Voltigewettbewerb organisieren: der Ablauf, der funktioniert
Bei einem Voltigewettbewerb müssen Sport, Pferdeversorgung und Organisation gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb nicht mit dem Einkauf, sondern mit Veranstaltungsort, Reglement und Kategorien. Danach folgen Anmeldung, Jury, Tierarztbereitschaft und ein belastbarer Zeitplan. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Teilnehmerdaten, Musik, Material, Helfer und die Stromversorgung praktisch zu prüfen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfort reservieren
- 2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder einladen
- 4
Veterinär-Bereitschaft organisieren
- 5
Teilnehmerkategorien festlegen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Startgeldzahlungen prüfen
- 12
Startliste erstellen
2 Personen
- 13
Zeitplan veröffentlichen
- 14
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 15
Jurytische reservieren
- 16
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 17
Einkäufe bestellen
- 18
Teilnehmerinformationen versenden
- 19
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 20
Notfallkontakte sammeln
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Preisbänder und Medaillen prüfen
- 23
Wettkampfmaterial prüfen
2 Personen
- 24
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 25
Startnummern drucken
- 26
Wertungsformulare drucken
- 27
Catering vorbereiten
3 Personen
- 28
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Geländesicherheit überprüfen
3 Personen
- 31
Wettkampfring absperren
4 Personen
- 32
Fahrspur absperren
3 Personen
- 33
Publikumsbereiche einrichten
4 Personen
- 34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 35
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 36
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 37
Tonanlage aufstellen
2 Personen
- 38
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 41
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 42
Pferde und Teams anmelden
3 Personen
- 43
Jury-Briefing durchführen
3 Personen
- 44
Teilnehmerbriefing durchführen
3 Personen
- 45
Publikumsbegrüßung vorbereiten
2 Personen
Event
- 46
Anmeldebereich besetzen
2 Personen
- 47
Publikum empfangen
2 Personen
- 48
Eröffnungsrede halten
- 49
Startreihenfolge ansagen
- 50
Musik je Programmpunkt abspielen
- 51
Wettkampfteile betreuen
4 Personen
- 52
Pferdewechsel begleiten
3 Personen
- 53
Ergebnisse sammeln
2 Personen
- 54
Scoreformulare prüfen
2 Personen
- 55
Getränke servieren
2 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Snacks servieren
2 Personen
- 58
Publikumsbereiche kontrollieren
2 Personen
- 59
Gelände sicher und sauber halten
2 Personen
- 60
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
- 61
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 62
Abschiedsrede halten
- 63
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 64
Pferde sicher abreisen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 65
Bargeld und Dokumente sichern
2 Personen
- 66
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
- 67
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 69
Abfall sammeln
3 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Wettkampfring abbauen
4 Personen
- 73
Materialien trocken lagern
2 Personen
- 74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 75
Ergebnisse veröffentlichen
- 76
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- JurytischeAnz. 3
- Anmeldetisch
- PartyzelteAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- VoltigegurteAnz. 4
- VoltigiergurteAnz. 4
- VoltigiersegelAnz. 4
- LongierleinenAnz. 4
- LongierpeitschenAnz. 4
- ErsatztrensenAnz. 2
- TrainingsmattenAnz. 8
- KegelAnz. 24
- AbsperrbandAnz. 6
- StallhalfterAnz. 8
- LinienmarkierungenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Dekoration
- Wettkampf-BannerAnz. 4
- BühnenbänderAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallgreiferAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- NotfalldeckenAnz. 6
Verwaltung
- WertungsbögenAnz. 250
- StartlistenAnz. 120
- StartnummernAnz. 80
- StiftesetsAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 150
- Kasse
- DruckpapierAnz. 3
- UmschlägeAnz. 100
Preise
- MedaillenAnz. 30
- PreisbänderAnz. 30
- MehrwegbecherAnz. 6
- ZertifikateAnz. 100
- GeschenkgutscheineAnz. 12
Werkzeug
- HammerAnz. 2
- ZangenAnz. 2
- SchraubendreherAnz. 2
- KabelbinderAnz. 2
- GewebeklebebandAnz. 4
- MessbänderAnz. 2
Tipps
- Lege Veranstaltungsort, Reglement und Teilnehmerkategorien zuerst fest. Veröffentliche das Anmeldeformular erst danach, damit Pflichtangaben, Startgeld und Ernährungswünsche von Anfang an eindeutig erfasst werden.
- Plane die Jury und die Veterinär-Bereitschaft frühzeitig ein. Prüfe Teilnehmerdaten und Zahlungen spätestens einige Tage vor dem Wettbewerb, bevor du Startliste und Zeitplan veröffentlichst.
- Sammle Musikdateien nicht erst am Wettkampftag. Teste die Wiedergabe mit Laptop, mobilen Lautsprechern, Mikrofon und Verlängerungskabeln und halte Powerbanks oder wiederaufladbare Lampen für Ausfälle bereit.
- Teile Helfer nach Aufgaben und Uhrzeiten ein: Anmeldung, Einweisung, Jurytische, Absperrung, Catering und Aufräumen. Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Anreise, Startnummern und Ablauf bekannt sind.
- Kontrolliere das Wettkampfmaterial am Vortag und lege Ersatzmaterial griffbereit ab. Dazu gehören unter anderem Longierleinen, Peitschen, Ersatztrensen, Gurte, Stallhalfter, Trainingsmatten und Linienmarkierungen; Medaillen und Preisbänder werden ebenfalls häufig zu spät geprüft.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Voltigewettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Wettkampforts, dem Reglement und den Kategorien. Jury, Veterinär-Bereitschaft und Anmeldeformular sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann muss die Startliste für einen Voltigewettbewerb veröffentlicht werden?
- Veröffentliche die Startliste, sobald Teilnehmerdaten und Startgeldzahlungen geprüft sind, am besten 5 bis 7 Tage vor dem Wettbewerb. Den endgültigen Zeitplan kannst du gleichzeitig mit den Teilnehmerinformationen versenden.
- Wie viel Musik muss man für einen Voltigewettbewerb vorbereiten?
- Sammle für jede gemeldete Darbietung eine eindeutig benannte Musikdatei und zusätzlich mindestens eine Reservekopie. Teste alle Dateien spätestens am Vortag auf dem tatsächlich verwendeten Laptop und Lautsprechersystem.
- Was wird bei einem Voltigewettbewerb am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen Ersatztrensen, zusätzliche Verlängerungskabel, Startnummern oder eine klare Helfereinteilung. Kontrolliere diese Punkte spätestens 24 Stunden vorher und ordne Material, Juryunterlagen, Medaillen und Preisbänder an festen Ausgabestellen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!