Organiser un concours de voltige, étape par étape

Un concours de voltige se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu et fixer le règlement, avant d’ouvrir les inscriptions et de confirmer le jury. La réussite de la journée dépend ensuite de détails souvent repoussés : vérifier les paiements, rassembler les musiques, organiser la permanence vétérinaire et répartir les bénévoles. Prévoyez enfin une vérification complète du matériel, de la sonorisation et des documents au moins la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Inviter les membres du jury
4
Organiser la permanence vétérinaire
5
Définir les catégories de participants
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Vérifier les données des participants
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les paiements des frais d'inscription
12
Établir la liste de départ
2 personnes
13
Publier le planning
14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
15
Réserver les tables du jury
16
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
17
Commander les courses
18
Envoyer les informations aux participants
19
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
20
Recueillir les contacts d'urgence
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier les rubans de prix et les médailles
23
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
24
Tester la diffusion de musique
2 personnes
25
Imprimer les dossards
26
Imprimer les feuilles de score
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
31
Délimiter le ring de concours
4 personnes
32
Balisage de la voie d’accès
3 personnes
33
Aménager les zones du public
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer la table du jury
2 personnes
36
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
37
Installer l’équipement sonore
2 personnes
38
Vérifier l'éclairage
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Inscrire les chevaux et les équipes
3 personnes
43
Assurer le briefing du jury
3 personnes
44
Assurer le briefing des participants
3 personnes
45
Préparer l'accueil du public
2 personnes

Événement

46
Tenir le comptoir d’inscription
2 personnes
47
Accueillir le public
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Annoncer l’ordre de départ
50
Diffuser la musique selon chaque partie
51
Accompagner les épreuves
4 personnes
52
Encadrer les remplacements de chevaux
3 personnes
53
Collecter les scores
2 personnes
54
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
55
Servir les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
58
Vérifier les tribunes du public
2 personnes
59
Maintenir le site propre et sécurisé
2 personnes
60
Préparer la remise des prix
3 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Prononcer le mot de clôture
63
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
64
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

65
Sécuriser l’argent et les documents
2 personnes
66
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
67
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Démonter le ring de combat
4 personnes
73
Stocker le matériel au sec
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 3
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barres de voltigeqté 4
Sangles de voltigeqté 4
Voiles de voltigeqté 4
Longesqté 4
Lignes de longeqté 4
Brides de secoursqté 2
Tapis d’entraînementqté 8
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Licols d’écurieqté 8
Marquages au solqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 16
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Rubans de podiumqté 12
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Pinces à déchetsqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Couvertures de survieqté 6

Administration

Feuilles de scoreqté 250
Listes de départqté 120
Numéros de départqté 80
Sets de stylosqté 20
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse
Papier d’impressionqté 3
Enveloppesqté 100

Prix

Médaillesqté 30
Rubans de prixqté 30
Gobelets réutilisablesqté 6
Certificatsqté 100
Chèques-cadeauxqté 12

Outils

Marteauqté 2
Pincesqté 2
Tournevisqté 2
Attaches-câblesqté 2
Ruban adhésifqté 4
Mètres rubansqté 2

Conseils

Fixez le règlement avant de publier le formulaire d’inscription : précisez les catégories, les conditions de participation et les documents attendus. Cela évite de corriger les inscriptions une fois la liste de départ presque terminée.
Invitez les membres du jury plusieurs semaines à l’avance et confirmez leur présence par écrit. Réservez aussi leurs tables et leurs chaises, car ce mobilier est souvent oublié dans le plan d’installation.
Rassemblez les fichiers musicaux avant d’établir le planning définitif. Testez chaque morceau sur les enceintes mobiles et gardez une copie sur l’ordinateur ainsi qu’une batterie externe pour éviter une interruption le jour du concours.
Traitez les inscriptions en deux temps : contrôlez les données des participants, puis vérifiez les paiements avant de publier la liste de départ. Envoyez les informations pratiques dès que le planning est stabilisé, idéalement au moins 7 jours avant.
Attribuez les rôles des bénévoles avec des horaires précis, notamment pour l’accueil, la piste, la sonorisation et le ravitaillement. Contrôlez la veille les dossards, les rubans et médailles, le matériel de voltige, les rallonges et l’éclairage de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de voltige ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour réserver le lieu, définir le règlement, inviter le jury et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser la liste de départ, le planning, les musiques et les bénévoles.
Quand publier les inscriptions d’un concours de voltige ?: Publiez le formulaire dès que le règlement et les catégories sont définitifs, généralement 5 à 6 semaines avant la date du concours. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement pour contrôler les informations et les paiements.
Quand préparer la liste de départ et le planning ?: Établissez la liste de départ après la clôture des inscriptions et la vérification des frais. Diffusez le planning final au moins 7 jours avant le concours, puis envoyez toute modification immédiatement aux participants concernés.
Comment prévoir la sécurité vétérinaire pendant un concours de voltige ?: Organisez la permanence vétérinaire avant d’ouvrir les inscriptions et communiquez clairement le contact d’urgence aux participants. Vérifiez aussi les contacts d’urgence de chaque participant au plus tard lors du traitement des inscriptions.

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