondre aux questions du public
2 personnes
61
Enregistrer les dons
62
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
63
Prononcer le discours de clôture
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

65
Emballer les instruments en toute sécurité
5 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Vérifier l'équipement
2 personnes
68
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
69
Ranger les chaises
4 personnes
70
Dégager les tables
3 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Nettoyer la salle
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les déchets
3 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
78
Clôturer la caisse
2 personnes
79
Compter le stock
2 personnes
80
Retourner les matériels
2 personnes
81
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Tables de logeqté 2
Podium de chef d’orchestre
Chaises de musicienqté 45

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Pupitres de musiqueqté 50
Lampes de pupitreqté 20
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Caissons DIqté 2
Métronomesqté 2
Pieds de microqté 12
Caisses pour instrumentsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Torchonsqté 12

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau du programme

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Porte-sacs-poubelleqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et l’ordre des morceaux avant d’imprimer les livrets : prévoyez au moins 10 exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les invités non inscrits.
Envoyez aux artistes un dossier unique au moins 7 jours avant le concert, avec horaires, accès, stationnement, répertoire et partitions dans le bon ordre. Cela évite les versions différentes le jour même.
Pour la technique, testez chaque microphone, pied, haut-parleur, câble, multiprise et lampe de pupitre pendant 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Gardez une rallonge à enrouleur disponible, plutôt que de la chercher pendant l’installation.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant le concert afin de compter les chaises, les livrets, les verres et les portions de collation. Notez séparément les besoins alimentaires et mettez les produits diététiques de côté dès les courses.
Préparez l’accueil avant l’ouverture des portes : caisse, monnaie, liste des réservations, programme et informations de stationnement doivent se trouver au même comptoir. Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et installez le café et le thé 30 minutes avant la pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de printemps ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, les groupes et le répertoire ; gardez les 7 derniers jours pour les partitions, les informations pratiques et les derniers ajustements.
Quand envoyer les invitations pour un concert de printemps ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le concert, puis faites un rappel 7 jours avant la clôture des inscriptions. Fermez les réservations 3 à 5 jours avant l’événement pour adapter les chaises, les livrets et la collation.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Réservez 90 minutes au minimum avant l’ouverture des portes. Comptez environ 30 minutes pour les chaises, pupitres et lampes, puis 45 à 60 minutes pour les microphones, haut-parleurs, câbles et test de la table de mixage.
Quand préparer les partitions et les livrets du programme ?: Rassemblez et vérifiez les partitions au moins 10 jours avant le concert. Mettez le programme en page après la validation définitive de l’ordre des morceaux, puis imprimez les livrets 3 à 5 jours avant l’événement.

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