Einen Voltigewettbewerb Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Voltigewettbewerb müssen Sport, Pferde, Technik und Helfer exakt zusammenspielen. Beginne deshalb mit dem Wettkampfort und dem Reglement, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Meldungen, Pferdepässe, Startreihenfolge, Jury und Einsatzplan. Plane außerdem früh, wie Pferde parken, versorgt werden und sicher zum Prüfungsbereich gelangen. So vermeidest du die häufigsten Engpässe am Veranstaltungstag: fehlende Unterlagen, verspätete Starts und zu wenig Helfer an Stall und Meldestelle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfort reservieren
2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
3
Jurymitglieder erfassen
4
Technische Leitung festlegen
5
Veterinär-Bereitschaft organisieren
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
10
Pferde und Longenführer registrieren
2 Personen
11
Pferdepässe kontrollieren
2 Personen
12
Startgelder verarbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Parkplan erstellen
2 Personen
15
Freiwillige einplanen
2 Personen
16
Publikumsinformationen versenden
17
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
19
Catering bestellen
20
Material abholen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Startnummern drucken
23
Wettkampfformulare drucken
24
Preise und Schleifen bereitlegen
2 Personen
25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
26
Gelände und Ställe inspizieren
2 Personen
27
Pferdeboxen einteilen
2 Personen
28
Wettervorhersage prüfen

Event

29
Wettkampfgelände abstecken
4 Personen
30
Wettkampfboden kontrollieren
2 Personen
31
Paddocks und Stallgänge öffnen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Zelt und Anmeldetisch aufbauen
3 Personen
34
Jurytisch und Juryplätze einrichten
3 Personen
35
Ton und Mikrofone testen
2 Personen
36
Catering- und Getränkepunkt einrichten
3 Personen
37
Pferde empfangen
4 Personen
38
Pferde zu den Ställen begleiten
4 Personen
39
Teilnehmer anmelden
3 Personen
40
Pferdepässe erneut prüfen
2 Personen
41
Startnummern ausgeben
2 Personen
42
Jury-Briefing durchführen
4 Personen
43
Teilnehmer-Briefing abhalten
3 Personen
44
Pferde-Warm-up begleiten
4 Personen
45
Publikum empfangen
3 Personen
46
Eröffnung ankündigen
47
Wettkampfrunden betreuen
6 Personen
48
Musik pro Verkostung abspielen
49
Ergebnisse sammeln
2 Personen
50
Ergebnisse eintragen
2 Personen
51
Pferde sicher begleiten
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks und Mittagessen servieren
3 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Pause ankündigen
56
Finalisten bekanntgeben
57
Preisverleihung abhalten
4 Personen
58
Pferde ruhen lassen
3 Personen
59
Abreise der Teilnehmer begleiten
4 Personen
60
Gelände und Ställe kontrollieren
2 Personen

Nachbereitung

61
Catering aufräumen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Wettkampfgelände abbauen
5 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
66
Ställe reinigen
4 Personen
67
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
68
Ergebnisse veröffentlichen
69
Wettkampfformulare archivieren
70
Material reinigen
3 Personen
71
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
72
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 100
JurytischeAnz. 3
PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

VoltigiergurteAnz. 4
VoltigiertrensenAnz. 4
LongenAnz. 6
LangpeitschenAnz. 4
FallschutzmattenAnz. 6
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
KegelAnz. 20
StrohballenAnz. 12
Wassertröge für PferdeAnz. 12
HeunetzeAnz. 12
SchubkarrenAnz. 3
HeugabelnAnz. 4
StallschaufelnAnz. 4
PutzboxenAnz. 6
MistgabelnAnz. 3

Ausstattung

Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
LaptopAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ScherenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
TablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 10
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
HanddesinfektionsmittelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Papierwaren

StartnummernAnz. 40
WettkampfformulareAnz. 150
WertungsbögenAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 120
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 20

Dekoration

ReiterflaggenAnz. 8
Wettkampf-BannerAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 12
PokalpreiseAnz. 12
MedaillenbänderAnz. 40

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
TaschenlampenbatterienAnz. 12
NotfalldeckenAnz. 6

Tierpflege

PferdeverbandkästenAnz. 2
ErsatzhalfterAnz. 6
ErsatzzäumeAnz. 6
ReinigungsbürstenAnz. 12
MistsäckeAnz. 100

Tipps

Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor die Einladungen rausgehen. Nenne darin unter anderem Prüfungen, Meldeschluss, Startgeld und benötigte Angaben zu Pferd und Longenführer.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Änderung und kontrolliere Pferdepässe, Startgelder und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Wettbewerb.
Plane den Tagesablauf rückwärts von der Preisverleihung. Berücksichtige feste Zeiten für Anreise, Pferdeversorgung, Meldestelle, Richterbesprechung und den Wechsel zwischen den Starts.
Weise Helfer nicht nur allgemein ein, sondern besetze konkrete Positionen mit Uhrzeit. Für Parken, Meldestelle, Stallbereich, Technik, Catering und Siegerehrung brauchst du jeweils eine verantwortliche Person.
Prüfe das Material mindestens zwei Tage vorher und drucke Startnummern sowie Wettkampfformulare vor dem Veranstaltungstag. Denke neben Gurten, Longen und Matten auch an Strom, Mikrofone, Drucker, Wassertröge und Heunetze.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Voltigewettbewerb planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Wettkampforts und der Festlegung des Reglements. Jury, technische Leitung und Veterinär-Bereitschaft sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin zugesagt haben.
Wann sollte der Meldeschluss für einen Voltigewettbewerb sein?: Setze den Meldeschluss meist 2 bis 3 Wochen vor dem Wettbewerb. So bleiben dir mindestens 7 bis 10 Tage für Teilnehmerliste, Pferdepasskontrolle, Startgeldprüfung und Startreihenfolge.
Wie viele Helfer braucht man für einen Voltigewettbewerb?: Plane je nach Teilnehmerzahl mindestens 8 bis 12 Helfer zusätzlich zu Jury und technischer Leitung ein. Besetze damit getrennt Meldestelle, Parken, Stallbereich, Aufbau, Ton, Catering und Preisverleihung.
Was muss am Tag vor dem Voltigewettbewerb fertig sein?: Am Vortag sollten Aufbau, Parkplan, Absperrungen, Technik und Materialkontrolle abgeschlossen sein. Drucke außerdem alle Formulare und Startnummern, stelle Preise und Schleifen bereit und bereite Kaffee, Tee sowie gekühlte Getränke vor.

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