Ein Frühlingskonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Frühlingskonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du Termin, Ort, auftretende Gruppen und das Programm; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die musikalischen Unterlagen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Technik, Bestuhlung, Catering und einen reibungslosen Einlass. Plane außerdem Zeit für Änderungen ein: Ernährungswünsche, Reservierungen und fehlende Noten tauchen oft erst nach dem Versand der Einladungen auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
auftretende Gruppen bestätigen
2 Personen
4
Repertoire und Reihenfolge festlegen
3 Personen
5
Dirigenten informieren
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Publikumsanmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Reservierungen erfassen
2 Personen
11
Musikpartituren sammeln
2 Personen
12
Musiknoten kopieren
2 Personen
13
Programmheft gestalten
2 Personen
14
Programmhefte drucken
2 Personen
15
Künstlerinformationen versenden
16
Parkinformationen veröffentlichen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Diätprodukte separat beiseitestellen
2 Personen
23
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
24
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
25
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
26
Freiwillige einweisen
2 Personen
27
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
28
Toiletten kontrollieren
2 Personen
29
Saal lüften
30
Hallboden freiräumen
3 Personen
31
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
5 Personen
34
Notenständer aufstellen
3 Personen
35
Dirigentenpodest aufstellen
2 Personen
36
Instrumente bereitstellen
5 Personen
37
Pausenbereich für Musiker einrichten
2 Personen
38
Tontechnik anschließen
2 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
43
Mülleimer aufstellen
2 Personen
44
Umkleide einrichten
2 Personen

Event

45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Instrumente ausladen
4 Personen
47
Letztes Soundcheck durchführen
3 Personen
48
Publikum begrüßen
3 Personen
49
Karten kontrollieren
2 Personen
50
Programmhefte verteilen
2 Personen
51
Garderobe verwalten
2 Personen
52
Konzert eröffnen
53
Musiker betreuen
2 Personen
54
Auftritte betreuen
2 Personen
55
Pause ankündigen
56
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
60
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
61
Spenden erfassen
62
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
63
Schlusswort halten
64
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Instrumente sicher einpacken
5 Personen
66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Ausrüstung prüfen
2 Personen
68
Musikpulte wegräumen
3 Personen
69
Stühle aufräumen
4 Personen
70
Tische aufräumen
3 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Saal reinigen
4 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Abfall sammeln
3 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Kasse abschließen
2 Personen
79
Bestände zählen
2 Personen
80
Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 10
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
UmkleidetischeAnz. 2
Dirigentenpodium
MusikerstühleAnz. 45

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 10

Ausstattung

NotenpulteAnz. 50
TafelhalterungenAnz. 20
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
MetronomeAnz. 2
InstrumentenständerAnz. 12
Kisten für InstrumenteAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
GeschirrtücherAnz. 12

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 2
Wegweiser-SchilderAnz. 6
Programmtafel

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsackhalterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort zuerst und lege erst danach Programm und auftretende Gruppen fest. So verschickst du keine Einladung mit Angaben, die später noch geändert werden müssen.
Sammle Repertoire, Reihenfolge und Musikpartituren frühzeitig. Plane mindestens eine Woche für Kopien und Korrekturen ein, damit am Konzerttag keine Noten fehlen.
Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Konzert. Setze eine Anmeldefrist und führe Reservierungen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste, statt sie aus E-Mails zusammenzusuchen.
Prüfe die Technik vor dem Einlass: Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, DI-Boxen und Kabel müssen angeschlossen und getestet werden. Ein Soundcheck von 30 bis 45 Minuten verhindert viele Verzögerungen.
Bereite Getränke und Snacks getrennt vom Eingang vor. Stelle Kaffee- und Teepunkt, gekühlte Getränke, Teller und Serviertabletts rechtzeitig bereit und halte Diätprodukte separat gekennzeichnet zurück.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Frühlingskonzert planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Gruppen und Programm. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
Wann muss das Programmheft fertig sein?: Gestalte das Programmheft, sobald Reihenfolge und Künstlerinformationen bestätigt sind, idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Drucke einige zusätzliche Exemplare für spontane Gäste ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Konzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Bestuhlung, Dirigentenpodium, Notenpulte, Instrumentenständer und Technik ein. Der Soundcheck sollte zusätzlich 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass stattfinden.
Wie organisiert man Getränke und Catering für ein Konzert?: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und bestelle danach. Beginne am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass mit Kühlen, Kaffee- und Teepunkt sowie Snacks.

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