Cómo organizar un concierto de primavera sin improvisar

Un concierto de primavera se organiza mejor en este orden: primero fija la fecha y el lugar, después cierra los grupos y el repertorio, y solo entonces abre las inscripciones del público. Necesitarás coordinar partituras, programa, sonido, sillas y atriles con bastante antelación. La recepción también requiere trabajo: reservas, preferencias dietéticas, bebidas frías, café y cambio para la caja. Este plan reúne las tareas y el material necesario para llegar al día del concierto con cada detalle comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar el programa
3 personas
3
Confirmar los grupos que actúan
2 personas
4
Fijar el repertorio y el orden
3 personas
5
Informar a los directores
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar las inscripciones del público
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Registrar reservas
2 personas
11
Recopilar las partituras
2 personas
12
Copiar las partituras
2 personas
13
Maquetar el programa
2 personas
14
Imprimir los folletos del programa
2 personas
15
Enviar información de los artistas
16
Publicar información de estacionamiento
17
Pedir el catering
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Separar los productos dietéticos
2 personas
23
Preparar el punto de café y té
2 personas
24
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
25
Preparar la caja y el cambio
2 personas
26
Instruir a los voluntarios
2 personas
27
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
28
Comprobar los baños
2 personas
29
Ventilar la sala
30
Despejar el suelo del salón
3 personas
31
Despejar el espacio del escenario
3 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
5 personas
34
Colocar los atriles
3 personas
35
Colocar el podio del director
2 personas
36
Preparar los instrumentos
5 personas
37
Montar un espacio de descanso para los músicos
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Comprobar la iluminación
2 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Colocar los paneles informativos
2 personas
43
Colocar cubos de basura
2 personas
44
Preparar el vestuario
2 personas

Evento

45
Recibir a los artistas
2 personas
46
Descargar instrumentos
4 personas
47
Realizar la prueba de sonido final
3 personas
48
Dar la bienvenida al público
3 personas
49
Comprobar los mapas
2 personas
50
Repartir los programas
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Abrir el concierto
53
Acompañar a los músicos
2 personas
54
Coordinar las actuaciones
2 personas
55
Anunciar el descanso
56
Servir café y té
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Recoger la vajilla usada
2 personas
60
Responder preguntas del público
2 personas
61
Registrar donaciones
62
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
63
Preparar el discurso de clausura
64
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

65
Empaquetar los instrumentos de forma segura
5 personas
66
Apagar el equipo de sonido
2 personas
67
Comprobar el equipo
2 personas
68
Recoger los atriles de música
3 personas
69
Recoger sillas
4 personas
70
Recoger las mesas
3 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la cocina
3 personas
74
Limpiar la sala
4 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Recoger objetos perdidos
78
Cerrar la caja
2 personas
79
Contar el inventario
2 personas
80
Devolver los materiales
2 personas
81
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 2
Tarima del director
Sillas para músicoscant. 45

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 10

Equipo

Atriles de músicacant. 50
Lámparas de pupitrecant. 20
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 2
Cajas DIcant. 2
Metrónomoscant. 2
Soportes para instrumentoscant. 12
Cajas para instrumentoscant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Telones de escenariocant. 2
Señales de orientacióncant. 6
Panel del programa

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los grupos antes de diseñar las invitaciones. Deja el programa y el orden de las obras confirmados antes de enviarlo al público.
Recopila las partituras en una sola ronda y comprueba que cada músico tenga su copia. Haz las copias y la maquetación del programa antes de reservar la impresión.
Abre las inscripciones con una fecha límite concreta y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Separa después los productos dietéticos para evitar confusiones durante el servicio.
Prepara el sonido junto con la distribución de la sala: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas deben probarse antes de que lleguen los músicos.
No dejes la recepción para el último momento. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos, monta el punto de café y té y deja lista la caja con cambio antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de primavera?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para confirmar fecha, lugar, grupos y repertorio; después podrás gestionar invitaciones, inscripciones, partituras y catering sin prisas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones al concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto, cuando ya estén confirmados los grupos y el programa básico. Fija una fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes para cerrar reservas y necesidades dietéticas.
¿Cuándo se prepara el programa de un concierto?: Maqueta el programa cuando el orden del repertorio y los datos de los artistas estén cerrados, idealmente 2 semanas antes. Imprime los folletos al menos 5 días antes para poder corregir errores sin afectar al montaje.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Haz una comprobación final 2 horas antes de la llegada del público: sillas, atriles, tarima del director, micrófonos, altavoces, iluminación de los atriles y cables. En ese momento también deben estar listos la entrada, las bebidas, el café, los aperitivos y la caja con cambio.

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