Organiser un concours de voltige, étape par étape

Un concours de voltige se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, fixer le règlement, puis coordonner les inscriptions, les chevaux, les longeurs et le jury. Commencez par définir la direction technique et les besoins vétérinaires avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez l’ordre de passage et le plan du site à partir du nombre de participants. Les oublis les plus fréquents concernent les passeports, les branchements électriques, le stationnement et l’accueil des chevaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les membres du jury
4
Fixer la direction technique
5
Organiser la permanence vétérinaire
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Établir l'ordre de passage
2 personnes
10
Enregistrer les chevaux et les longeurs
2 personnes
11
Vérifier les passeports des chevaux
2 personnes
12
Traiter les frais d’inscription
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir le plan de stationnement
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Envoyer les informations au public
17
Préparer la remise des prix
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
19
Commander le catering
20
Aller chercher le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Imprimer les numéros de dossard
23
Imprimer les formulaires de match
24
Préparer les prix et les rubans
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Inspecter le terrain et les écuries
2 personnes
27
Répartir les boxes pour chevaux
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Délimiter l’aire de compétition
4 personnes
30
Vérifier la surface de compétition
2 personnes
31
Ouvrir les paddocks et les allées des écuries
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter la tente et la table d'inscription
3 personnes
34
Installer la table du jury et les places du jury
3 personnes
35
Tester le son et les micros
2 personnes
36
Installer le point de restauration et de boissons
3 personnes
37
Accueillir les chevaux
4 personnes
38
Accompagner les chevaux aux écuries
4 personnes
39
Inscrire les participants
3 personnes
40
Vérifier à nouveau les passeports des chevaux
2 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Organiser le briefing du jury
4 personnes
43
Faire le briefing des participants
3 personnes
44
Encadrer l’échauffement des chevaux
4 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Annoncer l'ouverture
47
Animer les manches du concours
6 personnes
48
Diffuser la musique à chaque essai
49
Collecter les scores
2 personnes
50
Saisir les scores
2 personnes
51
Guider les chevaux en toute sécurité
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir les amuse-bouches et le déjeuner
3 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Annoncer les finalistes
57
Organiser la remise des prix
4 personnes
58
Laisser les chevaux se reposer
3 personnes
59
Accompagner le départ des participants
4 personnes
60
Contrôler le terrain et les écuries
2 personnes

Suivi

61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les écuries
4 personnes
67
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Archiver les formulaires de compétition
70
Nettoyer le matériel
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables du juryqté 3
Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Sangles de voltigeqté 4
Filets de voltigeqté 4
Longesqté 6
Fouets de longesqté 4
Tapis de chuteqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Balles de pailleqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pelles d’écurieqté 4
Boîtes de nettoyageqté 6
Fourches à fumierqté 3

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Papeterie

Numéros de départqté 40
Fiches de matchqté 150
Feuilles de scoreqté 200
Brochures du programmeqté 120
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 20

Décoration

Fanions d’équitationqté 8
Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux de directionqté 12
Coupes de prixqté 12
Rubans de médailleqté 40

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Piles de lampe torcheqté 12
Couvertures de survieqté 6

Soins aux animaux

Trousse de soins pour chevauxqté 2
Licols de rechangeqté 6
Rênes de rechangeqté 6
Brosses de nettoyageqté 12
Sacs à fumierqté 100

Conseils

Réservez le lieu avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier la piste, les espaces de détente, le stationnement et l’accès des véhicules.
Arrêtez le règlement et la composition du jury avant de traiter les inscriptions. Demandez à chaque participant les informations du cheval et du longeur, puis contrôlez les passeports au plus tard une semaine avant le concours.
Établissez l’ordre de passage dès que les inscriptions sont closes, idéalement 7 jours avant l’événement. Imprimez les numéros de dossard et les formulaires de match en gardant quelques exemplaires vierges pour les corrections de dernière minute.
Dimensionnez l’équipe bénévole par zones : accueil, piste, écurie, parking, restauration et remise des prix. Confirmez les horaires au moins 10 jours à l’avance, car la permanence vétérinaire et la gestion des chevaux ne peuvent pas reposer sur une seule personne.
Testez la sonorisation, les microphones, l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges la veille. Préparez aussi les bacs à eau, filets à foin, brouettes et outils d’écurie avant l’arrivée des chevaux, plutôt que pendant les premières épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de voltige ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un concours local, et davantage si le lieu, le jury ou la permanence vétérinaire ne sont pas encore confirmés. Les inscriptions devraient être traitées au plus tard 3 à 4 semaines avant le jour du concours.
Quand faut-il établir l’ordre de passage ?: Établissez-le dès la clôture des inscriptions, généralement 7 jours avant le concours. Envoyez les informations au public et aux participants après une dernière vérification des chevaux, des longeurs et des horaires.
Quels documents faut-il vérifier pour les chevaux ?: Contrôlez les passeports des chevaux avant leur enregistrement définitif, idéalement une semaine avant l’événement. Gardez une liste à jour des chevaux et des longeurs pour l’accueil, la direction technique et la permanence vétérinaire.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours de voltige ?: Répartissez les bénévoles entre l’accueil, la piste, les écuries, le parking, la restauration et la remise des prix. Pour un petit concours, prévoyez au minimum 6 à 8 personnes en parallèle, puis augmentez l’effectif selon le nombre de chevaux et la durée des épreuves.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.